Estructuras Organizacionales

Estructuras Organizacionales

1. Aplicar las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para conceptualizar, diseñar, elaborar y actualizar estructuras organizacionales

2. Distinguir claramente los diferentes formatos de estructura de acuerdo con su naturaleza y presentación

• Proporciona una imagen formal de la organización

• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación

• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional

• Constituye una fuente autorizada de consulta

Los organigramas revelan:

• La división de funciones.

• Los niveles jerárquicos.

• Las líneas de autoridad y responsabilidad.

• Los canales formales de comunicación.

• La naturaleza lineal o staff del departamento.

• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

• Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada.

Criterios fundamentales para su preparación

 Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

 Sencillez: Debe ser simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.

 Uniformidad: Para facilitar su interpretación conviene hegemonizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.

 Presentación: En gran medida, su funcionabilidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerar criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

 Vigencia: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.

Clasificación:

Los organigramas se pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

 Por su naturaleza

 Por su ámbito

 Por su contenido

 Por su presentación.

Por su naturaleza:

Microadmisnistrativos: menciona algunas áreas que conforman una organización

Macroadmisnistrativos: Contienen información de más de una organización

Mesoadministrativos: considera una o varias organizaciones de un mismo sector o ramo.

Por su ámbito:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico.

Específicos: Representan la organización de un departamento o sección de una empresa

Por su contenido:

Integrales: Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Funcionales : Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico:

De puestos, plazas y unidades:

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias.

También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Por su presentación:

Verticales: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles.

Jerárquicos con líneas punteadas. Son los más usados.

Horizontales: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Son muy pocos usados.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

Organigrama circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

Ordenamiento: En la administración central o el sector público por lo general estos niveles son:

 Primer nivel (Secretario)

 Segundo nivel (Subsecretario)

 Tercer nivel (Oficial mayor)

 Cuarto nivel (Dirección general)

 Quinto nivel (Dirección de área)

 Sexto nivel (Subdirección de área)

 Séptimo nivel (Departamento)

 Octavo nivel (Oficina)

 Noveno nivel (Sección)

 Décimo nivel (Mesa)

Ordenamiento: En la administración paraestatal:

 Primer nivel (Asamblea general)

 Segundo nivel (Consejo de administración)

 Tercer nivel (Dirección general o su equivalente)

 Cuarto nivel (Dirección divisional o su equivalente o gerencia)

 Quinto nivel (Dirección de área, subdirección o subgerencia)

 Sexto nivel (Departamento)

 Séptimo nivel (Oficina)

 Octavo nivel (Sección)

 Noveno nivel (Mesa)

Ordenamiento: En el sector privado por lo general los niveles de uso generalizados son:

 Primer nivel (Asamblea de accionistas)

 Segundo nivel (Consejo de administración)

 Tercer nivel (Dirección general)

 Cuarto nivel (Subdirección o gerencia general)

 Quinto nivel (Dirección o gerencia divisional)

 Sexto nivel (Departamento)

 Séptimo nivel (Oficina o área operativa) en el mismo nivel jerárquico.

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