Contabilidad De Sistemas Computacionales

CONTENIDO DEL LEGAJO DE PAPELES DE TRABAJO

Los aspectos que analizaremos a continuación son de carácter general; asimismo, al presentarlos pretendemos dar una idea precisa de la cantidad mínima de documentos con la que se podrán integrar los papeles de trabajo del auditor de sistemas; también proyectamos señalar un criterio de orden y conservación para el llamado legajo de papeles de trabajo de la auditoria de sistemas. Aunque, claro está, lo aquí señalado es solo una sugerencia hecha con el único propósito de ayudar a unificar las formas de utilizar y guardar estos documentos; sin embargo, nada impide que el auditor utilice su experiencia, conocimientos y criterio personal para determinar el contenido y orden que puede tener los papeles de trabajo que utilizará en su evaluación. Lo importante es que dichos papeles existan.

El legajo de papeles de trabajo, por su naturaleza y contenido, es el aspecto fundamental para elaborar el dictamen de la auditoría, y su uso es confidencial y exclusivo del auditor de sistemas, debido a que éste va integrando en estos papeles de trabajo los documentos reservados y de uso exclusivo de la empresa,

Debemos señalar que el contenido de los papeles de trabajo puede variar de un auditor a otro y de un tipo de auditoría a otra, ya que en cada trabajo existen procedimientos, técnicas y métodos de evaluación especiales que forzosamente harán diferente la recolección de los documentos.

En esta figura se muestra un ejemplo del contenido de estos documentos, los cuales varían en volumen, contenido y forma, de acuerdo con las necesidades de información del auditor.

Hoja de identificación

Esta es la parte frontal del legajo de papeles de trabajo de la auditoria de sistemas computacionales, y es el primer documento formal que se identifica en dicho legajo; en esta hoja, que puede ser una caratula formal rigurosamente empastada o una simple portada de cartón o de papel común y corriente, se anotan los datos elementales que sirven para identificar la documentación contenida en le legajo. Esta portada debe contener como mínimo los siguientes datos:

Nombre de la empresa responsable de llevar a cabo la auditoría de sistemas

En esta parte se anotan el logotipo y nombre de la institución, cuando es una empresa de auditoría externa la responsabilidad de realizar la auditoría de sistemas, o el nombre de la empresa y la designación del área de auditoría interna la responsable de llevarla acabo. Es indispensable anotar los datos de una sola empresa (externa o interna); no es valido anotar lo de ambas.

Identificación del legajo de papeles de trabajo

Aquí va el nombre genérico que se le da al documento y sirve para identificar que se trata de la concentración de los documentos que avalan la realización de la auditoría de sistemas. En algunos casos puede admitirse con otros nombres, según la preferencia del auditor o empresa. Lo importante es que esta parte sirve para identificar, claramente, el contenido de los documentos relacionados con la auditoría de sistemas.

Nombre de la empresa o área de sistemas auditada

En este lugar se anota el lugar completo de la empresa a la cual se practica la auditoria de sistemas, junto con el nombre del área de sistemas en donde esta se lleva a cabo. En caso de tratarse de una auditoría interna, entonces se anota el nombre del área de sistema auditada. Lo cual es que se puedan identificar, lo más claramente posible, los nombres completos de la empresa y del área de sistemas donde se realiza la auditoría.

Período en que se realizo la auditoría

En este lugar se anota la fecha de inicio de la auditoría (desde que empezó la revisión) y su determinación (hasta el último día de revisión); de preferencia se debe anotar con el formato Día (con número) Mes (con letras) Año (con cuatro dígitos), o con el formato que el auditor prefiera.

Puesto y cargo del responsable de realizar la auditoría

Aquí se anota el nombre completo del responsable de llevar a cabo la auditoría; en caso de ser un grupo, se anota el nombre del responsable de la conducción de la auditoría. Se puede anotar a todos los participantes se así se desea, pero siempre se debe destacar al responsable de la auditoria.

Fecha de emisión del dictamen final

Es la fecha en la que se presenta por escrito el dictamen fina de auditoría; es propiamente la fecha en la que se entrega el resultado de la auditoría del área. Lo fundamental es presentar con toda oportunidad dicho informe.

Los puntos anteriores son los que se deben completar como mínimo para elaborar la carátula de los papeles de trabajo de la auditoría de sistemas, La importancia de este punto es que esta carátula sirve para saber lo más claramente posible a quien pertenecen los papeles de trabajo, el período en que se realiza la auditoría y quien fue el responsable de llevarla a cabo.

Dictamen preliminar (borrador)

El auditor utiliza esta sección para conservar, como papeles de trabajo, el resultado del dictamen preliminar que presentó a discusión con los involucrados en la evaluación, a fin de hacer el análisis y consulta posteriores de todos los aspectos que presentó en forma de borrador.

Este dictamen preliminar es un borrador (o varios borradores) que contiene un resultado preparatorio de la evaluación del área de informática, del sistema auditado, de la función especifica de dicha área o de cualquier otro aspecto relacionado con los sistemas de la institución debemos señalar que este documento es un bosquejo en el cual se indica la desviaciones encontradas y el llamado dictamen (juicio) que hace el auditor de lo que encontró durante su revisión.

Resumen de desviaciones detectadas (las más importantes)

Otros de los documentos importantes que debe conservar el auditor en el legajo de papeles de trabajo es la copia de los documentos originales, y en algunos casos el borrador manuscrito, de las desviaciones que considera como las más importantes encontradas durante la revisión, así como sus causas y posibles soluciones, que presenta en el formato de desviaciones encontradas.

El auditor elaborará el informe final con

...