Contabilidad

CAJA CHICA: como se verá más adelante una medida sana de control interno consiste en que todo pago se hará por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheques. Refiriéndonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxi, gasolina para vehículos, etc.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y el número de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una variación cuando este sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica: Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”. De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado mediante cheque.

Conceptualización Contable de la Caja Chica: Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. Propósito “Solventar las necesidades urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato”. Procedimientos:

A continuación se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilización adecuada de los fondos de caja chica.

Constitución de la Caja Chica: Está constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que así lo requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO: Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

• División del trabajo

• Delegación de autoridad

• Asignación de responsabilidades

• Promoción de personal eficiente

• Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

EFECTIVO EN BANCO: Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.

En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso inversionista.

Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.

Las operaciones de manejo de estos recursos monetarios deben ajustarse a las disposiciones del Banco Central de Cuba, efectuándose mensualmente la conciliación de su saldo con el estado de cuenta del Banco.

Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas:

1. Efectivo en Banco - Moneda Nacional

2. Efectivo en Banco - Moneda Extranjera

Cada una de estas cuentas o subcuentas se deben analizar a su vez en las siguientes subcuentas:

1. Fondos para Pagos Menores.

2. Fondos para Cambio

3. Cheques en Tránsito

4. Por Depositar en Banco o Depósitos en Transito.

5. Y otras que se quiera especificar

Se debita.

1. Por asignación en el momento de crearse la entidad.

2. Por los depósitos en efectivo, cheques u otros documentos, que representen efectivo efectuados de las ventas al contado o al crédito.

3. Por el reintegro de los salarios, subsidios y otras retribuciones no reclamadas por los beneficiarios.

4. Por la cancelación o disminución del fondo para cambio.

5. Por la cancelación o disminución del fondo fijo para pagos menores.

6. Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes, a través de transferencia bancaria.

7. Al vender acciones de contado.

8. Al liquidarse las acciones suscritas totalmente.

9. Al registrar la venta de contado de acciones por un valor superior a su valor nominal.

10. Al contabilizar la venta de acciones por un valor inferior a su valor nominal.

Se acredita:

11. Por la creación o aumento de fondos para cambio.

12. Por la creación o aumento de fondos fijos para pagos menores.

13. Por la extracción del efectivo para el reembolso del fondo fijo para pagos menores.

14. Por la extracción de efectivo para el pago de nóminas.

15. Por el pago de gastos de comisiones y servicios bancarios.

16. Por los pagos a proveedores por compras de mercancías y servicios.

17. Por el pago anticipado por compras de mercancías y servicios.

18. Por el pago de retenciones por créditos personales, reforma urbana, pensiones alimenticias, embargos judiciales, multas, préstamo estudiantil, caja de resarcimientos, cuentas de ahorro, etc.

19. Por los aportes de la Seguridad Social, saldo libre de ganancia, por descuentos a jubilados, etc.

20. Por las liquidaciones de los créditos bancarios recibidos.

21. Por cancelación del cobro del adeudo del cliente por ser devuelto el cheque por insuficiencia de fondos.

22. Al registrar los gastos de emisión de las acciones y de organización de la empresa.

23. Al adquirir la empresa acciones a algunos accionistas, a su valor nominal.

24. Al pagar los dividendos declarados.

Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:

• Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.

• Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.

• Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.

Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual hablaremos más adelante.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:

• Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido.

Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.

• Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o9 hayan sido intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los cuales fueron intervenidos

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