Costos Y Presupuestos

GENERALIDADES

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se han enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz, O´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del área de la administración. Al estructurar dichas funciones en la aplicación de una administración cada día más dinámica y moderna, se desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administra

D E F I N I C I O N.

Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lo hecho”. Existen innumerables definiciones de lo que es un presupuesto, de acuerdo con los diversos autores que hablan del tema. La Real Academia de la Lengua lo define en la Vigésima Primera edición de la siguiente forma,

Presupuestar. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. Incluir una partida en el presupuesto del Estado o de una corporación.

Presupuesto: irregular de presuponer.

Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta una cosa.

Supuesto o suposición.

Computo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.

Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

Propósito formado por el entendimiento y aceptado por la voluntad. Sweeny y Rachlin los definen como “La presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o estrategia” Jorge Burbano los define como: “Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos”

Para Cristóbal del Rio González, el presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado” además se puede definir los presupuestos como el desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos. El presupuesto es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el cual se debe preparar de manera cuidadosa. El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia. A propósito, esta definición distingue, entre otros, los siguientes aspectos:

- El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial.

- El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

- El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta definición no establece límite de tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de tiempo días, semanas, meses y años

- El presupuesto es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.

Se utilizan para hacer mejoras en tiempo, espacio, y uso de los recursos materiales.

Son un dispositivo de planificación que la mayoría de los gerentes ayuda a formular, sin importar su nivel dentro de la organización.

Los presupuestos pueden usarse para diversas áreas.

Una buena Presupuestación comprende:

Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.

Unas Metas específicas a corto plazo.

Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.

Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.

Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y una acción de seguimiento y control permanente y continuo.

TIPOS DE PRESUPUESTO.

Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Según el Sector:

Pueden ser Oficiales o Privados.

Oficiales: son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o entidad pública.

Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.

Según el Tiempo:

Pueden ser Estratégicos o Tácticos.

Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos.

Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de las metas específicas.

Según el Comportamiento o forma:

Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar las provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro de responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye.

Flexibles: denominados también presupuestos variables. Son aquellos presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos que indican cómo deben variar cada costo ante cambios en el volumen de producción o de la actividad que se este realizando.

El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una función de dos factores: (1) El transcurso del tiempo y (2) la actividad.

Fijos: llamados también presupuestos rígidos. Son aquellos presupuestos que no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de capacidad.

Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales:

Primero, ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de seguros y otros.

Segundo, otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.

Según el Contenido:

Se dividen en Principales y Auxiliares.

Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o general de un área específica o de la empresa.

Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de costo.

Según el Área:

Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción, presupuestos de administración, presupuestos de servicios, presupuestos de contabilidad, presupuestos de costos,...

Según la Finalidad que se persiga:

Pueden ser de promoción, de aplicación, de fusión, de programas, de obras, base cero,

HISTORIA

En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.

El interés creciente en sistemas de presupuestación modernos se explica en

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