Estrcutura Interna

4.1.1. Finalidad

La realización de este procedimiento redundará principalmente en :

a) Optimización de los trabajos de Organización y Métodos en términos de organización y perfeccionamiento de la metodología y las técnicas adoptadas.

b) Perfeccionamiento y mantenimiento oportuno de las herramientas básicas de organización.

4.1.2. Base Legal

Manual de Organización de la EMPRESA

4.1.3. Descripción

Este procedimiento se inicia por cualquiera de las siguientes circunstancias :

a) Ejecución del Programa Anual de los trabajos del equipo de Organización y Métodos.

b) Por propia iniciativa del equipo de Organización y Métodos, como resultado principalmente de la evaluación de los índices de gestión.

c) Por determinación del Jefe del Sistema.

d) A solicitud de las distintas áreas de la organización.

Este procedimiento comprende las siguientes operaciones :

a) El jefe del equipo de Organización y Métodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo de acuerdo al orden de prioridades que tenga definido, instruye al analista designado, excluyéndose la situación prevista en el ítem b).

b) Para el caso del ítem d), la unidad interesada solicita a través de su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, la ejecución de un trabajo de Organización y Métodos. A continuación el Jefe del Sistema de Planeamiento, luego del análisis de la solicitud, la encamina al equipo de Organización y Métodos.

c) El analista designado procede al llenado del Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS”, e inicia el desarrollo de los trabajos considerando la secuencia de actividades a seguir :

1) Programación del trabajo.

2) Ejecución y control que comprende :

• Recolección de Datos.

• Análisis de los Datos.

• Diagnóstico.

• Elaboración y Aprobación del Trabajo.

• Implantación.

d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuará las anotaciones correspondientes en el Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS”, incluyendo las fechas en que serán realizadas las evaluaciones y actualizaciones del trabajo, con una periodicidad no mayor a 3 meses.

4.1.4. Diagramación

a) Procedimiento para Programación, Ejecución, Control y Evaluación de los Trabajos de Organización y Métodos.

4.1.5. Formularios

a) Formulario MP300.01.01: “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS.

1) Objetivos :

• Registrar todas las actividades que sean ejecutadas por el equipo de Organización y Métodos y por los grupos de trabajo (GT) del Programa de Desarrollo Institucional (PDI).

• Controlar todos los aspectos del proceso antes de la ejecución de los trabajos; dicha información permitirá posteriormente elaborar los informes de las actividades desarrolladas por el equipo de Organización y Métodos.

• Contar con información estadística sobre los resultados de la implantación de los trabajos proyectados.

2) Llenado del formulario :

El formulario será llenado en original y dos copias por el Jefe del Equipo de Organización y Métodos antes de iniciar cada trabajo y tendrá la siguiente distribución :

• Original : Para el Jefe del área motivo del trabajo.

• Primera copia : Para el analista que ejecutará y/o coordinará el trabajo.

• Segunda copia : Archivo del equipo de Organización y Métodos.

Para el llenado se debe seguir las siguientes indicaciones :

• Número : Número secuencial que será dado al estudio (asignado consecutivamente anual)

• Fecha : Fecha de la solicitud o propuesta.

• Título de la Actividad : Colocar el que corresponda al trabajo a realizarse.

• Solicitante : Nombre del área o jefatura que haya solicitado el estudio.

• Tipo de Actividad : Características del tipo de actividad, que se realizará.

• Metodología : Indicar el esquema metodológico (la forma de atención) que se empleará en el estudio.

• Descripción Breve de la Actividad : Breve descripción de la actividad a ser realizada indicando sus principales tareas.

• Finalidad : Indica las necesidades que dieron origen a la formulación del trabajo y sus objetivos.

• Personal Asignado : Registrar el personal que participará en las diferentes etapas del trabajo.

• Resumen de resultados : Al final del trabajo se debe registrar en las copias,

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