Contabilidad

Para el registro de sus operaciones financieras, económicas y sociales, los entes públicos llevarán los siguientes libros de Contabilidad:

LIBROS PRINCIPALES

Encontramos el Libro Diario y el Libro Mayor

 Libro Diario: Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

 Libro mayor: contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro Diarios y el saldo final del mismo mes.

LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno delos conceptos que los integran.

DOCUMENTOS SOPORTES: Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.

Los documentos soporte pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno los que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo los documentos que describen transacciones que involucran a un tercero, tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse en castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas. Las entidades contables públicas deben elaborar, entre

otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General.

El comprobante de ingreso: resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o documento que lo represente.

El comprobante de egreso: constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

El comprobante general: resume las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente. Los comprobantes deben incorporar información de máximo un mes, por medios manual, mecánico o electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública.

COMO SE DEBEN LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal de la entidad contable pública, la cual debe conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la de apertura y conservarse.

Los libros de contabilidad principales de las entidades contables públicas obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil, se registran en la Cámara de Comercio de la jurisdicción, lo cual corresponde a la oficialización de los libros. Estos requisitos son indispensables para iniciar válidamente el proceso de registro de las operaciones. En el acta de apertura o de autorización de folios se indicará, por lo menos, el nombre de la entidad contable pública, el nombre del libro, la fecha de oficialización y el número de folios a utilizar con numeración sucesiva y continua.

En eventos de caso fortuito o fuerza mayor que ocasionen la destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad del Representante Legal.

Los libros de contabilidad deben llevarse en castellano, contener el número y fecha de los comprobantes de contabilidad Contaduría General de la Nación PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA que le sirven de respaldo, de forma que garantice la integridad

de la información contable pública. Los errores de reconocimiento de transacciones deben corregirse mediante anotaciones al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. En el caso de los libros de contabilidad físicos la anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo folio, indicando la causa y fecha de la anulación y el nombre y firma del funcionario que autoriza la anulación.

Tratándose de los libros de contabilidad físicos y virtuales, no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar información, o efectuar correcciones sobre los registros. Adicionalmente, en los libros físicos no está permitido hacer raspaduras, tachar,

Mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas.

La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal o quien haga sus veces, el cual podrá delegar esta responsabilidad mediante acto administrativo. El representante legal o quien haga sus veces, o el servidor público responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciarán ante las autoridades competentes la pérdida comprobantes y libros de contabilidad. En este caso deberá ordenarse de inmediato, por parte del representante legal, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses.

SANEAMIENTO CONTABLE Y BASE DE DEUDORES MOROSOS

Ley 716 del 24 de diciembre de 2001

Obliga a los entes públicos depurar la información financiera, económica y patrimonial y así reflejar razonablemente su situación y resultados, determinar sus bienes, derechos y obligaciones, analizar la cobrabilidad de la cartera o proceder a castigarla, legalizarlos bienes ya sea incorporarlos o eliminarlos del patrimonio de la Entidad. Para realizar este proceso se debe obtener suficiente información y soportes que justifiquen la realidad o existencia según sea el caso.

Los organismos que deben aplicar esta norma son los que conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades de control, organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con estos; siempre y cuando hagan parte del Balance General del sector público.

Para proceder al saneamiento de la información contable, se debe conformar un comité técnico de saneamiento contable. Las entidades u organismos obligados al saneamiento contable, en ejercicio de su autonomía administrativa, que no pertenecen al sector central nacional y territorial, así como las entidades del sector central del orden nacional y territorial, descritas en los artículos 38 y 39 de la Ley489 de 1998, deberán conformar comités técnicos de saneamiento contable, integrados por el secretario general o su delegado, el jefe del área financiera, el contador o jefe de contabilidad, el secretario de hacienda o tesorero en el ámbito territorial y los demás servidores públicos que en razón de sus funciones deban incorporarse.

Este comité técnico tendrá las siguientes funciones:

 Asesorar al jefe o director de entidad o máximo organismo colegiado de dirección, según corresponda, en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable deben cumplir cumplir las entidades;

 Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de las entidades públicas, según sea el caso;

 Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad,

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