DEPARTAMENTO CREDITO Y COBRANZA

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

OBJETIVO: Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos otorgados.

FUNCIONES

Ø Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.

Ø Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

Ø Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables..

Ø Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad

aplicable.

Ø Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la

enajenación de material bibliográfico.

Ø Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

Ø Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de

créditos.

Ø Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.

Ø Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al

Departamento.

Ø Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y

concesionarios.

Ø Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente

Administrativo.

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE CRÉDITO Y COBRANZAS.

La forma como estén organizadas las actividades de crédito y cobranzas, así como las funciones relacionadas con ellas, van a depender del volumen de operaciones y del número de clientes que necesite controlar la empresa.

Una empresa pequeña, con pocos clientes y poco volumen de operaciones, administraría sus cuentas por cobrar sin necesidad de tener dentro de su organización un departamento de crédito. Tampoco necesita un departamento de cobranzas para recuperar las cuentas por cobrar, bastaría designar para ello, uno o tal vez dos empleados con conocimientos de administración de crédito para realizar tales funciones y las decisiones sobre crédito las toma el gerentede la empresa. Pero en la medida que la empresa crece, y de acuerdo al volumen de clientes y transacciones, pueden agrupar estas actividades en divisiones que pueden adoptar diferentes denominaciones tales como: Departamento de Crédito, Gerencia de Crédito, Departamentos de Créditos y cobranzas, Sección de Crédito y Cobranzas. Bajo cualquier denominación de la cual sea objeto en la empresa, la actividad de crédito y cobranzas debe desarrollar tres actividades especiales.

1. Aprobación de crédito a clientes determinados en condiciones equitativas; es decir, tanto a conveniencia del cliente como a conveniencia de la empresa.

2. Control de los cobros de las cuentas para garantizar que se hagan los esfuerzos necesarios para cobrar las deudas en la medida en que estas se vayan venciendo.

3. Recuperación de cuentas. En el caso de las cuentas que parecen haberse convertido en incobrables (clientes que aparentemente no pueden o no tienen la intención de pagar), los responsables de crédito y cobranzas tienen que planificar los esfuerzos que sean apropiados, y ponerlos en marcha, para hacer efectivos los cobros de las cuentas y evitar las pérdidas.

Las tres funciones señaladas anteriormente pueden estar organizadas en un departamento de crédito y cobranzas, con un gerente y personal suficiente para la administración de cuentas por cobrar, si las operaciones así lo requieren. Dependiendo este gerente de crédito y cobranzas del gerente general de la empresa (fig. VII.2.)

Si las operaciones son más exigentes, y la

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