¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

Teniendo en cuenta la temática del cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumantada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

R/La importancia de clasificación de las comunicaciones internas y externas es muy significativa porque se manejan operaciones de verificación controles y procedimientos establecidos que nos permite tener claro cuáles son los pasos para la recepción de documento realizados y enviados por una entidad administrativa o privada tanto de forma interna como externa, remitidos por una persona natural o jurídica.

La clasificación de comunicaciones internas y externas nos permite verificar que tipo de comunicación estamos recibiendo, que puede ser de tipo oficial o de tipo personal y así realizar el proceso de atención y trámite correspondiente empleando los pasos para la aceptación de documentos.

Pasos para la Aceptación de Documentos es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con el ingreso de documentos.

Este proceso se inicia con la Aceptación, Clasificación apertura, Revisión, Radicación, Registro y Distribución de una comunicación ya sea interna o externa (Documento.)

En el caso de la comunicación interna se inicia con la recepción de la comunicación en cada dependencia y termina con la revisión respectiva, principalmente se debe realizar la definitiva diligencia archivística y su registro en la planilla de distribución con la ayuda de códigos, según el sometimiento y de forma consecutiva en la Tabla de Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes.

En el caso de la comunicación externa se inicia con la recepción de la comunicación producida por otra entidad independientemente del medio manejado. Es decir que, se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades, para luego verificar su debido proceso dentro de ellas.

En la relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, menciones dos aspectos que no se cumplan en la empresa que seleccionó

R/ En las empresa que opte, no existe un manual de correspondencia por lo tanto extiende a que la información de la misma se esorganice.

A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento ,nombre de empresa, con la solidez de documentos que manejan no se sigue el estimado registro de la radicación ni la fecha para poder organizar la documentación de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun cuando la experiencia teórica demuestra lo contrario, es decir cuando se realiza la investigación el conocimiento teórico funciona

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