Contabilidad

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL

PARA EL AÑO 2012

FINALIDAD:

Establecer los criterios técnicos, generales y específicos, para la Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control (SNC).

OBJETIVO:

Regular la formulación y evaluación de los Planes Anuales de Control (PAC) de los Órganos de Control Institucional (OCI) de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.

ALCANCE:

La aplicación de la presente Directiva corresponde a los OCI de las entidades sujetas al ámbito del SNC, de las empresas con participación accionaria total o mayoritaria del Estado a que se refiere el literal f) del citado artículo 3°. También es de aplicación para las unidades orgánicas de línea y para la Gerencia de Planeamiento y Control de Gestión de la Contraloría General de la República. Los Jefes de OCI, los Gerentes de las unidades orgánicas de Línea, los Jefes de las Oficinas Regionales de Control (ORC), el Gerente Central de Operaciones, Gerentes de Control, Gerentes Macro Regionales, y el Gerente Central de Planeamiento y Control de Gestión de la Contraloría General de la República (CGR) son responsables del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva. Las unidades orgánicas de Línea comprenden a las Unidades Orgánicas de Control ubicadas en la Sede Central y las Oficinas Regionales de Control.

Para la selección de las acciones de control y actividades de control, el OCI debe 6 de 25 priorizar los aspectos siguientes:

a) Riesgos que han sido identificados (orientación ver Anexo N° 11)

b) Los lineamientos de política impartidos por la CGR (áreas, procesos, actividades)

c) Las disposiciones impartidas por las unidades orgánicas de línea.

d) Denuncias sustentadas contra la administración de la entidad.

e) Materialidad o monto económico involucrado (Presupuesto, Activo Fijo, u otro).

f) Rotación de énfasis, cambiar un área, transacción o proceso considerado crítico de un año a otro.

g) Impacto social.

h) Carencia o insuficiencia de Controles Internos. Falta de implementación de un sistema de control interno.

i) Áreas o procesos de importancia que no han sido examinados en los últimos años.

j) Significativo número de recomendaciones “Pendientes” de implantar, producto de los Informes de acciones de control y actividades de control.

k) Indicios de irregularidad detectados en actividades practicadas.

l) N° y monto de exoneraciones a los procesos de selección.

m) El conocimiento que el OCI posee de las unidades orgánicas y de los procesos operativos misionales (priorizando los críticos) y administrativos, que conforman la entidad.

Asimismo, para definir el número final de acciones de control y actividades de control, se debe tomar en cuenta adicionalmente los recursos disponibles, entre los cuales se encuentran:

a) Capacidad operativa disponible.

b) Presupuesto a ser asignado.

Determinación de la Capacidad Operativa:

Para la planificación de las labores de control, se considera únicamente al personal auditor, el cual comprende al jefe, el personal nombrado, y el personal contratado para el OCI bajo cualquier modalidad. El personal de las comisiones encargadas de realizar las auditorías y exámenes especiales, comprende sólo profesionales y egresados de las Universidades. Excepcionalmente, en casos justificados y para el ejercicio de actividades de control, las unidades orgánicas de línea podrán autorizar al OCI bajo su ámbito, la incorporación de personal no auditor (no egresado de la universidad), con experiencia en el ejercicio de las actividades materia de control.

Determinación de las horas / hombre disponibles

El número de horas/hombre se determina a base de un estándar de 230 días útiles al año y 8 horas diarias por auditor, equivalentes a un total de 1,840 h/h anuales laborables por cada auditor; salvo cuando el número de días útiles al año o la jornada de trabajo determinada por la entidad difiera del estándar.

Al total de h/h determinado en el procedimiento anterior, se descontará las h/h necesarias para la realización de acciones a cargo de la CGR en las cuales se requerirá la participación de personal del OCI, (para lo cual, las unidades orgánicas de línea de la CGR, informarán a los OCI si se encuentran comprendidos en acciones conjuntas: CGR - OCI.

También se descontará el total de h/h requeridas para la culminación de las acciones de control que se estime se mantengan “En Proceso” al 31 de diciembre del año anterior, las mismas que deberán ser concluidas durante el primer trimestre del año. Finalmente, deberán descontarse las h/h necesarias para: vacaciones pendientes de años anteriores; descanso pre-natal y post-natal, reformulación de Informes del año anterior (que se encuentren en proceso); entre otros, debiendo precisar los motivos correspondientes.

El resultado de la diferencia anteriormente señalada, determina el total de las horas/hombre disponibles a ser utilizadas en el proyecto PAC.

Distribución de las horas / hombre disponibles;

Las h/h disponibles para el proyecto PAC se distribuyen como estándar de la siguiente forma:

- 80% se destinará para efectuar labores de control

- 20% será reservado para atender “Encargos” de labores de control no planificadas

Programación de Acciones de control:

a) Las unidades orgánicas de línea de la CGR informarán a los OCI comprendidos dentro de su ámbito de control, las acciones de control dispuestas por la CGR, que deberán incorporar en su PAC.

b) Si la entidad no ha solicitado la designación de una firma auditora hasta la fecha de formulación del PAC, deberá programar:

• Auditoría a los Estados Financieros (en la acción de control se deberá consignar necesariamente como área principal a ser examinada “Estados Financieros-Cuenta General”).

• Examen Especial a la Información Presupuestal (en la acción de control se deberá consignar necesariamente como área principal a ser examinada “Información Presupuestal-Cuenta General”).

c) Las acciones especiales adicionales que realice el Órgano de Control Institucional deberán ser efectuadas considerando el análisis de riesgos que realice a la entidad.

d) Los OCI cuyas entidades se encuentren comprendidas en el Programa del Vaso de Leche y en los Programas de Complementación Alimentaria, programarán la acción de control correspondiente, si la entidad de la cual forma parte tiene 3 o más años recibiendo dichos recursos, y siempre que no se hubiese efectuado las referidas acciones de control los años 2010 y 2011.

e) Los OCI de las entidades del Estado (excepto municipalidades) que tienen a su cargo Programas Sociales, programarán y ejecutarán durante los primeros meses del año una acción de control a uno de los programas sociales que ejecuta, debiendo evaluar el cumplimiento de metas y objetivos, y siempre y cuando no se hubieran efectuado acciones de control los años 2009, 2010 y/o 2011. El informe resultante deberá ser elevado a la CGR a más tardar el 15 de junio.

f) Los OCI con cuatro o más auditores (sin incluir el Jefe), dentro de las acciones de control programadas, deberán incluir por lo menos una acción de control dirigida a alguna de las funciones misionales de la entidad (priorizando la más crítica).

g) Los OCI con menos de cuatro auditores (sin incluir el Jefe) deberán programar por lo menos una acción de control, priorizando una de las 9 de 25 funciones misionales (de situación crítica).

Programación de Actividades de control y Actividad de apoyo asesoría:

a) Dentro de las actividades consideradas como prioritarias se encuentran las siguiente

• Veeduría: Adquisición de bienes.

• Veeduría: Contratación de servicios.

• Veeduría: Contratación de consultoría.

• Veeduría: Ejecución de obras.

• Elaboración del Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y deProcesos Judiciales.

• Elaboración del Informe de Medidas de Austeridad.

• Verificar cumplimiento de normativa relacionada con:

 Ley de Transparencia y acceso a la información pública.

 Ley del Silencio Administrativo.

Procedimiento para la formulación del PAC

Elaboración del Proyecto de PAC

a) La elaboración del proyecto de PAC comprende la planificación de las Labores de Control (acciones y actividades de control/actividad de apoyo), el sustento de los criterios empleados para la priorización y determinación 10 de 25 de las labores de control, la problemática de la entidad incluyendo los riesgos detectados, la problemática del Órgano de Control Institucional

b) Al momento del envío Web del proyecto de PAC, el OCI deberá remitir por separado la información del Formato “Información básica de entidades sujetas al Sistema Nacional de Control” (R.C. N° 069-2001-CG publicada el 8 de junio de 2001). De igual manera, dicho formato impreso deberá presentarse a la mesa de partes de la CGR, en oficio separado.

Cabe señalar que la CGR implantará un aplicativo denominado SAGU WEB que abreviará el trámite de remisión de información por parte de los OCI. Oportunamente se informará y difundirá las indicaciones al respecto

Visado del proyecto de PAC previo a su presentación ante la CGR

Una vez elaborado y suscrito el proyecto

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