El Archivo Histórico

ACTIVIDADES ESENCIALES A REALIZAR EN UN AREA DE ARCHIVO HISTORICO ASI COMO AQUELLAS ENCAMINADAS A LA PRESERVACION, Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y SUS SISTEMAS DE CONTROL

El presente tiene como objetivo mostrar la importancia que tienen los archivos históricos y el porqué de su gran valor de conservarlos en buen estado, ya que actualmente en la gran mayoría de la instituciones el archivo histórico más que eso se considera como archivo muerto, esto debido a la falta de apoyo y de recursos para mantenerlos en orden y en buen estado. Sin darse cuenta que como su nombre lo indica es la historia, es el acervo cultural de la institución.

El Archivo Histórico es el conjunto orgánico de documentos transferidos de los Archivos de Concentración de los entes obligados, al considerarse inactivos por sus unidades orgánicas;

Se considera que un documento después de terminado su ciclo en el archivo de concentración debe pasar al archivo histórico, claro esto debe determinarse por parte de los comités de información de dependencia, y con la opinión de la CEGAIP en su caso, dada la eliminación de su formato impreso o su conservación permanente y realizar su transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a su valor histórico.

Los archivos históricos serán depositarios permanentes de los soportes electrónicos de los archivos cuyo formato impreso haya sido eliminado;”

El archivo histórico se integrará con documentos e información que tengan por lo menos diez años o más de haber sido producidos, procesados o girados por última vez, tiempo que se contará a partir de la fecha de conclusión de las funciones públicas de la última autoridad o servidor público que realizó algún acto administrativo que afectare el documento en cuestión. Si el documento o información tienen relación directa con un trámite, ejecución o resolución pendiente, o aún no transcurre el plazo señalado en el documento de referencia, deberá mantenerse en el archivo de gestión vigente.

Para realizar la transferencia del archivo de concentración al histórico se debe realizar la baja documental o depuración el cual consiste en el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. Además de acuerdo al Calendario de caducidades ya que este es el instrumento auxiliar de la valoración documental en el que se establecerán los tiempos en que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, deben operarse los procesos de transferencia, selección y baja de la documentación.

Esto de acuerdo al ciclo vital de los documentos de archivo, ya que los documentos de archivo tienen un ciclo vital que se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales de la información contenida en ellos. Dichas fases son las siguientes:

a) Activa o de Gestión de la información documental, también conocida como primera edad de los documentos;

b) Semiactiva o de concentración o segunda edad de los documentos de archivo, y

c) Inactiva o Histórica o de tercera edad de los testimonios documentales;

. Transferencia secundaria: El traslado controlado y sistemático, con base en las disposiciones contenidas en el Catálogo de Disposición Documental, de los expedientes y series del archivo de concentración al archivo histórico, para su conservación permanente;

Dentro de las as actividades esenciales a realizar se encuentran; La Conservación de los documentos el cual consiste en una serie de aplicación de técnicas y procedimientos de preservación

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