Es Usted Eficiente Al Programar Reuniones

En mi experiencia laboral este tema es uno de los que más quita tiempo y no se realiza nada positivo, realmente en la mayoría de las reuniones se tiene una hora de inicio, hora final y un tema, pero lastimosamente nos e cumple. Las actas no son obligatorios y se invita demasiada gente y esto distorsiona el objetivo de la reunión. Yo manejo un grupo de 5 personas y realizo dos reuniones semanales de los avances de los proyectos, la hora de inicio si está planificada pero la hora de finalización no la coloco y esto si puede ser desgastante porque algunos temas se alargan demasiados y se habla demás sin enriquecer la reunión con lo realmente importante. Algo que si se tiene presente es el objetivo y se analiza el avance de cada proyecto y se toma decisiones de como proseguir.

Después de leer las lecturas de esta semana, me doy cuenta que no somos eficientes programando reuniones y tampoco las personas que planean las reuniones en mi empresa, ya que lo primero que no se respeta es la hora de inicio y con esto ya todo empieza todo mal, siempre se pierden un promedio de 20 minutos esperando a que todas las personas lleguen y otros 10 minutos mientras se organizan, las reuniones tiene un tema, pero casi siempre no es el central y como es con mucha gente se empieza a desviar la conversación y no se termina la reunión a la hora acordada, las actas si se llevan, pero a veces estas actas se demoran más de lo necesario y esto hace que al aprobarla algo se le pase por alto.

De ahora en adelante tomare estas premisas:

• Hora de inicio y hora de finalización.

• Objetivo detallado y que cada participante sepa porque está citado.

• El número adecuado de participantes.

• Acta de la reunión y aprobada por los participantes, esta acta no puede durar más de 3 días en ser aprobada.

• Los temas tratados deben ser puntual y la idea es que salga una decisión.

• Los participantes debe confirmar su asistencia, ya que cada uno de los invitados son claves para conseguir el objetivo.

Si se aplican estas simples reglas estoy seguro que las reuniones empezaran a ser efectivas y eficientes.

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