Comunicacion Escrita

FORMAS USUALES DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Los tipos de comunicación escrita son los que se describirán a continuación:

 Informes, Cartas, Memorándums, Circulares, Memorias, Actas, Contratos, Reglamentos, Manuales, Boletines, Entrevistas, Volantes, Avisos, Recibos, Facturas, Cheques, Pagarés

A continuación se definirán los conceptos de algunos de los tipos de comunicación escrita:

CARTAS: La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante.

Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.

Estructuras de las Cartas:

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: Son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta.

4. Asunto: Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: Son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Ejemplo de Cartas:

Carta de Solicitud de Pedido:

COLEGIO S.O.S HERMANN GMEINER DE MANAGUA

Embajada USA ½ cuadra abajo

Teléfono 2686113

Managua, Nicaragua 17 de septiembre del 2008

Lic. Eduardo Ramírez

Gerente de

Ventas

LIBRERÍA HISPAMER

Estimado Lic. Ramírez:

Como es costumbre de nuestra entidad hacer pedidos a LIBRERÍA HISPAMER, esta vez necesitamos la siguiente papelería:

1. 25 Resmas de Papel Bond tamaño carta.

2. 20 Cajas de Tiza Antialérgica.

3. 5 Cajas de Lapiceros BIC color variado.

4. 100 Papelografos.

5. 5 Docenas de Cuadernos Universitarios (Rayados).

Este pedido lo necesitamos a más tardar el día 22 de los corrientes. Cancelaremos dicho pedido con cheque a nombre de BANPRO, al momento de la entrega de la mercancía.

Atentamente,

COLEGIO HERMANN GMEINER

Rosario Urbina Guzmán

Directora

MEMORÁNDUMS: El memorándums es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones.

El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Características de un memorando:

§ Se redacta en tercera persona.

§ Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

§ Utiliza la construcción positiva.

§ No usa rodeos de palabras.

§ Las oraciones son directas y claras y cortas

§ Los modelos son de diferente tamaño y forma.

§ No llevan saludo ni despedida.

§ Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

M E M O R A N D U M S

A : Personal Docente

De : Gladys Bonilla Muñoz

Directora

Asunto : Invitación al Acto de Graduación

Fecha : 20 de septiembre del 2008

El Consejo Directivo de la Escuela Politécnica de Comercio tiene el agrado de Invitarles al Acto de Graduación que se llevara a cabo en la Iglesia San Nicolás de Tolentino.

Hora: 7:00 p.m.

Día : 27 de septiembre del 2008

CIRCULARES: Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

Tipos de Circulares: De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares:

a) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica. (Modelo A).

b) Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para informarles sobre un asunto de interés común. (Modelo B).

A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta. En ese caso se denomina carta-circular.

Características Esenciales: La circular reúne las siguientes características esenciales:

§ Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

§ Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.

§ Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se informa a todos los trabajadores).

§ Remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la dirección…, el Departamento del Personal…).

Ejemplos de Circular:

Circular (Modelo A):

UNIVERSIDAD DEL VALLE

CIRCULAR

20 de septiembre del 2008

A: Personal Docente.

Se les cita hoy a las 5:00 p.m. en el Auditorio de la Universidad a la Reunión Evaluativa correspondiente al primer semestre lectivo.

Se les espera puntualmente.

LA RECTORIA

Los Avisos: Noticia dada a alguno. Indicio, señal. Consejo, advertencia, anuncio.

INFORMES: Los términos generales un informe es un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado por personas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (por ejemplo un profesor, o un jefe,o ejecutivo, etc). En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprenderlo.

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica, o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

Tanto el informe como otros medios de comunicación poseen sus respectivas partes:

1. Portada: Datos personales del escritor o autor y el título del informe.

2. Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene.

3. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.

4. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.

5. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.

6. Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo

1. Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

• Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un

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