ENSAYO DE UNA ADMINISTRACION PUBLICA

1. Justificación

La elaboración del presente trabajo, es con el objetivo de proporcionar información sobre la organización del Almacén Central, conocer los niveles jerárquicos, así como las responsabilidades de las áreas, evitar duplicidad de funciones, facilitar la inducción al puesto y servir de apoyo a los órganos de Control. Entre las más significativas, propiciando un mejor aprovechamiento de los recursos y mejorando el desempeño de las funciones otorgadas, en estricto apego a la Ley de la Administración Pública del Estado de Guerrero y la normatividad aplicable.

Determinar los criterios que definen la división del trabajo de cada una de las Áreas que integran el Almacén Central.

2. Antecedentes.

Anteriormente no existía un almacén como tal, todo lo referente al almacenamiento y resguardo de medicamentos y activos fijos se concentraba en el Hospital Raymundo Abarca Alarcón.

Es aproximadamente en el año de 1987 con el Dr. Rolando Neri Calvo se ve la necesidad de reubicar el almacén fuera de las instalaciones del hospital, por lo que se cambia a Av. Lázaro Cárdenas, Col. Loma Bonita de manera temporal.

EI terreno en el que se construye el almacén central, fue donado por un particular. En primera instancia se pretendía construir un hospital, pero finalmente se destina para la construcción del almacén con la finalidad de concentrar y distribuir de una mejor manera el medicamento, material de curación y los activos fijos.

3. Objetivos.

a) General. Implementar procesos de control que ofrezcan mecanismos más ágiles, eficaces y eficientes, para mejorar la operación en la recepción, guarda y distribución.

b) Específicos. Desarrollar un flujo grama de actividades que permita mejorar el servicio a las unidades médicas. Asignar funciones específicas al personal responsable de las áreas.

Modernizar el almacén, mediante la sistematización en línea, para mejorar los procesos internos de operación del almacén y capacitar al personal de una manera continua y permanente, con el propósito de dar un servicio de calidad.

4. Hipótesis.

Las formas de gestión expresan prácticas concretas del funcionamiento de la administración pública, pudiendo identificarse dos modelos polares que pueden coexistir: a) individual; y b) participativo. La forma de gestión “individual” es propicia para ciertas áreas, por ejemplo la atención al usuario; la forma de gestión “participativa” es apropiada para determinadas intervenciones públicas, por ejemplo la atención primaria de la salud

5. Desarrollo del tema.

Situación actual.

EI Almacén Central es un Departamento dependiente de la Subdirección de Recursos Materiales, y esta a su vez depende de la Subsecretaria de Administración y Finanzas de la Secretaría de Salud del Estado de Guerrero, para atender los asuntos que corresponden al área de su competencia, lo cual se define en el presente trabajo.

Para atender los asuntos en el ámbito de su competencia, el Almacén Central cuenta con las siguientes Áreas Administrativas y Operativas: 1 Jefe de Almacén, 1 Secretaria 6 responsables de Áreas Administrativas y 9 responsables de Áreas Operativas.

EI sistema de abasto de insumos médicos, está conformado por todas las áreas que intervienen en dicha cadena, desde la planeación de necesidades, hasta la distribución a las unidades médicas y jurisdicciones sanitarias.

Conjuga el esfuerzo de todos los que en el intervienen, al operar sistemas informáticos, concertar con todas las unidades médicas el abasto, Llevar a cabo el procedimiento de recepción, guarda, distribución y entrega.

EI Almacén Central, tiene como propósito recibir por parte de los proveedores y fortalecer las cadenas de suministro de medicamentos, material de curación, papelería, equipo de oficina, materiales impresos , ropería, uniformes y activos fijos entre otros, a las 7 jurisdicciones del estado, con sus respectivos centros de salud, hospitales básicos comunitarios, hospitales generales y hospitales de especialidades a fin de asegurar la disponibilidad de los insumos esenciales de salud para los usuarios.

Por el incremento en la demanda de servicios al almacén central, estas instalaciones ya no Ie son suficientes, y se vio en la necesidad de rentar instalaciones para acondicionar 2 almacenes alternos.

En enero de 2012, se constituyó un grupo de trabajo con el objetivo de coordinar las diferentes actividades que se desarrollan para mejorar el servicio a las unidades médicas.

Para poder eficientar la operación del almacén, resultó indispensable la reasignación de funciones del personal y nombrar responsables por área:

• Medicamentos,

• Material de curación,

• Activo fijo,

• Papelería,

• Medicamento controlado,

• Ropería,

• Vacunación

• Material de impresión.

Se han aprovechado las experiencias pasadas para implementar mejoras regulatorias en los diversos componentes de: sistema operativo, para tener información verídica.

EI almacén central, es un área muy dinámica, en donde la falta de recursos financieros y materiales constantemente están entorpeciendo sus funciones, evitando el cumplir en tiempo y forma con el objetivo principal, que es el de la distribución de los medicamentos, mobiliario y demás insumos. Par tanto es de vital importancia el que estos recursos fluyan para poder dar resultados satisfactorios. Aunado a que tanto el parque vehicular como el resto del equipo y mobiliario, en algunos casos ya cumplió su ciclo de vida útil.

Mantener condiciones adecuadas de almacenamiento para los insumos de salud es esencial para asegurar su calidad. Las fechas de caducidad del producto se determinan en base a condiciones ideales de almacenamiento para proteger la calidad del producto hasta su fecha de caducidad, lo cual es importante para prestar un servicio adecuado a los usuarios y economizar recursos.

La recepción, almacenamiento y distribución de los medicamentos y otros insumos, así como el manejo de los recursos para su operatividad, son de su ámbito de competencia, correspondiéndole el despacho de los siguientes asuntos.

I. Recibir y verificar los materiales que sean entregados por los proveedores, con relación en las especificaciones, cantidades y tiempos señalados en el pedido oficial.

II. Acomodar y custodiar los materiales que reúnan las condiciones señaladas en la documentación oficial correspondiente, con el propósito de poner en práctica su adecuado control interno y estricta vigilancia física.

III. Operar y controlar un adecuado sistema de control de inventarios, mediante el registro oportuno y correcto de las entradas.

IV. Realizar y controlar el abastecimiento de materiales, de acuerdo a las solicitudes de suministro que formulen las diferentes unidades.

V. Realizar y coordinar periódicamente inventarios por muestreo, con el propósito de validar las existencias y detectar con oportunidad posibles desviaciones y mermas.

VI. Determinar y evaluar constantemente mínimos de existencia de materiales por medio de análisis del desplazamiento que tengan, de acuerdo a su demanda.

VII. Supervisar los movimientos de almacén y su depreciación contable.

VIII. Proporcionar la información oportuna al Departamento de Control Patrimonial sobre activos fijos para control y resguardo de los bienes de la Secretaria de Salud.

IX. Vigilar el adecuado funcionamiento de los almacenes jurisdiccionales.

X. Generar los reportes de información que permitan las medidas de control, evaluación, retroalimentación y faciliten la toma de decisiones a las autoridades.

XI. Definir e instrumentar las estrategias de suministro, resguardo y actualización de inventarios del activo fijo.

XII. Establecer y aplicar estrategias para la correcta y oportuna distribución de insumos a través del sistema de almacenes y coadyuvar en su asignación equitativa a las unidades aplicativas.

 Universo de trabajo.

Con las acciones de este programa de trabajo, en primera instancia se beneficia al personal adscrito a esta área, al proporcionarles la debida capacitación para el desempeño de sus funciones,

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