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Cronograma

Cronograma es un concepto que se utiliza en varios países latinoamericanos para mencionar a un calendario de trabajo o de actividades. El término procede de los vocablos griegos chronos (“tiempo”) y grámma (“letra”). El cronograma, por lo tanto, es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

Ejemplo:

Supongamos que un periodista debe escribir cinco notas y su editor le indica que el plazo máximo de entrega se cumple en un mes. El reportero tiene, por lo tanto, poco más de cuatro semanas para realizar la investigación necesaria, establecer contactos, desarrollar entrevistas y escribir los artículos. Para organizar su trabajo y evitar que se le acumulen tareas sobre el final del plazo previsto, puede elaborar un cronograma donde se plantea sus objetivos por fecha.

Ventajas / Desventajas

Gran organización. Permite mantener un ritmo de trabajo. Es posible constatar por escrito lo que cada paso involucra. Los asesores pueden programar sus revisiones. Provoca que se lleve todo el tiempo medido para cualquier actividad y no atiende a imprevistos. Lleva un gran control sobre el tiempo de quién lo realiza y, en el caso de que se produzca un desajuste por cualquier circunstancia, es muy complicado reajustarse al tiempo previsto.

Como se elabora un diagrama?

• Elige un tema para el cual vas a realizar tu cronograma. Algún evento que sea necesario llevar una organización del mismo.

• Determinar con precisión cuáles son esas actividades, a partir de los aspectos técnicos presentados en el proyecto y adjudicarle un tiempo de ejecución a cada una de las actividades.

• Elige el formato en el que vayas a realizar tu cronograma, y en primer lugar, escribes en una columna a la izquierda todas las etapas a realizar.

• A continuación, escribe en la fila superior la extensión de tiempo que se va a requerir para realizar el trabajo (minutos, horas, días, semanas, meses, etc.

• En la cuadrícula del centro, se rellena con colores la relación entre actividad y tiempo que se le va a dedicar a cada una. De esta manera tu cronograma ya está listo para llevarse a cabo.

Flujograma o Diagramas de Procesos

Un diagrama de flujo es una representación gráfica o simbólica de un proceso. Cada paso en el proceso es representado por un símbolo diferente y contiene una breve descripción de la etapa del proceso. Los símbolos de diagrama de flujo están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. Para que un proceso sea estandarizable (es decir pueda ser reflejado en un flujograma) debe ser repetitivo, es decir que se pueda aplicar a muchos supuestos diferentes.

Otra característica fundamental es que sean procesos con diversos desenlaces posibles, en función de diversas circunstancias o disyuntivas que a lo largo de los mismos se puedan producir. Las diversas intervenciones o trámites a los que se aplique un proceso estandarizado deben tener diversas posibilidades de circuito, diversas vías y a la vez diversos finales posibles.

SÍMBOLOS

INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o el final del proceso, ubicándose al principio de la línea principal (inicio del proceso) y al final de la misma (final del proceso).

ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar actividades o tareas cuya realización sea habitual dentro del proceso y que no tenga un símbolo específico para su representación.

ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando la actividad o tarea tenga un carácter no habitual, es decir extraordinario.

PREPARACION DE SITUACION: Representa tareas cuya finalidad sea preparar algo. Ejemplo. Preparar reunión, reparar expediente.

DECISION INSTITUCIONAL/RESOLUCION: Representa decisiones formales, aquellas que corresponden a la autoridad institucional.

CONECTORES: Sirven para unir dos líneas de proceso dentro del mismo flujograma.

CONECTOR: Símbolo de unión con otra página.

DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso se hace referencia a un 'documento standard', es decir a aquel que debe realizarse en un formato homogeneizado, protocolizado.

DISYUNTIVA: Hasta ahora todos los símbolos utilizados sólo dan como resultado un proceso lineal simple. La disyuntiva representa un 'cruce de caminos' una alternativa a la que el proceso se enfrenta en un momento de su recorrido; alternativa que, en lenguaje del flujograma, debe responderse con un "Sí" o con un "No". Representa un momento del proceso en el que se debe optar por un "Sí" o por un "No", dando en consecuencia origen a dos caminos distintos, a dos líneas diferenciadas en el flujograma. Dentro de la figura aparecerá una leyenda que será una escueta afirmación a la que se puede responder en sentido positivo o negativo. Se trata del único símbolo del flujograma que tiene dos salidas posibles y sólo dos salidas.

Como se elabora un diagrama de procesos

Defina el proceso que se va a realizar. Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio más importante, desde el punto de vista del cliente. Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes bloques de actividades. Organice, para la elaboración del flujograma, un grupo compuesto por las personas involucradas en las actividades del proceso. Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las actividades y los productos o los servicios que resulten de cada una de ellas. Identifique los responsables para la realización de cada actividad identificada. Chequee si el flujograma diseñado corresponde a la forma como se ejecuta el proceso en la práctica, y haga las correcciones que considere necesarias.

Grafico de Gantt

Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo

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