DIRECTOR COMERCIAL

ANALISIS DEL CASO:

El caso de Aduanas del Perú refleja el cambio necesario que se tenía que dar para que una empresa pueda funcionar estratégicamente usando los sistemas de información.

Con el avance de la tecnología se dieron las facilidades para la implementación de las nuevas herramientas, pero hay que resaltar que los directivos se involucraron desde el inicio de forma constante y por eso se dieron los buenos resultados.

El caso de Aduanas del Peru es un buen ejemplo de una entidad del estado que utiliza los sistemas de información para mejorar sus procesos.

1. ¿Qué cambios en la organización, administración y tecnología eran necesarios en Aduanas del Perú en los años 80s?

En los años 80´s Aduanas del Perú necesitaba además de cambios en la organización y administración, necesitaba de implementación tecnológica.

En cuanto a la Organización; Aduanas del Perú operaba en situación de desorden y con serias deficiencias en la ejecución de operaciones por lo que era necesario una reestructuración organizacional que permitiera definir la naturaleza y el contenido de los roles organizacionales necesarios, los cuales determinando la especialización de conocimientos, habilidades que se requerían en cada parte de la organización se asignaran las actividades a realizar en las personas mejor capacitadas, asegurando así el cumplimiento de las mismas.

En cuanto a la Administración, era necesario un rediseño del proceso administrativo que contemple la interacción de la planificación, organización, dirección y control, como también la implementación de procedimientos claros y dinámicos que permitieran a cada quien identificar su rol dentro de la institución. Asimismo era necesario contar con personal calificado moral y técnicamente.

En cuanto a la Tecnología, que era nula no tenían hardware ni software propio sino solamente para algunas aplicaciones que se apoyaban en un servidor del MEF, por lo que indiscutiblemente era necesario la implementación de un área de sistemas y lo que ello implique como el hardware y el personal calificado para que desarrollen el Sistema de información de aduanas.

2. Describa los distintos tipos de sistemas de información que implementó aduanas del Perú.

Aduanas del Perú contempló la propuesta de implantar SINUDEA, desarrollado por UNCTAD (Organismo de las Naciones Unidas para el Comercio y el Desarrollo) que ya venía siendo usado por El Salvador y Colombia, éste sistema incorporaba los principios generales del Convenio de Kioto para el comercio internacional. Pero había una desventaja que consistía en no poder realizar desarrollos propios por no contar con el código fuente lo que se volvía una desventaja, además de tener un mantenimiento anual de un costo muy alto, por ello se definió un plan para el desarrollo de sistema piloto:

SISTEMA PILOTO AIDA (Automatización y Desarrollo Aduanero), se inició a desarrollar los módulos de importación y exportación de progresivo desarrollo con el fin de incorporar las demás operaciones aduaneras. Se implantó una red informática con servidores Novell, los enlaces se harían mediante disquetes. Uso de lenguaje clipper. Este sistema piloto se implantó en la aduana de Tacna suficientemente grande y que operaba con los distintos procesos aduaneros.

En agosto 1992 se terminó de implementar en Tacna y un mes después se aplicaron en la aduana más grande El Terminal marítimo del Callao y en Noviembre 1992 en la Aduana del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez.

SIGAD (Sistema Integrado de Gestión Aduanera) como producto del proyecto AIDA se obtiene el SIGAD en el que ya estaba desarrollado los demás regímenes aduaneros y la implantación de otros subsistemas.

Teledespacho, que consistía en la transmisión, clasificación y validación de información para el despacho aduanero, por el cual agentes de aduanas, bancos, transportistas, y almacenes estarían interconectados con las distintas dependencias de Aduanas. Con el empleo del Teledespacho, mientras la mercadería está en algún punto del proceso, en el lugar de origen, en ruta o en almacenes, puede validarse la documentación respectiva y pagarse los tributos correspondientes, facilitándose el denominado despacho anticipado.

Aduanet, En octubre 1997 se implementa éste sistema concebido como un servicio de monitoreo, seguimiento de procesos y de transacciones y de acceso a estadísticas a través de una página web. Con Aduanet mayor cantidad de usuarios podría consultar las bases de datos de Aduanas actualizadas por el sistema de Teledespacho.

3. Explique en qué forma cada uno de esos sistemas ayudó a Aduanas del Perú a estandarizar sus procesos de negocios y a mejorar su toma de decisiones.

La implantación de todos estos sistemas simplificó las formalidades y procedimientos aduaneros, estos nuevos procesos ayudaron a reducir costos y burocracias existentes y además propició una mejor imagen hacia el mercado internacional, aumentando los negocios internacionales en nuestro país. También, por otro lado, disminuyó el índice de corrupción que había en las recaudaciones de impuestos al Estado y la siniestralidad, garantizando un proceso seguro ante el Estado y la sociedad.

La estandarización de sus procesos a través de los sistemas implantados hace que los procedimientos y el control sean cada vez más efectivos. La idea es tener y vender al comercio internacional un mapa de proceso claro y eficiente.

Estas nuevas herramientas hacen posible la obtención de informaciones fiables y en tiempo real, para realización de análisis que necesiten este tipo de datos como base para una toma de decisión; como por ejemplo, establecer perfiles o tendencias de las operaciones fraudulentas y no fraudulentas, y a partir de ellos, analizar y tomar decisiones con estas bases.

4. Evalúe el rol de esos sistemas en el logro de los objetivos estratégicos siguientes:

a.- Excelencia Operativa: con el apoyo continuo de la alta dirección, los recursos económicos y de consultoría que se les proporcionó, con la implementación del nuevo sistema de información de aduanas se logró reducir procedimientos superfluos que se daban justamente por no contar con sistemas de información, esto hizo que la duración de despacho aduanero que antes de 1992 era entre 15 y 30 días en 1998 se había reducido en promedio de 3 a 5 días disminuyendo así los costos de comercio exterior.

b.- Desarrollo de nuevos productos y/o servicios: Gracias a la implementación de sus sistemas, se desarrollaron nuevos proyectos como el equipamiento total de computadoras en todas sedes, interconexión entre todos sus locales a nivel nacional, implementación de correo electrónico e internet.

Con la tecnología se dieron nuevos servicios, tal como Teledespacho, donde se atiende de manera impersonal vía internet, también los servicios de presentación de documentos vía electrónica.

c.- Buenas relaciones con clientes y proveedores: la implementación del sistema de información de aduanas trajo como consecuencia mejores relaciones, si bien estás no continuaba siendo personales el trato impersonal vía Teledespacho disminuyo drásticamente los tiempos de respuesta, además al obtener la certificación ISO 9002 se orientaba a brindar un buen servicio al usuario final.

d.- Mejora en la Toma de Decisiones: al tener la información en una base de datos en forma centralizada se pueden tomar decisiones con datos reales, las estadísticas son más confiables y esto da más credibilidad con los proveedores y el mercado internacional.

...