GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN

1. ASPECTOS PRELIMINARES

a) Autorización de Nivel superior

La unidad, persona o grupo de trabajo a cargo de la elaboración del organigrama debe buscar autorización del nivel superior de la organización para iniciar el proceso. Si bien se puede generar por iniciativa propia, y presentarlo una vez terminado, la aprobación previa a su diseño es más eficiente puesto que se puede traducir en un apoyo y una colaboración importante por parte de la dirección principalmente en la etapa de recopilación de información.

b) Formación del grupo de trabajo o encargado

Con el objetivo de darle validez a este proceso, es importante el definir una unidad que esté encargada directamente de la elaboración del organigrama. Este grupo puede ser una unidad ya existente de la organización, un grupo multidisciplinario formado por integrantes de la organización, un grupo externo, o simplemente una persona. Lo importante, es que el grupo formado o la persona a cargo, tengan conocimientos en relación al diseño organizacional y que también conozcan y sepan cómo funciona la organización a evaluar. En el caso que esto no ocurra es importante generar cierto tipo de capacitación o consultoría a quienes busquen liderar el proceso.

c) Determinar un programa de trabajo

Con el fin de establecer el procedimiento, las tareas y los plazos para estas, es importante que se genere una planificación de las actividades que son necesarias para que se lleve a cabo la preparación, diseño e implementación del organigrama. Para esto es importante definir también los plazos establecidos para cada actividad y de esta forma delimitar un periodo de tiempo aproximado que durará el proceso. De esta forma, se definirá un plan de acción que regirá los procedimientos para cada etapa de la creación del organigrama. Para el documento puede emplearse una gráfica de Gantt o un documento tipo calendario.

2. PASOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL ORGANIGRAMA

a) Recopilación de información

A través de diferentes medios de obtención de información, ya sea entrevistas, encuestas, cuestionarios, formularios, etc., se espera que a través de los jefes o directivos de las diferentes áreas, el personal operativo y otros agentes tanto externos como internos que se relacionan con la organización, se obtenga y se recopile toda la información relacionada con la estructura de trabajo y los procesos que se llevan a cabo en la organización.

Es importante también tener acceso a centros de documentación o archivos importantes que señalen la información formal con respecto, por ejemplo, a normativas y reglamentaciones relacionadas, a la formación e historia de la organización, información administrativa relevante, estructura de la estrategia y otros elementos más específicos como el organigrama actual (si se busca cambiarlo), las funciones de las distintas unidades y cargos, las relaciones entre dichas unidades y cargos, etc.

Por otra parte es importante también tener información en el caso de que la organización se encuentre dentro de otra macro organización. Los factores tanto internos como externos que influyen en el desarrollo de la organización.

i) Información necesaria:

Se deben obtener específicamente los siguientes datos:

• Situación de la organización (etapa en la que se encuentra, proceso de innovación, etc.)

• Áreas, unidades, divisiones, departamentos y subunidades de cada uno. Es importante especificar claramente sus nombres.

• Nivel jerárquico en el que se encuentran en la organización

• Relaciones entre las distintas unidades (supervisión, coordinación y comunicación)

• Naturaleza de las relaciones (de cooperación, de asesoría, desconcentración territorial, paralelas, etc.)

• Funciones que cada unidad y subunidad

• Puestos y cargos que la conforman.

ii) Fuentes de Información:

• Archivos o centros de documentación

• Funcionarios o encargados de unidades

• Agentes externos relacionados con la organización

iii) Métodos de recolección:

• Investigación documental:

Se investiga la base legal y los reglamentos que rigen la institución, al igual que otros documentos que también definen la estructura administrativa

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