Control de inventarios para una consultoría de servicios financieros.

El desconocer o no contar con un buen control interno de inventarios de cualquier empresa, ocasionan que estas tengan gastos innecesarios, material excedente o faltante y que no se tenga un control financiero al día. Esto puede provocar robos o extravíos sin estar al tanto de esto.

¿Qué impacto tiene el control de inventarios en una empresa?

II. Objetivos

Implementar un sistema de control de los activos de la empresa con el fin de obtener información de manera oportuna, confiable y útil para el uso de estas propiedades de la empresa.

2.2. Objetivos específicos.

- Crear procedimientos para la captura en sistema de activos dentro de la empresa.

- Ejecutar el procedimiento dentro de la empresa.

- Evaluar y dar seguimiento de los activos dentro de una empresa.

Tiene como finalidad controlar la existencia de activos dentro de la empresa, por lo cual es indispensable tener un mejor control al momento de dar entrada de nuevas propiedades, así como salidas de efectivo, tanto físicamente como al momento de ingresarlo al sistema

IV.  Marco teórico.

4.1 Marco conceptual.

• Activo: Un activo es un bien que la empresa posee y que pueden convertirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes.
• Inventario: es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
• Perdida: Beneficio negativo. Disminución de la riqueza o neto patrimonial de la empresa.

4.2 Marco histórico.

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.  Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por lo general creen que mientras mas mejor.

4.3 Marco teórico

4.3.1 Contabilidad

4.3.1 Costos y control de inventarios

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

4.3.2 Administración de inventarios

4.3.1 Finalidad de la administración de inventarios

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

Minimización de la inversión en inventarios: El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción.

Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho.

importancia: La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1.    Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2.    En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3.    Que artículos del inventario merecen una atención especial.

4.    Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción.

4.4 Marco legal

NIFG 012 – INVENTARIOS NORMA DE INFORMACION FINANCIERA

Esta Norma tiene como propósito fundamental el manejo contable y económico-financiero de los inventarios como consecuencia de la verificación de las existencias. Efectuar una conducción administrativa eficiente y dar seguimiento al control de bienes inventariables y valorización, así como otros datos (localización, descripción etc.), con el fin de ser útil para los usuarios y la evaluación del ejercicio del gasto público.

Los inventarios deben ser controlados de acuerdo al tipo de bien y destinados al ciclo normal de las operaciones del Gobierno Federal para ser usados o distribuidos en la prestación de los servicios, elaboración y/o mantenimiento de otros bienes:

Los inventarios en el Sector Público Centralizado pueden incluir los siguientes:

 a) Municiones;

 b) Materiales consumibles;

 c) Materiales de mantenimiento;

 d) Refacciones de planta o equipo que no sean tratadas bajo la NIFG-017

Propiedad, Planta y Equipo.

También son inventarios los productos terminados o en proceso de elaboración para ser distribuidos en el mismo sector, sin obtener entradas de efectivo. En el Sector Público los inventarios guardarán más relación con la prestación de servicios que con la producción.

Los bienes que tiene el Gobierno Federal deben ser dados de alta en los inventarios a valor de adquisición y, en su caso, aquellos bienes que se produzcan en las dependencias se registrarán de acuerdo con su costo de producción y los referentes a los semovientes al valor que se cotice en el mercado en la fecha de adquisición, captura o nacimiento, según se trate.

El resultado del inventario físico deberá coincidir con los saldos de las cuentas de activo correspondientes y sus auxiliares; asimismo, servir de base para integrar al cierre del ejercicio del Libro de Inventario y Balances.

Los registros contables que se asienten en el Libro de Inventarios y Balances se deben de integrar por los inventarios de almacenes con las siguientes características:

a) Por grupos homogéneos de artículos, o bien, en forma desglosada, conteniendo por lo menos la cuantificación, descripción del bien, fecha de adquisición, numero de factura, precio unitario y precio total a su valor histórico.

b) Resumen de las cuentas inventariables.

c) Reporte detallado de movimientos de altas y bajas de inventarios y saldos iniciales y finales.

V. Procedimiento metodológico

Los tipos de investigación que se utilizaran para elaborar este proyecto serán investigaciones documentales y aplicadas. Se considera investigación documental ya que se recopilara información sobre los métodos de control de inventarios así como de las disposiciones legales que esto conlleva. También se considera aplicada ya que en base a la información obtenida de la información documental se aplicara en los precesos de control de invetarios de una empresa para aumentar la eficiencia de estos.

VI. Cronograma