Ejercicios Apa3

AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS 3

EJERCICIO # 1

CAPITULO 1 – ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

COMPETENCIA: Ejemplificar los elementos del FODA.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Complete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el capitulo.

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EJERCICIO # 2

CAPITULO 1 – ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

COMPETENCIA: Elaborar un FODA preliminar.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: CADENA DE RESTAURANTES COMIDA CHAPINA S.A.

Cuando Ángel Aragón ocupo el puesto de director general de la cadena de restaurantes Comida Chapina, S.A. en el 2001, se encontró con importantes problemas. Esta cadena cuenta con 45 restaurantes en todo el país, tanto en la ciudad capital como en los departamentos.

Cada restaurante de la cadena ofrecía diferente menú. Aun dentro de la misma ciudad capital, los restaurantes ofrecían cartas diferentes porque cada tienda compraba los ingredientes a diferentes proveedores lo cual le preocupo.

En una reunión a gerentes de restaurantes platico con varios de ellos quienes se mostraban dispuestos a firmar con la embotelladora del Sur, la cual les ofrecía varios beneficios a diferentes cadenas de restaurantes. Durante esta reunión Aragón menciono de que había realizado vivistas a los diferentes restaurantes de la cadena y observo que en la mayoría de ellos, la infraestructura se encontraba descuidad, por ejemplo, la pintura se desprendía de las paredes, los hornos no funcionaban, los espacios de parqueo tenían baches y no tengan señalizada las línea, entre otros problemas.

Aragón analizo la situación y se percato que debía centralizar la toma de decisiones en cuanto a publicidad y compras.

Cada restaurante cuenta con un sistema de información aislado. No se consolida la información de todos los restaurantes y no se cuenta con estados financieros consolidados. Un sistema de información común que permita consolidar información apoyaría el proceso de toma de decisiones gerenciales.

Se le solicita tomar el rol de consultor del Sr. Aragón y preparar un Análisis FODA para la cadena de restaurantes. Recuerde que debe responder a las siguientes interrogantes.

1. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de empresa?

Fortalezas: Ubicaciones en todo el país

Debilidades: No hay procesos unificados, no existen procesos automatizados

2. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazar de la empresa?

Oportunidades: Remodelación, ofrecer los mismos menús en todos los restaurantes

Amenazas: Competencia, mal servicio.

3. ¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Mejor producción, mejor servicio, obtener utilidades, llevar un mejor control.

4. ¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado?

Factores Internos

Factores Externos FORTALEZAS (F)

Ubicaciones en todo el país DEBILIDADES (D)

No existen procesos unificados

Nos existe automatización de procesos

OPORTUNIDADES (O)

Remodelación, unificar productos ESTRATEGIAS (FO)

Maxi –Maxi

Remodelación

Invertir en la modernización ESTRATEGIAS (DO)

Mini-Maxi

Unificar procesos y automatizarlos

AMENAZAS (A)

Competencia y mal servicio

ESTRATEGIAS (FA)

Maxi-Mini

Promocionar ofertas ESTRAGEGIAS (DA)

Mini–Maxi

Quedarse con el personal con mejor desempeño

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EJERCICIO # 3

CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

COMPETENCIA: Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO:

Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo

Lucía Ruíz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la cuota mensual de membrecía a los clientes para enviárselas al lugar donde laboran. El sistema genera un cargo a la tarjeta de crédito o débito autorizada por el cliente en su contrato. Ella sigue los pasos siguientes:

1. Revisa si los clientes nuevos ya están ingresados en el sistema o bien si espiró el contrato de algún cliente y no renovó su membrecía para eliminarlo del sistema

2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membrecía a las tarjetas de crédito o débito autorizadas

3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema de clientes, para verificar que toso están incluidos.

4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes

5. Revisa el listado generado de facturas

6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los cambios pertinentes y procede a imprimir las facturas

7. Imprime los sobres y cartas de envío a los clientes

8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente

9. Imprime el listado de recepción de facturas

10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepción y los sobres con las facturas y cartas para los clientes.

Elabore el diagrama de este procedimiento administrativo.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

NO

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EJERCICIO # 4

CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

COMPETENCIA: Ejemplificar el uso de diagramas de flujo.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Complete la tabla a continuación, indicando las ocasiones en que a su criterio, se recomienda el uso de cada tipo de diagramas.

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos III TAREA 1: ANALISIS FODA Valor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos Página 1

Tarea 1

INTRODUCCION:

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, es conocida ya en el mercado por sus productos como sillas, escritorios, archivos y estanterías de oficina, asimismo es una empresa comprometida con el cliente impulsada siempre por las mejoras hoy día no está satisfecha con su desempeño por lo que ha decido realizar un diagnostico de su situación, que derivara en el aumento de su desempeño, y desarrollo de programas que le permitan mejorar el servicio y atención al cliente así como la eficiencia en su operación.

Para realizar dicho diagnostico ya definido, el cual se usara como herramienta de análisis FODA; que se identifica de la manera siguiente:

Fortalezas

Alta experiencia de los colaboradores en los procesos de producción.

Normas de calidad en la elaboración de los productos.

Procesos técnicos definidos para alcanzar los objetivos.

Debilidades

Poca motivación a los colaboradores de producción.

Falta de capacitación del personal administrativo

No hay mantenimiento de equipo de producción

Oportunidades

Mercado mal atendido

Necesidad del producto

Tendencia al crecimiento de este tipo de mercado

Amenazas

Competencia de productos similares

Inestabilidad del Mercado Nacional

Fábricas de la competencia, contratan personal de la empresa.

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos III TAREA 1: ANALISIS FODA Valor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos

Como parte del diagnóstico del análisis FODA, se requiere que elabore lo siguiente:

1. La matriz FODA para la formulación de estrategias FODALES: (3 pts.)

2. Identifique de las doce estrategias a seguir según el diagnóstico realizado, cuales utilizo. (1 pts.)

La poca motivación de los colaboradores de producción.

3. En base a la estructura anterior, justifique su análisis. (1 pts.)

La poca motivación hacia los colaboradores creo que es la base de esta empresa.

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EJERCICIO # 5

CAPITULO 3 – MODELIZACION DE UN SISTEMA

COMPETENCIA: Sintetiza los aspectos relevantes del levantado de requerimiento para cada área a considerar en el diseño de un sistema.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Complete el siguiente esquema especificado para cada una de las áreas del levantado

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