Contabilidad

CODIGO DE COMERCIO

Gaceta Extraordinaria Nº 475 del 21 de diciembre de 1955

ARTÍCULO 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Comentario:

De acuerdo al artículo, se deduce que es obligatorio llevar tres libros:

1. El Libro Diario.

2. El Libro Mayor.

3. El Libro de Inventario.

ARTÍCULO 33. El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina

Comentario:

Es indispensable que antes de usar el Libro diario y el de inventario se registren legalmente en la jurisdicción respectiva y ante los funcionarios autorizados.

ARTÍCULO 34. En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo, con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Comentario:

De este artículo podemos definir al Libro Diario, como aquel donde se anotan diariamente y en orden cronológico todos los movimientos comerciales que la empresa realiza, anexando los documentos legales que prueban esas transacciones, aquí se evidencia el respeto por el principio de la Partida Doble y la Objetividad. En el Libro Diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el Libro Mayor se reflejan las distintas partidas contables, por ejemplo, la cuenta “Caja” y todos sus movimientos, la cuenta “Banco” y todos sus cargos y abonos, y así con todas las cuentas de la empresa.

ARTÍCULO 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Comentario:

Del artículo 35 sacamos la definición de Libro de Inventario, como aquel libro contable donde se registran los bienes muebles e inmuebles, y además que el inventario debe hacerse al inicio y al final de cada ejercicio económico. También se enfatiza el Principio de la Objetividad cuando dice que debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios y las pérdidas obtenidas.

ARTICULO 36. Se prohíbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4. Borrar los asientos o partes de ellos.

5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Comentario:

Cada registro diario de cada transacción también debe respetar las normas: de no alterar la fecha y el orden de los asientos, no dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas de los libros. Es decir que se debe dejar el registro tal y como se hizo originalmente, no importa si está erróneo, después al darnos cuenta podemos corregirlos legalmente con otro asiento, tal y como lo dice el artículo.

ARTÍCULO 37. Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

Comentario:

Hay autorización para corregir cualquier registro erróneo que se hizo anteriormente con otro asiento que se hará en la misma fecha que se note el error. Estos son asientos de correcciones llamados contrapartida. Si inicialmente cargamos o acreditamos a una cuenta equivocada, al corregir lo que debemos hacer es acreditar o debitar a esa cuenta, o sea, el proceso contrario. Puede haber también errores en cantidades cargadas o acreditadas, las cuales es necesario ajustar.

ARTÍCULO 38. Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

ARTÍCULO 39. Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios.

Comentario:

Los libros auxiliares que se lleven deben acogerse a las mismas condiciones que los libros obligatorios. Entre esos libros podemos encontrar un Libro diario auxiliar de Caja, un libro diario auxiliar de compras a crédito, un libro diario auxiliar de ventas a crédito, etc. Veamos la necesidad de llevar un libro auxiliar de caja, por ejemplo. Se hace con la finalidad de controlar las entradas y salidas de dinero, así se puede clasificar las entradas y salidas de dinero por su origen.

ARTÍCULO 40. No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.

ARTÍCULO 41. Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso.

ARTÍCULO 42. En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.

ARTÍCULO 43. Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en debida forma.

ARTÍCULO 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.

Comentario:

La obligación de conservar la información contable por un plazo de 10 años, es un requisito, que aunque ustedes no lo crean, muchas empresas en funcionamiento incumplen. Es importante cumplir con lo que pide este artículo, so pena de multas y sanciones por parte del SENIAT.

EL LIBRO DIARIO

Es el registro de todos los hechos contables, efectuados por la empresa, ingresos y egresos, (compras, ventas, pagos, cobros y gastos), según las fechas en que se produzcan, las diferentes operaciones. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

Importancia y finalidad

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El libro Diario puede ser:

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado)

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