ESCUELA SECUNDARIA No. 57 “República de Guatemala”

CARACTERISTICAS

SIMILITUDES

DIFERENCIAS

GUIA

-en la guía se hace historia de la institución o instituciones que producen la documentación, nos habla de la génesis documental de sus interrelaciones entre las secciones y las series hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo.

-existen 2 tipos de Guías las Generales y las especiales

-las Guías Generales pueden ser relativas a un conjunto temático o geográfico de archivos y los datos concretos de cada uno de los archivos se reducen al mínimo.

-las guías especiales, pueden ser relativas a un fondo o una sección de fondo integrantes de un archivo, dando más relevancia al génesis documental o la historia de la institución generadora.

-El núcleo fundamental de una guía es la descripción de fondos y colecciones, divididas en secciones, subsecciones y series.

-Parte integrante de las guías pueden ser panorámicas del edificio que contiene el acervo o de algunos documentos relevantes y se puede presentar en forma de tríptico.

INSTRUMENTO DESCRIPTIVO

La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripción son: la unidad archivística que se describe y el grado de detalle de la descripción.

La guía, es una obra cuya finalidad  es informar panorámicamente sobre el conjunto documental, haciendo valoraciones de una forma global y destacando lo más importante del conjunto.

INVENTARIO

-su campo de acción es un fondo documental, o una sección de archivo o fondo completos y su objeto las series.

-tiene 3 funciones básicas

De control (para el archivónomo)

De orientación

De información

-elementos constituyentes

tipología documental

autor

destinatario

materia

fechas extremas

Signatura referida a las unidades de instalación.

-en los archivos administrativos debe existir una clasificación previa al inventario.

-en los archivos históricos la clasificación se realiza a la par del inventario.

-ejemplo de Inventario

Archivo

Fondo

Sección

Subsección

Serie (tipología)

Ano

Fechas limites

No. Legajo o Libro

Localidad

Descriptores

INSTRUMENTO DESCRIPTIVO

La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripción son: la unidad archivística que se describe y el grado de detalle de la descripción.

-El inventariodescribe series documentalessin descender a la particularización.

CATALOGO

-es analítico.

-exige la ordenación de la serie documental a la que se refiera.

-cumple con función informativa de un documento concreto.

-elementos necesarios para catalogación (por documento)

fecha completa (año,mes,día,lugar)

tipología

autor

destinatario

asunto

extensión

datos externos

relación de anexos (si existen)

Signatura referida al orden de cada uno de ellos dentro de la unidad de instalación.

-describe las unidades documentales (documentos o expedientes) de una serie, o parte de ella, que traten de un mismo asunto. Se trata por tanto de un instrumento de descripción que requiere mucho tiempo para su elaboración, pues implica el análisis exhaustivo de los documentos, y por ello sólo se aplica para describir determinadas agrupaciones o categorías de documentos que por su valor estratégico en las actividades de la organización o patrimonial así lo requieran (por ejemplo, series históricas o de gran demanda por parte de los investigadores).

INSTRUMENTO DESCRIPTIVO

La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripción son: la unidad archivística que se describe y el grado de detalle de la descripción.

-El catalogo describe piezas documentales, pormenorizando unidad por unidad a detalle.