Contabilidad

Documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Importancia: La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Documentos Mercantiles Negociables.

Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo, por consiguiente son negociables. Estos son:

1. La Letra de Cambio:

Es un documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son:

* Es una orden de pago.

* En su emisión intervienen lassiguientes tres personas: librador, librado y beneficiario.

* Debe llevar la firma del suscriptor.

* Cantidad en números.

2. El Pagaré

Es un documentomediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son:

* Es una promesa depago

* Intervienen dos personas: suscriptor y beneficiario.

* Debe llevar la firma del suscriptor.

Datos deben figurar en el pagaré.

* La denominación de pagaré.

* El vencimiento o lafecha en la que deberá abonarse.

* El importe de la cantidad a abonar.

* El lugar en el que debe efectuarse el pago.

* El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuyaorden se deba efectuar o tenedor.

* El lugar y la fecha de libramiento.

* La firma del deudor.

3. El Cheque.

Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco.

No Negociables

Clasificación No Negociables Son aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Estos son: Factura – Recibo - Notas de Cargo - Orden de Compra

• Factura Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la cual se detallan las mercancías compradas.

Condiciones de pago , Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de la mercancía. Mencionar los descuentos si los hay.

• Recibo Es un documento en cual quien lo firma. Reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

• Nota de Cargo Una empresa compra productos a un proveedor (acreedor). Si los productos no son conformes, la empresa los devuelve al proveedor. La empresa remite con los productos una nota de cargo, donde se dan los detalles relativos a la cantidad, descripción y precio de los productos devueltos. Esta nota de cargo desempeña el mismo cometido que la nota de abono que el proveedor envía a la empresa. La nota de cargo se registra en el libro de devoluciones de compras.

• Orden de Compra Es un documento informativo, por el cual una persona o empresa solicita a otra determinada cantidad de mercancía.

Desventajas letra de cambio. Si el pago se pacta en cuotas mensuales y se suscribe una letra por mes, dentro del plazo, éstas solo se pueden cobrar en la medida que se vaya cumpliendo el plazo. No es posible cobrar letras futuras; además estos tí­tulos deben estar totalmente diligenciados al momento de la firma o en su defecto, deben tener carta de instrucción para el diligenciamiento de las mismas. Si existe esa carta y se inicia proceso ejecutivo, cabe la posibilidad de que el proceso se pierda, si la parte pasiva es representada por abogado.

Ventaja tiene una letra de cambio. La única ventaja es que puede estar respaldada por varios codeudores. Se pueden cobrar intereses y honorarios sobre el capital.

Pagare

Ventajas

• Seguridad. Su depósito está protegido por el IPAB hasta por 400,000 Udis en caso de que el banco quiebre.

• Tienen montos de inversión desde 1,000 pesos.

• Es de fácil entendimiento. Puede ser el primer paso para que una persona se introduzca al mundo de las inversiones antes de probar otros instrumentos más complejos.


Desventajas

• La mayoría de los pagarés bancarios ofrece rendimiento muy por debajo de la inflación.

• Tiene plazos forzosos de permanencia.

• Existen instrumentos con poco riesgo que pueden adquirirse desde montos menores y ofrecen rendimientos mayores a la mayoría de los pagarés en el mercado.

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