Comunicación Escrita

El memorando

Definición: es el medio de comunicación interno que se utiliza en las empresas o instituciones para transmitir información de interés común entre todos los mandos y niveles de una organización o para que un jefe de departamento, división o sección se dirija a sus sub alternos.

La palabra memorando proviene del latín memorándum que literalmente significa

“algo que debe tenerse en la memoria “o “algo que recordar” los memorandos son muy importantes en la comunicación interna de la empresa y tienen un estilo uniforme.

Ocasiones o razones para usarlo:

• Anunciar decisiones, nuevas prácticas y normas en los trabajos.

• Informar fechas y motivos de reuniones, conferencias u otros eventos que requieran la asistencia de los miembros de una organización.

• Hacer amonestaciones o brindar felicitaciones y reconocimientos.

• para dar instrucciones y recomendaciones.

Elementos:

1. Membrete: Razón social de la empresa

2. Nombre del mensaje: se escríbela palabra Memorando en el centro o al lado izquierdo de la pagina, pero generalmente este ya está impreso.

3. Numero: se escribe a dos interlineas de la palabra “memorando”. Sirve para ubicar y archivar con facilidad.

4. Fecha: Se escribe según el estilo igual que en la carta, primero el lugar y después la fecha.

5. Encabezamiento: esta parte incluye el destinatario, el remitente, el asunto y también la fecha.

6. Cuerpo o contenido: contiene la explicación del mensaje escrito en párrafos breves secuenciales.

7. Despedida: se escribe una frase muy breve y cordial. En algunos casos no es necesario escribir la despedida ni el saludo.

8. La firma: El remitente es quien debe firmar el documento como respaldo personal de lo expresado. Se escribe el nombre y sobre él se firma.

DISEÑOS Y ESTAMPADOS “FLORIBET”

8 CALE ,7 AVENIDA #735

TEL.2237-4012

MEMORANDO

N .1

Tegucigalpa M.D.C, 17 de Octubre del 2013

Para: Pablo Orlando Mendoza

Gerente de mercadeo

De: Rosa Osorio

Gerente general

Asunto: acoso sexual

Se ha presentado un problema de acoso sexual contra Melissa Jessenia Obando en el cual su persona se encuentra involucrada, por lo que le pedimos que se haga presente el día 20 de octubre del 2013, a la oficina de recursos humanos para aclarar esta situación.

Favor tomar en cuenta lo anterior.

Atentamente: Rosa Osorio. 

La carta

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. (http://es.wikipedia.org/wiki/Carta)

 Carta comercial

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. (www.monografías.com)

 Ocasiones o razones para usarla

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.

Con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. (www.monografías.com)

 Márgenes y espaciado de la carta

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

Espacios

Zona 1

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso detenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3

Espacio superior derecho que se deja en blanco para qua el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento. (http://cartacomercialgrupo1-36111.blogspot.com/)

 Elementos estándar (explicar cada uno)

1. Imagen o logotipo:

( puede ir a la izquierda centro o derecha; este elemento es opcional y puede no existir)

2. Membrete:

(Este es indispensable en la correspondencia privada e indica quien dirige la correspondencia)

3. Fecha:

(Este elemento es indispensable y puede encontrarse al inicio o al final)

4. Destinatario:

(Esta parte es indispensable y son los datos de a quien se le manda la correspondencia)

5. Asunto:

(Este elemento puede estar o no en la carta y su uso es a criterio del escribiente).

6. Vocativo:

(Este es el saludo con que se introduce la carta)

7. Texto de la carta:

(es la esencia de la carta y transmite el mensaje)

8. Antefirma:

(Esta arte es indispensable en caso de correspondencia con persona moral.)

9. Nombre del firmante:

(Este es un elemento indispensable, que se coloca en la parte inferior del documento)

10. Firma:

(Es la rúbrica de la persona que autoriza la carta)

11. Categoría del firmante:

(indica la categoría o circunstancia del que dirige el documento como: Dr. Lic. Ing. Prof. etc.)

12. Datos adicionales: (Estos datos pueden referirse a anexos como: pagarés, documentos oficiales, fotografías, talones, oficios etc.)

13. Pos data: (En este punto se incorpora información adicional que se haya olvidado al redactar la carta)

14. Referencias finales: (Esto hace referencia a los datos del redactor y el escribiente) (http://www.ejemplode.com/11-escritos/1078-elementos_de_la_carta.html)

Ejemplo de elementos de la carta

(1)Muebles Gutiérrez

(Imagen o logotipo)

(2) Mueblería Gutiérrez

Av. Hidalgo 123

Centro Querétaro Qro.

C.P 45321

(3)Querétaro, Qro., 17 de Octubre de 2013.

(4)

Sr. Virgilio Anselmo Flores Rodríguez

Av. Tepetate núm. 45

Col Pavón.

México D.F.

C.P 23654

Asunto: Muestra de telas. (5)

(6) Muy estimado Sr. Virgilio, (7) Atento a sus pedidos de muebles, me dirijo a usted con el fin de que me indique cuales serán las telas que serían utilizadas para realizar el tapizado de los mismos, (12) para eso se le hace el envío de un catalogo que se encontrará anexado a esta misiva.

Sin más por el momento me despido, no sin antes agradecerle la preferencia a nuestros servicios esperando continuar nuestros tratos comerciales.

(14) Autorizado por el Consejo de accionistas

(8) Mueblería Gutiérrez. S.A de C.V

(11) Ing. (9) Juan Carlos Monserrat Caballero.

(10) Firma

(13) Posdata: Las telas de las muestras que le enviamos son de origen Japonés y tienen un precio más elevado. (http://www.ejemplode.com/11-escritos/1078-elementos_de_la_carta.html)

Cable Color S.A. de C.V.

Honduras Tegucigalpa, M. D. C.

2262-0000

cablecolor.hn

La Empresa S.A. de C. V. Honduras, Tegucigalpa M. D. C.

Tel. 2221-2020

Laempresa@yahoo.com

Honduras, Tegucigalpa., 17 de Octubre del 2013.

Lic. Julio Redondo Machado

Tegucigalpa M. D. C.

Estimado Lic. Julio Redondo Machado, reciba nuestro agradecimiento por el extraordinario trabajo que usted y sus colaboradores realizaron en la organización, por la instalación del equipo moderno y eficaz de internet, para poder contar con la tecnología de punta al estar en contacto y actualizados con el mundo empresarial, y al mismo tiempo realizamos un mejor desempeño hacia nuestros clientes, por lo tanto nuestra empresa requirió de sus servicios.

El excelente resultado obtenido gracias al servicio y a la velocidad que nos brinda el internet, ha significado una considerable mejora en el estado productivo de nuestros colaboradores haciéndonos saber que el objetivo inicial es el de facilitarles la comunicación al personal y la cual ha sido todo un éxito.

Agradeciéndole nuevamente por los servicios de primera calidad que nos ha prestado y esperando poder mantener la relación laboral, me despido enviándole mis más cordiales saludos.

Atentamente

Eduardo López

Director General

Sobres

¿Qué es un Sobre?

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

Tipos de sobres

Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:

• Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.

• Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir:

• Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario

• Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.

Bolsas

Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan genéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son los siguientes.

• Papel kraft

• Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.

• Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.

• Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc.

• Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones.

• Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft armado.

Sobre pre franqueado de la URSS de 4 kopeks pre impreso, decorado e impreso con imagen de Otto von Kotzebue

Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo que es habitual en envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien visibles.

Sobres especiales

• Sobres prepagados (sobres prefranqueados). No necesitan sello ya que lo llevan impreso y su precio está comprendido en el importe del sobre.

• Sobre con acuse de recibo. Sobre que lleva pegado el impreso correspondiente.

Sobre de envío por avión

• Sobre de envío por avión. Sobre que se distinguía por unas franjas rojas y azules impresas en su contorno y que se destinaba a correo aéreo.

• Sobre urgente. Sobre que lleva impresa la palabra urgente y se destina a este tipo de envíos.

• Sobre para correo interno. Sobre que lleva impresas varias casillas en que se indica el nombre del remitente y del destinatario. Está diseñado para utilizarlo varias veces dentro de una misma compañía por lo que se cierra con un adhesivo débil.

• Sobre Primer Día. Sobre filatélico que preparada para conmemorar el día de emisión de nuevos sellos.

• Sobres de Arte Postal. Sobres manipulados artísticamente por los creadores que laboran en el Arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los trabajos objeto del intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre ese producto artístico.

Dimensiones o Tamaños

Algunas dimensiones estándar de sobres son las siguientes:

• Din A5, 162 mm × 229 mm

• Cuartilla prolongado, 190 mm × 250 mm (Cuartillo y cuartilla son conceptos metrológicos tradicionales castellanos que tenían varios usos según el contexto y se referían a distintas unidades de medida.1 Únicamente el relativo al papel tiene un uso extendido en la actualidad.)

• Americano, 110 mm, × 220 mm y 115 mm × 225 mm

• Comercial, 120 mm × 176 mm

Formato de sobres prefranqueados:

Sobre americano: 110 x 225 mm (hasta 20 g)

• Cuadrado: 120 x 176 mm

• Din A5: 190 x 250 mm (no confundir con formato DIN 476,(Norma Alemana, Instituto Alemán de Normalización) según el cual DIN A5 corresponde a 148 x 210 mm)

• Certificado pre pagado con aviso de recibo (AR): 150 x 135 mm (hasta 50 g).

• Sobre de correo certificado

• Sobres con ventana

• Bolsa

• Sobre de correo interno

http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre

Correspondencia Electronica

Definición:

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.

Ocasiones o Razones para Usarlo:

• Para envió de documentos.

• Informar sobre reuniones que son convocadas de urgencia.

• solicitar informacion de algún trabajo que se requiera de inmediato.

• para dar instrucciones y recomendaciones.

Elementos:

1. Emisor.

2. Dirección electrónica del receptor.

3. Nombre del destinatario

4. Dirección electrónica del destinatario.

5. Titulo del mensaje.

6. Fecha del mensaje.

7. Correo electrónico enviado.

Elementos del correo Electronico

From: Anie Córdova (anie13@hotmail.com)

To: Maricela Arrazola (mari-arrazola@yahoo.com)

Subject: Solicitud de Informe

Date: Tue, 15 Oct 2013 17:03:41 -0600

Sra. Maricela solicito me envie el informe de resultados correspondiente al año 2010, Ya que este necesito revisarlo detalladamente para que este sea entregado al gerente sin error alguno.

Saludes

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