Etapas De Control

ETAPAS DEL CONTROL

¿Cómo se controla?

Se pueden distinguir general las siguientes etapas:

1. Fijación del Objetivo del Control: es decir, elegir aquellos puntos estratégicos, aquellos aspectos relevantes que interesen ser controlados, este debe ser así pues existen en principio que señalan que el control debe ser selectivo.

2. Recolección de información y medición de resultados: en esta etapa, se procede a recolectar información histórica sobre los resultados obtenidos, la información se puede obtener:

a. Observación personal: llegar al lugar de la actividad y tomar nota de lo que se está haciendo.

b. Informes verbales: el ejecutivo consulta directamente a los que laboran en determinadas actividades, o bien mediante secciones o reuniones de trabajos

c. Recurrir a Informes escritos: es la fuente más importante de información, ya que en ella se acumulan antecedentes y se constituye en un archivo permanente para futuros estudios y comparación de datos contables, estadísticos, informes técnicos, etc.

Los resultados obtenidos deben ser presentados a través de cifras comparables con los estandares o bases de control y en ciertos casos procesarlos y sacar de ellos algunas medidas o indicadores como ser promedios, moda, índices de productividad, etc.

3. Comparación de los resultados obtenidos con los programados: Las cifras obtenidas de la realidad y los indicadores calculados deben ser comparados con los programas analizados, que para efectos de control se constituyen en patrones de medidas o standares. De esta comparación resulta una nueva información que son las variaciones o desviaciones producidas.

4. Evaluación y Análisis de las variaciones: Las variaciones producidas significativas sean positivas o negativas deben ser estudiadas y analizadas en detalle para poder determinar las causas. Aquí deberán plantearse hipótesis sobre las posibles causas y posteriormente comprobarlas. De ello resultan que se puedan plantear medidas correctivas mediante un nuevo proceso de planificación. La corrección de las desviaciones es un paso esencial ya que de esa manera podrán lograrse metas esperadas. Limitarse a hacer cálculos, enterarse de lo hecho, compararlo con lo previsto, descubrir la variación y después no hacer nada para corregirlos es reducir el control a un grado inútil. La acción correctiva no puede tolerar demoras innecesarias, ni excusas, debe ser un imperativo. En esta parte el control se confunde con la planificación lo que demuestra el carácter integral que el proceso administrativo tiene.

5. Informes Finales:

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