Organizacion Del Departamento De Crédito Y Cobranza

Organización del Departamento de Crédito y Cobranza

En términos generales las posibilidades de cobro de un crédito se pueden conocer desde el momento mismo de su otorgamiento; en la gran mayoría de las ocasiones se observa, que un crédito que se concede sin un estudio adecuado de la solvencia del deudor, se convierte tarde que temprano en una cuenta incobrable para la empresa, razón por la que se consideran fundamentales las actividades a desarrollar para hacer mas eficiente el otorgamiento y recuperación de los créditos a clientes.

En virtud de la importancia que reviste para toda la entidad el poder ejercer en su debida oportunidad los derechos de cobro a cargo de sus clientes, es conveniente que formando parte de la estructura organizativa de la misma, se incluya un área especializada en la función del crédito y cobranzas, la que podría depender jerárquicamente de la gerencia de administración.

Dentro de las actividades que tendría a su cargo podrían estar las siguientes.

-Estudio y aprobación de los pedidos por ventas a crédito

-Custodia de la documentación que ampare los saldos a cargo de clientes.

-Gestión de la cobranza de adeudos de clientes.

-Establecimiento de las políticas de crédito.

-Determinación especifica de líneas de crédito.

Con el propósito de que las actividades de esta área se realicen con la debida eficiencia, seria recomendable que, tomado en cuenta el tamaño de la empresa y sus necesidades, la estructura interna para esta área adoptase en lo posible este modelo:

Jefe de Área. El jefe de área seria el responsable ante la gerencia administrativa, de determinar las políticas y procedimiento de trabajo necesarios para el otorgamiento de los créditos a clientes, así como de la recuperación oportuna de los mismos.

Investigaciones Crediticias. Los investigadores de crédito serán los encargados de determinar la solvencia económica del solicitante.

Auxiliares Administrativos. Los auxiliares administrativos tendrán a su cargo la custodia de la documentación que ampara los derechos de cobro y el control de los movimientos que presenten estos adeudos.

Agentes de Cobranza. Los agentes de cobranza serian los responsables de gestionar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a los clientes.

FUNCIONES

Ø Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.

Ø Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

Ø Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables..

Ø Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.

Ø Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.

Ø Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

Ø Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

Ø Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.

Ø Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al

Departamento.

Ø Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.

Ø Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente

Administrativo.

Organigrama del departamento de crédito y cobranzas

DESCRIPCION DE LOS PUESTOS

Gerente general de crédito y cobranza

Identificación del puesto

Nombre del puesto: gerente general de crédito y cobranza

Departamento: gerencia general

• Designa las posiciones gerenciales

• Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

• Planea y desarrolla metas a corto y largo plazo junto con los objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

• Coordina con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.

• Crea y mantiene buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

• Analizar el mercado para lograr una colocación adecuada de las ventas a crédito.

• Participar en la formulación de las políticas de crédito cobranza, implanta, interpreta, comunica y vigila que se lleven a cabo conforme a lo planeado.

• Supervisa la administración de todas las funciones, actividades y fases del departamento a su cargo.

• Ofrecer un servicio adecuado al cliente.

• Evita la fuga de utilidades por cuentas incobrables.

• Investiga constantemente los nuevos métodos para el control de las operaciones.

• Elabora manuales de organización y procedimiento de crédito.

DESCRIPCION ESPECÍFICA

Actividades y periodo en el que se realizan:

ACTIVIDADES PERIODO

Fija objetivos Mensualmente o dependiendo del plazo en que los quiera realizar.

Organiza tareas, actividades y personas semanalmente

Coordina, motiva, comunica y evalua a sus subordinados. Diario

SECRETARIA

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Realizar tareas de apoyo logístico y administrativo al personal asignado de la

Unidad.

FUNCIONES

1. Organizar la agenda semanal/quincenal del personal que corresponda.

2. Organizar agendas de reuniones.

3. Llevar a cabo la gestión de la correspondencia de la unidad.

4. Colaborar en la redacción y edición de borradores, cartas, notas, oficios, documentos e informes de trabajo.

5. Proporcionar servicios de secretariado en las reuniones, si fuera necesario.

6. Establecer y administrar el sistema de archivos de la Unidad.

7. Atender, realizar y direccionar llamadas telefónicas.

8. Gestionar la reproducción y distribución de documentos.

9. Organizar y mantener registros de las agendas del personal de los niveles de gestión.

10. Atender al cliente interno y externo, y hacer la remisión de documentos a los respectivos sectores de la Unidad.

11. Gestionar el proceso de reserva de pasajes aéreos y hoteles, el trámite de los adelantos de viáticos en efectivo, transporte y otros aspectos necesarios para los viajes del personal.

12. Organizar y mantener el sistema de archivos y registro de la unidad.

13. Ejecutar otras actividades relacionadas al cargo.

FUNCIONES DEL JEFE DE CREDITO Y COBRANZA

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE DE CREDITOS Y COBRANZA

Las funciones especificas mas comunes de un departamento de Créditos y Cobros son:

a) Otorgamiento de los Créditos: Otorgar créditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el análisis del mismo a través de la información recopilada, tratando en lo posible de sujetarse al reglamento existente.

b) Estudio de los Estado Financieros e Información anexa: Es recomendable proveerse de información económico financiera del cliente para tener una mejor posición en la decisión de otorgar el crédito. Para personas jurídicas es indispensable analizar los estados financieros, lo que nos permitirá considerarlo como un buen crédito o en caso extremo, desaprobarlo.

c) Gestión Efectiva de la Cobranza: Las gestiones de cobranza, se deberán realizar con los clientes que se muestren un tanto difíciles en sus pagos, se debe tener en cuenta el motivo de dicho atraso y el Jefe de créditos deberá considerar las medidas que se tomarán en caso de continuar el atraso (negociación).

Estas gestiones son muy importantes, y dan buenos resultados para la recuperación de la deuda registrada en los documentos vencidos.

d) Informes a Gerencia: Deberá presentar informes a Gerencia General, referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o desaprobados, así como el número de clientes que los solicitarán, complementando este, con el informe que deberá pasar cada fin de mes de las cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la sección cobranzas, y el análisis de estas en cuanto al atraso.

e) Control de Personal a su Cargo: Como Jefe del departamento de Créditos y Cobranzas, esta en la obligación de supervisar al personal a cargo, haciendo cumplir las normas y reglamentos establecidos por la empresa sobre el particular.

f) Determinación de Malas Deudas: En todo negocio, el riesgo de otorgar créditos a ocasionado el nacimiento de malas deudas (Cartera Pesada) que escapan a cualquier control interno e implementado, y es responsabilidad del Jefe de Créditos y Cobranzas de acuerdo a su criterio y experiencia, fijar aquellos clientes a los cuales es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

g) Arqueos de Documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de Cobranzas, es el de practicar arqueos de documentos, que nos permitan establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de cuentas corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad.

El Perfil del Cobrador

Un verdadero cobrador debe ser un profesional, lamentable no hay en abundancia pues la mayoría son simple mensajeros o recoge-cheques. Las cualidades son parecidas a los del vendedor, pues es el que vende la idea de pagar a tiempo.

Los buenos cobradores se hacen mediante esfuerzo personal (estudio, experiencia, etc.) Las principales cualidades con que debe contar un cobrador son:

Confianza en sí mismo. Que nace del conocimiento que tiene de su valor como ser humano, respeto por la propia dignidad y la de los demás.

Iniciativa: hacer lo necesario en el momento preciso sin esperar orden del superior.

Prudencia.

Puntualidad.

Constancia.

Presentación personal adecuada. (de preferencia con uniforme de la empresa)

Espíritu de colaboración.

Conocimientos de psicología.

Lealtad a su Empresa.

Cultura adecuada.

Facilidad de expresión.

Memoria.

Inteligencia

Conocimiento: de sí mismo, de sus clientes, de su empresa,

Técnicas de Cobranza, de Relaciones Públicas.

Vocación.

CETIS 79

Martínez Serrano Katia

5to “C”

Organización de departamento de crédito y cobranzas

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