Contabilidad

La contabilidad es un requisito legal y una herramienta que le permite a la empresa, clasificar, registrar, medir, resumir, interpretar, evaluar e informar las operaciones y resultados de los hechos económicos de una forma clara y veraz; a través de los soportes, documentos, libros contables y estados financieros; todos estos documentos deben guardarse por un espacio y tiempo no inferior a diez años de acuerdo a las normas legales contables generalmente aceptadas. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado que ofrece control, compatibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Para el caso de las personas naturales del Régimen Simplificado no es obligatorio llevar contabilidad ni registrar libros oficiales; pero a cambio si deben llevar un libro de operaciones diarias o libro fiscal donde se registran las ventas y gastos diarios; los soportes al igual que para las empresas deben ser conservados por un mínimo diez años. Esta información sirve de ayuda a los administradores para la toma de decisiones con respecto al rumbo que deben tomar los negocios, si se requiere o no una inversión o un crédito, sirve para hacer proyecciones, presupuestos y calcular las cargas impositivas de orden nacional y departamental. Todas las empresas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben realizar el cierre anual a 31 de diciembre de cada año y emitir sus estados financieros, los cuales deben ir de acuerdo a las normas generalmente aceptadas.

BALANCE GENERAL Se encuentra reflejada la situación real de la empresa; los derechos de la empresa, lo que posee (activos y patrimonio) y las obligaciones con el sector financiero, proveedores y terceros (pasivos),

ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Se reflejan los ingresos operacionales (ventas) y no operacionales (intereses, ventas activos, etc.) obtenidos durante el periodo, a los cuales se le restan los gastos que haya tenido durante el mismo periodo, el resultado es la utilidad operacional, posteriormente restamos el impuesto de renta y el resultado es la utilidad neta, que se verá reflejada en el balance incrementando el patrimonio.

FLUJO DE CAJA Muestra los movimientos tanto de ingresos y gastos de efectivo por cualquier concepto y el resultado del capital de trabajo disponible para la empresa.

ANÁLISIS FINANCIERO Existen algunas fórmulas que le permiten a la empresa determinar en qué estado se encuentra y que le permite hacer proyecciones; algunas relativas a la liquidez son:

LIBROS QUE DEBEN REGISTRARSE La ley , al fijar esta obligación, determinó que se debe registrar los libros de contabilidad, actas y de registro de accionistas, socios o asociados, ésta debe ser comprensible, brindar seguridad y llevarse en estricto orden cronológico, par que refleje la historia clara, de acuerdo con las necesidades de cada empresa, la utilización de libros diario, mayor, balance e inventarios. Los empresarios que sean personas jurídicas pueden tener un solo libro las actas de todos sus órganos de administración, pero debe distinguirse cada acta con el órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos .Los libros auxiliares, necesarios para el completo entendimiento de los libros principales, no requieren registrarse, por expresa disposición legal. Los libros deben registrarse en la cámara de comercio con jurisdicción en lugar donde la empresa va a tener su domicilio principal. En caso de que sean libros de establecimientos de comercio, éstos se deben registrar en el lugar donde funcione el establecimiento a nombre del comerciante e identificándolo con el nombre del negocio

Obligados a llevar contabilidad

Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante.

Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)

No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.

Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son comerciantes.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.

La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.

A QUIEN SE REPORTA

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.

Por regla general, son las cámaras de comercio los entes encargados de registrar los libros de contabilidad de comerciantes y contribuyentes, pero la legislación fiscal contempla también que algunos contribuyentes deban registrar los libros decontabilidad en la Dian.

Esta situación particular se debe a que las cámaras de comercio sólo registran los libros de contabilidad a los comerciantes, a quienes por ley deben llevar contabilidad, luego, quien no esté obligado a llevar contabilidad no le serán registrado sus libros en la cámara de comercio, y mientras sus libros no estén registrados en una entidad competente para ello, carecen de toda validez como prueba.

Para solucionar esta situación, la ley tributaria ha contemplado que los libros de contabilidad, de ser el caso, se deben registrar en la Dian, claro, únicamente para efectos tributarios.

Así lo manifiestan los artículos 87 y 774 del estatuto tributario.

Algunas normas se han encargado de contemplar de forma explícita las personas o entidades que deben registrar sus libros de contabilidad en la Dian.

Bien, el decreto 2500 de 1986, en su artículo 02 expresa que:

A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio.

La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón.

A su vez, el artículo 45 del decreto 2150 de 1995 dice:

Excepciones. Lo dispuesto en este capítulo no se aplicará para las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones, asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de 1993 de seguridad social, los sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadodores; partidos y movimientos políticos; cámaras de comercio, a las organizaciones comunitarias de primero, segundo, tercero

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