DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES

5.7 ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES

DIAGRAMA DE FLUJO (TECNICA PARA PLANEAR ACCION).

Los diagramas de flujo muestran las entradas, puntos de decisiones y salidas de un proceso dado. Estos símbolos estándares unidos con flechas para demostrar cómo opera el sistema o el proceso de trabajo.

Para construir un diagrama de flujo es necesario:

• Identificar las actividades principales que se van a desarrollar y las decisiones que se van a tomar a medida que la solución se pone en práctica.

• Comprobar la lógica del plan siguiendo todas las rutas posibles en el diagrama para asegurarse que se han tenido en cuenta las contingencias.

A continuación se pone un ejemplo de diagrama de flujo, teniendo como base los procedimientos a emplear por el grupo para trabajar en el paso 1 del proceso de solución de problema (identificación y selección del problema).

DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE GANTT. (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

El diagrama de Gantt permite registrar la programación, sucesos, actividades y responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o poner en práctica una solución propuesta por un grupo.

Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan “lo que va ser ejecutado”, “cuando” y “por quien”.

Este diagrama permite al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presente en los planes de puesta en práctica de las soluciones.

Para el empleo del diagrama de Gantt se realiza el siguiente procedimiento:

• Se divide el plan de puesta en práctica en etapas alcanzables.

• Se asigna la responsabilidad de cada paso a un miembro del grupo.

• Se decide cuanto tiempo tomará cada tarea y se establece una fecha realista para su culminación.

Ejemplo de diagrama de Gantt.

¿Qué? ¿Cuándo? ¿Quién?

TAREA E F M A M J J A S O N D RESPONSABLE

A Manuel

B Pedro

C Julio

D José

DIAGRAMA DE PERT (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

Este diagrama es aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente, a los complejos y novedosos, y, tiene como objetivo controlar el tiempo y los costos.

El diagrama muestra todas las actividades que deben realizarse para que la puesta en práctica de las soluciones sea concluida en el tiempo calculado.

De las diferentes “rutas” que pueden conducir a la práctica de las soluciones, la “ruta crítica” es aquella que refleja el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto.

Este diagrama se emplea cuando se trata de comprobar o monitorear la puesta en práctica de un plan complejo, o de un plan que implique considerables gastos.

Los procedimientos para elaborar un diagrama de PERT son los siguientes:

• Se identifican las actividades necesarias.

• Se determinan las interrelaciones (por ejemplo, la actividad 3 no se puede iniciar hasta que la 1 y la 2 no hayan concluido).

• Se calcula el tiempo requerido para cada actividad.

A continuación se muestra un breve ejemplo de un diagrama de PERT para el planeamiento y conducción de reuniones por el personal dirigente.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION DURACION

(MINUTOS) ACTIVIDAD QUE LE ANTECEDE

A Confeccionar agenda de la reunión 90 -

B Redactar Memo 20 A

C Envíar Memo 5 B

D Reservar salón 5 C

E Solicitar café 5 C

F Conducir la reunión 180 D y E

G Evaluar la reunión 15 F

REDUCCIÓN DEL LISTADO.

Es una técnica que tiene diversas utilidades pero útil para lograr:

1. Comprensión de Ideas o Problemas detectados.

2. Obtener una lista de ideas o problemas objetivamente

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