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Auditoría Interna


Enviado por   •  29 de Junio de 2011  •  1.340 Palabras (6 Páginas)  •  1.339 Visitas

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O: Oportunidad de mejora NC: No conformidad

Proceso auditado: Gestión de recursos y liderazgo y mejoramiento (oficina de archivo) Fecha de Realización 05 y 06 05 2010

Responsable del proceso:

Rectora de la IETP, Profesional universitario, Secretaria académica y Jefe de archivo

Auditor:

Álvaro Avendaño Trocha

Isidora Reyes Cañate

Luz Marina Agamez Cervantes

Virgenis Ramos Salazar

Francisco Gómez Pinto

Objetivo:

Determinar el grado de conformidad, adecuación, conveniencia y eficacia del sistema de gestión de calidad de la IETP con base en los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008 y demás criterios y requisitos legales, del cliente y de la organización.

Alcance de la auditoría:

Aplica a la dependencia de archivo general del procesos gestión de recursos y liderazgo y mejoramiento de la IETP

Documentos analizados:

Manual de Perfiles y Funciones (MA-004), Manual de la Calidad (MA-001), Planeación y Evaluación de la inducción y reinducción (F-GR-002), Inscripción y traslados, SIE, Tarjeta Acumulativa de Matrícula (F-GR-004), DR-004 Norma Básica de Documentación, DR-009 Requisitos para la Prestación del Servicio Educativo, PR-001 Control de Documentos, PR-002 Control de Registros, Solicitud de correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas (F-LM-11), Control de Mejoras (F-LM-013),Decreto 3011 de diciembre 19 de 1997, Resolución No 5360 emanada del MEN, Resolución 0585 emanada de la SED de Cartagena, El proceso de matrícula del MEN,

Personal entrevistado:

Maria de Jesus Berrio Quiñonez (Rectora IETP)

Pedro Navarro Cassiani (Coordinador de cálida y Procesos Institucionales)

Roberto Hernandez (profesional universitário)

Carlota Arnedo (secretaria académica)

Leonor De La Rosa (jefe de archivo)

Yaneth Guerrero Olivo (secretaria de coordinación académica)

Aspectos favorables:

1. La institución tiene claridad sobre los documentos que deben presentar los estudiantes docentes y administrativos según los lineamientos emanados del MEN, la CED de la ciudad de Cartagena de Indias D. T y C

2. La oficina de archivo se encuentra organizada por secciones de archivo en donde cada gaveta se rotula con las carpetas que contiene y estas a su vez están en orden alfabético facilitando ágilmente su ubicación

3. En la oficina de archivo se lleva un control de las carpetas que son prestadas por motivos diversos a cualquier oficina de la institución para sus necesidades de trabajo.

4. Se evidencio la gestión de adecuación y dotación para la dependencia de archivo.

5. En esta oficina se controla y se deja registro de la utilización de la sala múltiple da la institución. Lo que se logra por medio de cartas de solicitud y libreta de control.

6. La institución cuenta con dos software que en concordancia con la oficina de archivo mantienen la información de los estudiantes y la enlazan a las bases de datos de la SED y el MEN.

7. La IETP tiene en proceso la estructuración e implementación de los procedimientos PR – 013 (procedimiento para la recepción, clasificación y entrega de la correspondencia y PR-014(admisión y matriculas) con el fin de corregir algunos problemas detectados por la institución en auditorías internas, externas y en revisiones.

DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS O NC

1. Es necesario que se haga seguimiento a los memos de requisitos faltante que coloca en la carpeta de los estudiantes, quien autoriza su matrícula en tales condiciones, para garantizar el archivo total de su documentación, se evidenció estudiantes autorizados con documentos faltantes pero no se gestiona su entrega oportuna, ejemplo: (Valdez Boris José de preescolar T-05) X

2. Se requiere que la institución reglamente los tiempos de archivo de los diferentes documentos que mantiene, se evidenció la existencia de carpetas de personal que no labora en la institución y estudiantes que desertaron en años anteriores. X

3. La institución debe mantener en buen estado los documentos de sus clientes protegiéndolos de la humedad, el deterioro y las plagas, se evidenció el daño total y permanente en muchas carpetas de estudiantes que se encuentran en archivadores y los libros de notas de estudiantes egresados

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