Elaboracion De Organigramas

Introducción

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Además de un buen organigrama debemos de tener un buen diseño de la estructura administrativa, Permitiéndonos lograr una determinada disposición de sus recursos par así poder alcanzar los propósitos propuestos que permita la interrelación e interacción de sus elementos

Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que están referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, además de un adecuado diseño de la estructura administrativa lo que permitirá conocer la correcta elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.

Elaboración de Organigramas

Concepto

El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

Finalidad:

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:

• Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.

• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

Requisitos:

Precisión:

En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia:

Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

Uniformidad:

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

Clasificación:

Los organigramas pueden ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:

Contenido u objetivo:

Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.

Generales:

El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una

Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.

Específicos:

El Organigrama Específico consiste en presentar la estructura organizacional de una

Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.

Analíticos:

El Organigrama Analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización. Además, para lograr identificar la composición de los puestos y tener claramente las funciones que desarrollan se deberá citar el puesto funcional, de tal forma que si en un Órgano Administrativo existe un coordinador técnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto deberá citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el puesto deberá citarse secretaria; un analista técnico, que realiza funciones de limpieza de oficina, en el puesto deberá citarse intendente; y así sucesivamente. Además, deberán definirse las líneas de mando de forma analítica para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerárquico.

Es sumamente importante destacar la relevancia de plasmar mediante este medio a toda la organización, incluyendo los órganos desconcentrados, y en su caso, se deberá determinar la conveniencia de acuerdo a la complejidad de una unidad administrativa u órgano desconcentrado de desagregar los organigramas de las áreas que lo ameriten.

Funcionales:

Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados, estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

De integración de puestos, plazas y unidades:

Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así

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