Control Administrativo

INTRODUCCIÓN

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados. De hecho, algunos autores piensan que estas funciones no son separar a pesar de ello, la planeación y el control se pueden considerar como de unas tijeras: éstas no pueden funcionar a menos que existan las dos. Él no es posible sin objetivos y planes, debido a que el desempeño se debe medir criterios establecidos.

El control es la función de todo administrador, desde el presidente hasta supervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, que la responsabilidad principal del ejercicio del control compete a todos los tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tienen responsabilidad la ejecución de los planes y, por consiguiente, el control es una función administrativa básica en todas las áreas.

CONTROL

El control es el proceso de monitoreo de actividades para asegurar que se cumplen conforme a lo planeado y corregir desviaciones significativas, en forma específica, es un proceso de 3 etapas:

Medición

Comparación

Acción Administrativa

El control supone que el estándar ya existe, habiéndose fijado en la función de planeación.

El control es importante porque verifica que los objetivos sean cumplidos conforme a lo planeado y asegurar que no se abuse de la autoridad delegada.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO:

1. Relación con lo planeado.

El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición.

Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones.

Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas.

El objeto del control es prever y corregir los errores.

PRINCIPIOS

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

• EQUILIBRIO: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

• DE LOS OBJETIVOS: el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos establecidos.

• DE LA OPORTUNIDAD: debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

• DE LAS DESVIACIONES: todas las desviaciones o variaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que la originaron.

• DE EXCEPCIÓN: debe de aplicarse preferente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.

• DE LA FUNCIÓN CONTROLADA: la función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL PROTOALIMENTACION

El tipo más deseable de control, evita problemas anticipados. Se llama asi porque ocurre antes que la actividad real. Está dirigido al futuro, la clave de estos es que la acción administrativa es tomada antes de que ocurra un problema.

Los controles protoalimentación son deseables porque permiten a la gerencia evitar problemas en lugar de resolverlos. Por desgracia, requieren de información anticipada y exacta que con frecuencia es difícil de desarrollar para los administradores.

CONTROL CONCURRENTE

El control concurrente como su nombre implica, tiene lugar mientras una actividad está en proceso. Cuando el control se ejerce mientras el trabajo está ejecutándose, la gerencia puede corregir problemas antes de que se tornen demasiado costosos.

La forma más conocida de control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador vigila directamente las acciones de un subordinado. Puede monitorear en forma constante las acciones del empleado, y corregir problemas conforme ocurren. Aunque es obvio que hay cierto retraso entre la actividad y la respuesta correctiva del administrador, el retraso es mínimo. El equipo técnico puede diseñarse para incluir controles concurrentes. La mayoría de las computadoras, por ejemplo, están programadas para promover al operador de respuesta inmediata cuando se hace un error. Si se introduce el comando equivocado, los controles concurrentes del programa rechazan el comando y pueden aun decir porque estaba mal.

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN

El tipo más popular de control se basa en la retroalimentación, el control tiene lugar después de la acción.

Debemos señalar que la retroalimentación tiene dos ventajas sobre el control protoalimentación y concurrente. Primero, la retroalimentación provee a los administradores de información significativa de que tan efectivo fue el esfuerzo de planeación. Si la retroalimentación indica poca variación entre el desempeño estándar y el real, es evidente que la planeación estuvo en el punto. Si la desviación es grane esta información puede usarse al formular nuevos planes para hacerlos más eficaces. Segundo, el control de retroalimentación puede ampliar la motivación de los empleados. La gente quiere información de la eficiencia con que se ha desempeñado. El control de retroalimentación suministra esa información.

CONTROL DE CALIDAD

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados elaborados por el hombre y, por lo mismo, las normas o estándares deben admitir tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observación hasta técnicas más complicadas como: control estadístico y control por muestreo, mismas que utilizarán en la empresa dependiendo de su tamaño y características.

Cuando hablamos de control de calidad, nos referimos a inspeccionar la calidad, peso resistencia, consistencia, color, sabor, confiabilidad, terminado o cualquiera de las innumerables características de calidad, para asegurarnos que cumplan con algún estándar establecido.

El control de calidad, como cualquier área de control, debe ser considerado en términos de costo-beneficio. Sin embargo cada defecto reduce también el producto y de este modo la productividad.

ESTANDARES

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes. Sin embargo, debido a que estos varían en detalles y complejidad, y puesto que los administradores en general no pueden vigilarlo del todo, se fijan estándares especiales. Por definición los estándares son simples criterios de desempeños. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se ven mediciones del desempeño para que los administradores puedan ver cómo van las cosas, de forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes.

Hay muchas clases de estándares entre los mejores se encuentran las metas u objetivos verificabais.

Medición del desempeño

Aunque este tipo de medición no siempre resulta practico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir. Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un artículo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si él artículo se produce por pedido la evaluación del desempeño puede transformarse en una tarea muy difícil debido a lo difícil de establecer criterios para ello. Además en los trabajos menos técnicos no solo puede ser difícil elaborar estándares sino que también se complicara la evaluación.

Corrección de las desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizaciones. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente donde se tienen que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos.

La corrección de las desviaciones

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