Proyecto Control Inventarios

Sistema y Control de Inventarios

Gestión de DISTALVASA

Modelo de Cuestionario Utilizado

1. Establecer el perfil del usuario o Afectado

a) ¿Nombre?

b) ¿Compañía/Organización?

c) ¿Puesto?

d) ¿Cuáles son sus principales responsabilidades?

e) ¿Qué entregables o productos produce?

f) ¿Para quién?

g) ¿Cómo determine el éxito en lo que hace?

h) ¿Qué problemas interfieren con sus éxitos?

i) ¿Qué tendencias. Si las hay. Contribuyen a hacer su trabajo más fácil o difícil?

2. Evaluando el problema

a) ¿Hay problemas de <tipo de Aplicación> (en caso particular puede ser administración de inventarios) para los cuales carece usted de soluciones adecuadas?

Para cada problema

a) ¿Por que existe este problema?

b) ¿Cómo lo resuelve ahora?

c) ¿Cómo le gustaría que se resolviera?

3. Evaluando y Entendiendo el ambiente de usuario

a) ¿Quiénes son los usuarios?

b) ¿Cada dependencia u organismo, depende de una misma delegación?

c) ¿Cuál es su nivel educativo?

d) ¿Tiene los usuarios experiencia con aplicación informática?

e) ¿Qué plataformas se utilizan para estas aplicaciones?

f) ¿Cuáles son sus planes futuros con respecto a plataformas?

g) ¿Cuáles son sus expectativas con respecto a la facilidad de uso de esta aplicación?

h) ¿Cuáles son sus expectativas con respecto al tiempo de entrenamiento?

i) ¿Qué tipos de documentación impresa y en línea necesita?

4. Resumen para validar el Entendimiento del Problema

Usted me ha dicho que: (describa los problemas del usuario o afectado usando sus propias palabras)

5. Evaluando las soluciones del analista (si esto es aplicable)

Que le parece se pudiéramos resolver esto de la siguiente manera. (Sumarizar las principales características de la solución o aplicación que propone) Que importancia le daría usted a esta aplicación

6. Evaluando la oportunidad

a) ¿Quiénes necesita esta aplicación en su organización?

b) ¿Cuántos de estos tipos de usuarios utilizaría la aplicación?

c) ¿Qué valor le daría Ud. a la solución acertada?

7. Evaluando las necesidades esta aplicación en su organización

a) ¿Cuáles son sus expectativas sobre la confiabilidad de la aplicación?

b) ¿Cuáles son sus expectativas sobre la capacidad (rendimiento) de la aplicación?

c) ¿Dará ud. Soporte a la aplicación. Lo hará alguien más?

d) ¿Tiene ud. Necesidades especiales con respecto al soporte?

e) ¿Cuál será el nivel de acceso para el mantenimiento y servicio?

f) ¿Cuáles son los requerimientos de seguridad?

g) ¿Cuáles son los requerimientos de instalación y configuración?

h) ¿Hay requerimientos especiales de licenciamiento?

i) ¿Cómo será distribuida la aplicación?

j) ¿Cuáles son los requerimientos de etiquetado y de empaquetado?

8. Otros requerimientos

¿Cuáles, si los hay, son los requerimientos sobre estándares ambientales o regulaciones legales que deben cumplirse?

9. Resumen del Analista

10. Glosario de Términos

Resultados de Cuestionarios

1. Establecer el perfil del usuario o Afectado

a. Dr. Mv Amado Dianor Herrera.

b. Distalvasa.

c. Gerente y dueño.

d. Mis principales responsabilidades es de chequear las entradas y salidas de mercadería, hacer los contactos de compra con mis proveedores, recibirlo, también recibo el dinero de las ventas diarias de mercadería tanto al crédito como al contado.

e. Filtros de aceite para todo tipo de vehículo liviano, así como también de aire, se manejan una línea de filtros para transporte pesado muy seleccionado, y 3 o 4 filtros para motocicleta.

f. Nuestro principal mercado es para distribuidoras de aceite para vehículos, aceiteras, así como también transportistas que tienen sus flotillas de microbuses.

g. Se tiene contemplado un cierto tiempo para vender la mercadería, al final de cada importación se determinan los gastos (salarios, comisiones, gasolina) contra las ganancias de las ventas y se observa si hubo una ganancia en el ejercicio.

h. Uno de los problemas que se tiene es no tener el equipo de computo adecuado para controlar de una manera más eficiente las entradas y salidas de mercadería, asi como también falta de capacitación de mi personal, y la competencia que existe en el ámbito de mercado.

i. Se me hace más difícil en el área administrativa, porque no tengo un colaborador que me ayude a controlar las entradas y salidas de producto.

2. Evaluando el problema

a. Mas que todo existe el problema de salida de mercadería, de entrada de mercadería no mucho porque se hace una vez cada 4 meses ( 3 veces al año), ahora en salida al momento de imprimir un reporte de salida con el programa de MONICA no me arrojan los movimientos que se han tenido durante el mes, no sé si por falta de capacitación por parte de mi secretaria o porque el programa es deficiente.

b. Llevarlo yo personalmente a mano.

c. Tener un programa que se le ponga las existencias actuales, y que conforme a la facturación se vaya descargando la existencia, al momento de hacer el inventario físico coincida con lo que tenga en bodega y los resultados que me arrojan la computadora.

3. Evaluando y Entendiendo el ambiente de usuario

a. Es una empresa catalogada como mediana, tiene 25 años de estar en el mercado nacional, trabajan en un entorno único, es decir no tienen sucursales, tienen dos bodegas más, pero es solo para guardar, para despachar tiene que venir el producto a la central, y de allí lo mandan al cliente final.

b. Dependen de una misma delegación, o una central.

c. El gerente y dueño de la empresa es Médico Veterinario, ejerce su profesión en negocio propio de ganado en una finca que tiene en el Peten, la secretaria pues esa es su profesión, además estudia Derecho en la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, ahora los vendedores, uno es bachiller que es esposo de la secretaria, y hay otros dos que tienen el tercero básico. Además hay un socio de el dueño que estudio Administración de empresas pero no cerró la carrera, pero más que todo esta persona se dedica a las ventas, también tiene mucho que ver con los contactos de los proveedores que se tienen en el extranjero, más que todo el negocia el producto para la compra, después se lo pasa al gerente para ver si le parece y desembolsar el pago.

d. No, solo lo esencial, manejo de ambiente Windows, y el programa de contabilidad que trabaja la empresa.

e. Trabajan más que todo lo que es inventario, la facturación lo elaboran a mano y después hacen la descarga del producto en el programa.

f. .

g. El gerente opina que él desea un software amigable que tenga un manejo de fácil aplicación para él y más que todo para su secretaria, por la edad de el gerente (54 años) no ha tenido la oportunidad de familiarizarse con el uso de una computadora, solo lo que ha aprendido por medio de sus hijos, pero al momento que exista un ambiente amigable con la computadora pues va a poner empeño en aprender y obligar a su secretaria que aprende el nuevo paquete de computación para llevar un correcto manejo del producto y no existan fugas de mercadería.

h. Espero de parte de ustedes tener un entrenamiento prudente para aprender el manejo y uso del paquete, no puedo exigirles tiempo porque no son mis empleados, pero aprender bien las técnicas del manejo del software.

i. Tener un manual de usuario bien definido sobe el manejo del software, detallando paso a paso la utilización del sistema.

4. Resumen para validar el Entendimiento del Problema

Estoy dispuesto a actualizar o modernizar mi equipo de computación para tener un programa que me sirva en el manejo de reportes de venta, e inventario, así para observar que porcentaje de ganancia obtuve al mes, y controlar más el presupuesto de la empresa.

Si ustedes me dan seguridad de tener un programa fuerte, amigable de fácil manejo, y eficiente, tienen mi apoyo para la elaboración del proyecto que me están ofreciendo.

5. Evaluando las soluciones del analista (si esto es aplicable)

• Tener una base de datos que controle las entradas y salidas de producto.

• Controlar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar que tiene la empresa.

• Ofrecer una capacitación al personal que usted autorice para el manejo de el programa.

• Actualizar y elaborar un presupuesto del hardware actual que tiene la empresa para el buen manejo del software.

6. Evaluando la oportunidad

a) El gerente, mi socio comercial, y la secretaria.

b) Solamente uno de cada tipo

c) Todo dependerá del tipo de sistema y la funcionalidad del mismo

7. Evaluando las necesidades esta aplicación en su organización

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