Principios y etapas de Control

2) Explica los principios y etapas de Control.

Principios:

1. Principio de Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
2. Principio de los Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio  para alcanzar los objetivos preestablecidos. (Los estándares de medición se fijan con base en los objetivos).
3. Principio de la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas  con anticipación.
4. Principio  de las  Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Principio  de Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste representa en el tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste aporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.
6. Principio de Excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere de control.
7. Principio  de la Función Controlada: La función controladora por  ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio  es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Ejemplo: Una auditoría externa.

Etapas del Control:

1. Establecimiento de Estándares: Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. (Es una unidad de medida). Cabe mencionar que los estándares deben ser realistas y posibles de lograr.
2. Medición de los resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario  comparar los resultados  medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, misma que deberán reportarse inmediatamente.
3. Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar  las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; No obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
4. Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya  que a través de la retroalimentación (O  feedback), la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. En otras palabras, es necesario informar sobre los resultados las medidas correctivas a tomar y sobre los resultados de la medición con el objeto de mejorar procesos y evitar desviaciones.
5. Implantación de un sistema de control: Mediante la implantación de un sistema de control, se busca que se cumplan los procesos de acuerdo a lo planeado y acorde a los recursos organizados, sin que ocurran desviaciones y cualquier otro problema que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.  Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.
2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
4. Evaluarla efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.

3) Cuales son los tipos de Control.

Control según su periodicidad:

1. Control Preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
2. Control Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.
3. Control Posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objetivo es suministrar información para comparar los resultados obtenidos con los preestablecidos (estándares).

Control según sus áreas funcionales:

1. Control de producción: La función del control en esta área busca el incremento de la eficacia, la reducción de costos y de uniformidad y mejora de calidad del producto.
2. Control de mercadotecnia: Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las acules se hace llegar el producto al consumidor.
3. Control de finanzas: Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización.
4. Control de los recursos humanos: Proporciona información acerca del desempeño de los miembros de la empresa y proporciona información útil para guiar los esfuerzos hacia los objetivos y para la toma de decisiones, tales como: reubicación, promociones, planes de capacitación y desarrollo, entre otros.

4) Menciona las características de un sistema efectivo de  Control.

1. Reflejar la naturaleza de la estructura: Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
2. Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
3. Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.
4. Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción.

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