Contabilidad

Disposiciones generales

A. OBJETIVOS

La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, en adelante Superintendencia, ha elaborado el presente Manual de Contabilidad para las Empresas del Sistema Financiero, en adelante Manual de Contabilidad, de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) emitidas por el International Accounting Standards Board (IASB) que han sido oficializadas en el país por el Consejo Normativo de Contabilidad, y con las normas y prácticas contables prudentes de uso internacional establecidos para las empresas supervisadas.

El Manual de Contabilidad para las empresas del sistema financiero tiene como principales objetivos:

1. Uniformizar el registro contable de las operaciones que realizan las empresas autorizadas para operar en el sistema financiero del país, de acuerdo con la Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, en adelante Ley General, así como con las normas emitidas por esta Superintendencia.

2. Obtener estados financieros que reflejen, de manera transparente, la situación económico-financiera y los resultados de la gestión de dichas empresas.

3. Permitir que la información financiera constituya un instrumento útil para el análisis y el autocontrol, así como para la toma de decisiones por parte de la administración, dirección y propietarios de las empresas, para el público usuario de los servicios financieros y de otras partes interesadas.

4. Contar con una base de datos homogénea que facilite el funcionamiento fluido de un sistema de indicadores de alerta oportuna, que permita el seguimiento y control individual de las empresas y del sistema financiero en su conjunto.

B. ALCANCES[1]

1. Las entidades que deben aplicar el presente Manual son las empresas señaladas en los literales A y B del artículo 16° de la Ley General, el Banco de la Nación, el Banco Agropecuario, la Corporación Financiera de Desarrollo - COFIDE, el Fondo MIVIVIENDA S.A., las Empresas Emisoras de Dinero Electrónico, y en el caso de otras empresas cuando su aplicación sea requerida por la Superintendencia.

Asimismo, el Manual es aplicable a cada una de las sucursales del exterior de las empresas señaladas anteriormente.

2. Las cuentas contenidas en el Manual de Contabilidad no implican de por sí autorización para realizar las operaciones relacionadas con tales cuentas; debiendo las empresas efectuar sólo las operaciones que les permita la Ley General y normas reglamentarias vigentes.

3. Las disposiciones del presente Manual son aplicables a los estados financieros anuales, así como a los estados financieros que son presentados en una periodicidad mensual, trimestral o semestral, según corresponda, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo II.

C. REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE

1. NORMAS GENERALES

Las empresas del sistema financiero están obligadas a llevar todos los libros de contabilidad, administrativos y los que determine la Superintendencia. Las operaciones que se registren en los libros, deberán estar respaldadas con la documentación sustentatoria correspondiente, a fin de dar cumplimiento a las normas establecidas en el Código de Comercio, Ley General de Sociedades y otras leyes especiales sobre la materia.

Asimismo, las empresas deben mantener una contabilidad transparente, concreta e individualizada de todas sus operaciones, aplicando en forma integral las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual de Contabilidad. Las empresas deberán preparar mensualmente archivos de los estados financieros básicos y la documentación que los sustenten, incluyendo además, el balance de comprobación y los respectivos análisis de cuentas. Una copia de estos deberá permanecer en la empresa, a disposición de la Superintendencia.

2. SISTEMA DE CODIFICACIÓN Y DENOMINACIÓN

a) Las clases definidas en el presente Manual son las siguientes:

Clase: 1 Activo

Clase: 2 Pasivo

Clase: 3 Patrimonio

Clase: 4 Gastos

Clase: 5 Ingresos

Clase: 6 Resultados

Clase: 7 Contingentes

Clase: 8 Cuentas de Orden

Clase: 9 Cuentas de Presupuesto y Costos (para su implementación por cada empresa)

De acuerdo a la estructura del presente Manual, las empresas podrán adoptar la clase 9 para establecer eventuales controles de sus costos y/o presupuestos.

b) La codificación y denominación de las clases, rubros, cuentas, sub cuentas, cuentas analíticas y subcuentas analíticas previstas en el Catálogo de Cuentas del presente Manual, han sido estructuradas sobre la base de un sistema que contempla los siguientes niveles:

Clase : Se identifica con el primer dígito

Rubro : Se identifica con los dos primeros dígitos

Cuenta : Se identifica con los cuatro primeros dígitos

Subcuenta : Se identifica con los seis primeros dígitos

Cuenta analítica : Se identifica con los ocho primeros dígitos

Subcuenta analítica : Se identifica con los diez primeros dígitos.

Ejemplo:

5 Ingresos

51 Ingresos financieros

5104 Intereses y rendimientos por créditos

5104.01 Intereses y rendimientos por créditos vigentes

5104.01.02 Intereses y rendimientos por créditos a microempresas

5104.01.02.01 Avances en cuenta corriente

c) El sistema de codificación establecido a nivel de cada cuenta, incluye el tercer dígito para ser utilizado como integrador y para diferenciar las operaciones por monedas y reajustables, teniendo en consideración los códigos siguientes:

Cero (0): Integrador, comprendiendo los saldos totales de las cuentas en moneda nacional, monedas extranjeras y reajustables con valor de actualización constante.

Uno (1): Para las operaciones en moneda nacional.

Dos (2): Para las operaciones en moneda extranjera. Incluye aquellas operaciones en moneda nacional indexadas al tipo de cambio.

Tres (3): Por las operaciones reajustables con valor de actualización constante.

d) Las empresas podrán abrir nuevos códigos sin la autorización previa de la Superintendencia, siempre y cuando no exista abierto el nivel de detalle que la empresa requiera, con la finalidad de perfeccionar sus controles contables. Sin embargo, queda establecido que la remisión electrónica de datos a esta Superintendencia deberá efectuarse única y exclusivamente dentro de los niveles predeterminados en el Catálogo de Cuentas. Si la Superintendencia, posteriormente requiriera crear códigos dentro de los niveles utilizados unilateralmente por la empresa, ésta deberá proceder, bajo responsabilidad del Contador General y del Gerente del Área, a efectuar las reclasificaciones contables del caso, en el más breve plazo.

e) Para el registro de aquellas operaciones que requieran el uso de los códigos y denominaciones de las empresas del sistema financiero y entidades relacionadas, se aplicará lo establecido en el anexo adjunto de este Capítulo.

f) Partidas Pendientes de Imputación

Las empresas deben establecer procedimientos adecuados para eliminar las partidas pendientes de imputación en los estados financieros. Aquellas partidas que, por razones de operatividad y organización administrativa interna o por naturaleza especial de la relación con terceros, no puedan ser imputadas a las cuentas correspondientes, se contabilizarán transitoriamente en las cuentas Otros activos, si son deudoras y Otros pasivos, si son acreedoras. Estas partidas deberán imputarse a las cuentas definitivas, como máximo, a los treinta (30) días calendario de la fecha de operación.

D. MARCO CONTABLE CONCEPTUAL

1. CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Los estados financieros deben suministrar información que cumplan con las siguientes características:

a) Relevancia

Para ser útil, la información debe ser relevante de cara a las necesidades de toma de decisiones por parte de los usuarios. La información posee la cualidad de la relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.

Frecuentemente, la información acerca de la situación financiera y la actividad pasada se usa como base para predecir la situación financiera y la actividad futura, así como otros asuntos en los que los usuarios están directamente interesados, tales como pago de dividendos y salarios, evolución de las cotizaciones o capacidad de la entidad para satisfacer las deudas al vencimiento. La información no necesita, para tener valor predictivo, estar explícitamente en forma de datos prospectivos. Sin embargo, la capacidad de hacer predicciones a partir de los estados financieros puede acrecentarse por la manera como es presentada la información

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