Documento: proyecto del sistema nacional de capacitación municipal

FICHA DE LECTURA

TÍTULO DEL MATERIAL CONSULTADO

NUEVA GESTIÓN PÚBLICA

TIPO DE MATERIAL

Documento: proyecto del sistema nacional de capacitación municipal

NOMBRE DEL AUTOR:

Hilda Hernández Pabón

INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

• Biblioteca IESE de Gestión de Empresas, La Gestión por Procesos. Ediciones Folio, España, 1997.
• Alcaldía de Medellín. Experiencias de la aplicación de Metodologías para Análisis y Control de Procesos. Diciembre de 1999.
• Senge, Peter. Quinta Disciplina. Granica. 1995.
• Claude Levy-Leboyer, Gestión de las Competencias. Ediciones Gestión 2000, S.A., Barcelona. - Mariño Navarrete, Hernando. Gerencia de Procesos. Alfaomega. Bogotá, 2001.
• Díaz Díaz, Nidia Stella. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos y Funciones basada en la calidad total. Universidad Nacional de Colombia. Bogotá, 1998.
• Departamento Administrativo de la Función Pública, Metodología para la Reestructuración de entidades públicas. Bogotá, diciembre de 1999.
• Espejo Ballivián, Raúl. Control y Auditoría como procesos de creación de confianza. - Mejía Jaramillo, Ángela. Cartilla para la Racionalización de Trámites, Procesos y Métodos de Trabajo. DAFP. 2000.

TEMA PARA EL CUAL FUE CONSULTADO EL MATERIAL:

Doctrina de las competencias o atribuciones de carácter jurisdiccional para órganos de la administración pública de un estado.

CONTENIDO DE LA OBRA

Se refiere a la identificación, análisis y comprensión de las funciones y objetivos generales otorgados a la institución por la norma de su creación y ver cómo han variado con el tiempo. Se busca establecer si existe duplicidad de funciones con otras entidades del sector administrativo o de otros sectores y constatar si necesariamente deben ser llevadas a cabo por la institución o por el contrario pueden ser atendidas por los particulares.

Dentro del Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal, y reconociendo la importancia de suministrar elementos conceptuales e instrumentos prácticos para desarrollar la capacidad administrativa de las autoridades territoriales, se ha preparado la cartilla Nueva Gestión Pública.

En ella se ofrece una visión general sobre cinco temas, considerados saberes esenciales y herramientas útiles para adecuar y modernizar las administraciones territoriales y que podrán ser afianzados mediante el ejercicio práctico de las competencias de los gobiernos territoriales.

En primer lugar, se presenta un acercamiento conceptual a la "Nueva Gestión Pública" o Gestión para el siglo XXI, que nos permite reconocer los problemas que enfrenta esta nueva mirada y las soluciones que desde ella se ofrecen, para que el Estado pueda cumplir con eficiencia y eficacia sus finalidades. En segundo lugar, se incorpora el tema de las "Modalidades de la Acción Administrativa", considerado esencial dentro del quehacer administrativo público. Mediante un breve recorrido por las finalidades, los principios y las modalidades de la acción administrativa se busca mejorar la comprensión de los mismos y promover, desde el conocimiento, un ejercicio público que responda a los lineamientos constitucionales y legales.

Con el artículo "Vinculación Laboral a la Administración Pública" se busca atender la problemática que se viene presentando en relación con la provisión de los empleos públicos, por desconocimiento de las normas previstas para el efecto en la Constitución y en la ley. Como herramientas de gran utilidad en los procesos de modernización de las entidades y de la gestión administrativa, contiene esta publicación una guía para realizar las reformas administrativas en las entidades territoriales y otra para racionalizar los trámites, procesos y procedimientos.

CONCEPTOS A TENER EN CUENTA:

Algunas definiciones básicas de los términos más utilizados en la presente guía para facilitar la comprensión y aplicación de la metodología propuesta.

Actividad: Conjunto de acciones desarrolladas al interior de un proceso que agregan valor al mismo, permitiendo el logro de resultados.

Administración pública: Entendida como la actividad propia de la rama ejecutiva del poder público, por cuanto es la que comúnmente actúa por actos administrativos, y la de las otras ramas y organismos del Estado cuando ejecutan actos que por su naturaleza son administrativos.

Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

Costo: Se entiende por costo todo gasto directo e indirecto en que incurre la entidad en la producción o prestación de un servicio. El costo es otra de las variables fundamentales que permite evaluar la eficiencia administrativa. Al ser relacionada con otras variables involucradas en el proceso productivo, muestran el grado de productividad en la utilización de los mismos.

Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del trabajo. Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.

Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gasto de recursos. Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizar en forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el resultado final, servicio o producto objeto del proceso.

Factor crítico de éxito: Identificar lo que hace muy bien la organización que le permite alcanzar objetivos y resultados positivos.

Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de planeación se ha propuesto.

Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y terminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestión está relacionada con los resultados o logros y no con el trabajo o las actividades desarrolladas.

Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión. Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.

Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de una institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas, acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. El mejoramiento continuo parte de la premisa de que nuestra vida laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.

Política Pública: Es la respuesta que da el Estado frente a una necesidad o demanda de la sociedad, o el conjunto de sucesivas respuestas del Estado ante situaciones consideradas socialmente problemáticas. Ejemplo: Establecer regulaciones o normas; brindar servicios públicos como: acueducto, alcantarillado, agua, luz, teléfono, otros; realizar obras públicas como: parques, carreteras o efectuar inversiones.

Proceso: Serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para satisfacer una necesidad.

Procedimiento: Conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea.

Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros. Racionalización: Objetivo que propende por la revisión, simplificación, supresión o modificación de trámites, procesos, procedimientos y métodos administrativos para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia, transparencia y observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos o usuarios. Es la organización lógica de las actividades con el fin de obtener un mejor rendimiento en los procesos.

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