Contabilidad

Documentos Mercantiles

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. El objeto es certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.

Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Cabe destacar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

“Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban”:

a. Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.

c. Con facturas aceptadas.

d. Con telegramas.

e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

1.1.- Origen

Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos.

1.2.- Importancia De Los Documentos Mercantiles

Son de gran relevancia para toda organización, ya que por medio de estos se puede certificar alguna transacción, hecho u operación mercantil y de allí proceder a realizar los registros contables, es decir, en base a estos documentos se toman los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros de contabilidad, los cuales tienen q estar apoyados en un archivo de documentos bien organizados. Estos documentos dan soporte y veracidad a la información plasmada en los libros y prueban un hecho desde el punto de vista legal.

El documento mercantil al constituir un elemento probatorio puede permitir por ejemplo, seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna, la de reclamar al Departamento de Compras el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras.

1.3.- Clasificación De Los Documentos Mercantiles

Documentos Negociables:

Son todos los Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.

Letra De Cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.

Sus características son:

1.- Es una orden de pago.

2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)

3.- Debe llevar la firma del suscriptor.

4.- Cantidad en número.

Pagare:

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.

Sus características son:

1.- Es una promesa de pago.

2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)

3.- Debe de levar la firma del suscriptor.

Cheque:

Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero.

Sus características son:

1.- Es un orden de pago.

2.- Posee un número que lo identifica.

3.- Cantidad en número.

1.4.- Documentos Mercantiles No Negociables

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Estos son:

Recibo:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Sus características son:

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.

2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.

3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.

4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.

5.- Cantidad en números.

6.- Firma de quien emite el recibo.

Factura:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.

Sus características son:

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.

3.- Condiciones de pago.

4.- Mencionar los descuentos si los hay.

5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

6.- Firma del comprador.

2. Documentos corrientes

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros contables y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Algunos de estos documentos son:

• Recibo, Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

• Solicitud de compra, Documento por escrito, aprobado por un empleado calificado que representa alguno de los departamentos de la empresa como por ejemplo el Departamento de ventas, solicitando que se le tramite la adquisición de artículos necesarios que se destinan a la reventa en la organización.

• Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

• La factura, Documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley que detallada las mercancías vendidas, la cual debe contener en ella los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

• Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

a. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser más muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.

b. Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes.

c. La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante

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