COMUNICACION FORMAL EMPRESARIAL

COMUNICACION FORMAL EMPRESARIAL

La comunicación escrita se da entre dos o más personas o empresas. Lo escrito tiene más valor que lo hablado por ser un registro visible, una prueba concreta, que se puede consultar y revisar en cualquier momento.

Las formas utilizadas para las comunicaciones escritas son:

• Cartas

• Memorandos

• Circulares

• Informes

• Correo electrónico

Clasificación: Teniendo en cuenta la procedencia de la comunicación escrita, la podemos clasificar en:

• Particular o privada: Se cruzan entre personas ligadas por vínculos de amistad o familia. Es esencialmente personal.

• Oficial: Se establece entre oficinas del gobierno, para tratar asuntos oficiales.

• Diplomática: Se cruza entre representantes gubernamentales de dos países.

• Protocolaria: Comunicación de carácter ceremonial establecida por decreto, costumbre o rangos.

• Comercial: Establecida entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en contacto intereses económicos con el objeto de efectuar negocios.

1. LA CARTA

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales.

La carta no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es una prolongación de la empresa.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del útil.

Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación y obtener una impresión favorable.

Ciclo de la correspondencia comercial

• Solicitud de información

• Cotización

• Solicitud de crédito

• Pedido

• Remesa

• Reclamación

• Conciliación

• Cobro

Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia

 El número ideal de párrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y cierre.

 El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.

 Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta.

 En las cartas comerciales, se omiten los temas personales.

 Prevea las acciones o reacciones del lector.

 Demuestre amabilidad y comprensión; cuide el tono y naturalidad del mensaje.

 Aplique la autocrítica a todo lo que escriba.

 En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de usted.

 Ni la carta, ni ningún mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de puntuación y de presentación.

 Solo se utiliza una cara del papel.

 Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

 Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte.

 Debe estar dirigida a un funcionario específico (nombre y apellidos completos).

 Si la carta debe llevar sello, éste se coloca al lado derecho de la firma del remitente.

 Evite la adulación o servilismo.

 Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios.

2. EL MEMORANDO

Es una comunicación interna: esto es, que se cruza entre miembros o dependencias de una misma empresa.

Es breve, no porque su contenido tenga que ser corto, sino por la simplificación de los elementos que la componen y por su trato informal, sin protocolos.

El comunicante transmite una información que indica: orden, prohibición, autorización, sugerencia, advertencia, opinión, deseo, rechazo, llamada de atención, compromiso, entre otros.

La mayoría de las empresas tiene papelería timbrada, para este tipo de comunicaciones, generalmente en tamaño medio oficio. No obstante, cuando no haya formatos especiales, o cuando el contenido del memorando sea largo, usted puede tomar una hoja en blanco y elaborarlo, teniendo presente identificarla en la parte superior con el nombre de la empresa y la dependencia, colocando luego la palabra MEMORANDO y sus demás líneas básicas.

3. LA CIRCULAR

Una circular es la que un mismo texto, se dirige a muchos destinatarios. Por eso se considera, como una comunicación de carácter general.

 Referencia bibliográfica

ICONTEC, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Bogotá – Colombia, 2005.

FORMATO CARTA PERSONAL

4cm

3cm

Ciudad, fecha

4-6 (enter)

Tratamiento

Nombre del destinatario

Cargo

Nombre de la empresa

Dirección o apartado

Ciudad 3cm

2

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