“Proyecto de digitalización e indexación de formatos del archivo histórico de la Dirección de Control Escolar e Incorporación de la Secretaria de Educación del Estado de Tabasco”

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Dirección General de Educación Superior Tecnológica

Instituto Tecnológico Superior de Centla

Jefatura de Carrera de Ing. Sistemas Computacionales, Ing. En Tecnologías de Información y Comunicaciones y Lic. Informática

Proyecto de Residencia Profesional

Proyecto :

 “Proyecto de digitalización e indexación de formatos del archivo histórico de la Dirección de Control Escolar e Incorporación de la Secretaria de Educación del Estado de Tabasco”

Presentan:

José Eleazar de la Cruz García

Empresa:

Secretaria de Educación Pública del Estado (SEP) [pic 8][pic 9][pic 10]

Periodo: Enero-Junio 2014

INTRODUCCIÓN

Planteamiento del Problema 4

Justificación5

Objetivo General y Especifico 6

Alcances 7

Características de la Empresa

Antecedentes8-9

   Misión8-9

   Visión8-9

   Valores8-9

Fundamento Teórico  

Estructura del Proyecto 10-12

Descripción del Proyecto10-12

Introducción

El rápido desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, provee a las organizaciones de una herramienta eficaz, para realizar de manera más eficiente prácticamente todas sus actividades. Esto es una oportunidad para ser más competitivo, pero en el caso del sector público, se convierte en una responsabilidad, es por ello que un uso adecuado de las TIC´s debe llevar al desarrollo de proyectos de servicio que resulten en mayores facilidades para la realización de trámites y la obtención de documentos oficiales.

Planteamiento del Problema

En este capítulo se describirá de manera amplia la situación del objeto de estudio, ubicándolo en un contexto que permita comprender su origen y relaciones.

En la actualidad uno de los problemas que afectan a la población estudiantil y laboral (docentes) es el extravió de documentos primordiales obtenidos a lo largo de su formación académica, La Secretaria de Educación del Estado es la dependencia gubernamental encargada de administrar dichos documentos, autorizar y promover.

Una de las actividades principales de dicha dependencia es la reposición de documentos del ámbito académico, dicho proceso requiere de realizar solicitudes con los datos específicos del solicitante, presentándose un proceso tardío a la hora de adquirir los documentos.

Durante muchos años se ha realizado de la misma manera, lo cual ha traído como consecuencia que el proceso de entrega de los documentos solicitados sea tardío.

Esta situación trae como consecuencia un problema a nivel estatal, ya que los 17 municipios son participes en el proceso de trámites para renovación de nuevos documentos, es decir, los servicios de esta dependencia trae una mayor demanda debido al número de la población.

La Secretaría de Educación del Estado es una dependencia gubernamental encargada de administrar el mayor número de documentos relacionados con cada persona, en dos de los más importantes sectores de la población; maestros y alumnos.  

Esta dependencia está comprometida con la población; consciente del compromiso y la responsabilidad que implican los servicios que ofrece y para ser congruente con la política de cambio que tanto requiere Tabasco, ha decidido implementar el “Proyecto de digitalización e indexación de formatos del archivo histórico de la Dirección de Control Escolar e Incorporación de la Secretaria de Educación del Estado de Tabasco”. En este sentido la Dirección de Control Escolar de esta Secretaria, ha implementado un plan de acción con dos objetivos; el primero consiste en garantizar la integridad del archivo histórico de control escolar cuyos registros más antiguos datan de hace más de ochenta años y el segundo de proporcionar un servicio más eficiente a las personas que solicitan la expedición de diversos documentos de su historial escolar.

De acuerdo a la evaluación realizada por dicha institución para seleccionar a la empresa cuyas características sean capaces de resolver las necesidades planteadas, la Secretaria ha tomado la decisión de encargar esta responsabilidad a las propias instituciones del Estado que tengan la capacidad técnica y humana para desarrollarlo. De aquí, una vez hecho el análisis pertinente, se ha designado al Instituto Tecnológico Superior de  Centla para realizar esta actividad.

Justificación

En nuestros días se hace patente la necesidad de nuevos sistemas de automatización de procesos en las dependencias y/o empresas, cada vez más sofisticados y tendientes a la eliminación de los errores por percepción humana.

Es ante este panorama, tan atractivo por su aplicabilidad práctica como por las perspectivas de investigación tecnológica que abren como proyecto, que se decide realizar el presente; cuyas principales metas inmediatas estriban tanto en la investigación propiamente dicha, cuyo producto tangible será un artículo informático que presentará las conclusiones de la investigación a la resolución del problema planteado. Además de incursionar en las primeras etapas de implementación de proyecto, entendidas como un prototipo formal inicial o una codificación de las funcionalidades básicas.

Es así como la Secretaria de Educación del Estado de Tabasco la cual es una de las dependencias que maneja el mayor número de documentos relacionados con cada persona, en dos de los más importantes sectores de la población; maestros y alumnos, decide poner en marcha el proyecto de Digitalización e indexación de Formatos del Archivo Histórico de la Dirección de Control Escolar e Incorporación de la Secretaría de Educación del Estado de Tabasco.

En este sentido la Dirección de Control Escolar de esta dependencia, ha implementado un plan de acción con dos objetivos; el primero consiste en garantizar la integridad del archivo histórico de control escolar cuyos registros más antiguos datan de hace más de ochenta años y el segundo de proporcionar un servicio más eficiente a las personas que solicitan la expedición de diversos documentos de su historial escolar.

Por tanto el presente proyecto pretenderá abarcar tanto la faceta de investigación científica como el desarrollo de un software asociado, ambas muy postergadas en nuestro país.

Objetivos

Objetivo General

Desarrollar un sistema de búsqueda que sea capaz de mostrar los documentos que el usuario requiera en base a sus datos académicos como lo son el año en que estudió, el municipio, el nombre de la institución, dependiendo del tipo de documento que solicite.

Objetivo Específico

Se espera por parte de este proyecto que el equipo de desarrollo cumpla como mínimo con los siguientes objetivos específicos:

-Realizar documentación estandarizada y consistente en cada una de las fases del proceso de desarrollo de software para la disminución del costo en esfuerzo para una futura mantención.

-Estimar tiempos de desarrollo de software y esfuerzo involucrado en ello.

-Conocer aspectos relacionados con las interfaces de usuario (estética, navegabilidad, entre otros aspectos).

-Establecer adecuadamente normas de desarrollo y planes de contingencia (matriz de riesgo) para el manejo eficaz en situaciones que pudieran afectar (retrasar o no cumplir) con los objetivos que son cruciales para el proyecto.

-Definir un plan de prueba que se ajuste al proyecto en particular con el propósito de descubrir errores en el Sistema.

ALCANCES

Alcance del Producto → características y funciones.

Alcance del Proyecto → trabajo a realizar para obtener el producto.

Este sistema de Consulta a desarrollar será capaz de realizar una búsqueda de aquellos documentos que el usuario requiera ingresando los datos correspondientes.

Para ello va a contar con las siguientes características y/o funciones:

Seleccionar el área a la cual pertenece el documento.

- A que tipo de área educativa pertenece el documento a buscar dependiendo del usuario.

Seleccionar el departamento

- Buscar el tipo de departamento educativo al cual corresponde el documento.

El modulo solicita los datos del usuario.

- Ingresar la información requerida con respecto al usuario.

Se realiza la búsqueda

- El sistema arroja los resultados de acuerdo a los datos ingresados.

Características de la Empresa

Antecedentes:

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Lic. Antonio Ocampo Ramírez

La Secretaría de Educación del Estado de Tabasco, se creó el día 1° de enero de 1983, según Decreto 2325 de esa misma fecha, donde se aprueba la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, publicado en el suplemento núm. 4206.

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