Contabilidad

Caja chica es…

La cantidad de dinero solicitada para solventar gastos menores. Esta se mantiene en custodia por parte de la persona asignada quien va ocupándola en la medida que se requiere, evitando así solicitar cheques por valores pequeños. Se va reponiendo cada vez que se ha gastado el 50%, lo que permite mantener siempre el monto de dinero asignado. Perdura en el tiempo hasta que la persona la reintegra.

Que es un arqueo de caja

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. 

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

Para hacer el arqueo de una caja diariamente que sirva para la contabilidad de la empresa, hay que ser metódico y ordenado.

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fra tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto, pago de cliente tal de fra tal de fecha tal.

Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra. Gasolinera Tal fecha tal.

Concepto, pago a proveedor tal su fra. tal de fecha tal.

Concepto, pago a cuenta a proveedor tal

Concepto, pago fra. Transportista tal fra. tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior. Aunque cada maestro puede tener su librillo....

Conciliación bancaria

La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de  la empresa, y los registros realizados por el banco.

Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. La conciliación bancaria forma parte del control interno del efectivo.

El objetivo de la conciliación bancaria es:

Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,

Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo,

Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,

Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado,

Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,

Contabilizar todos los cargos bancarios,

Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.

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