Evaluar el funcionamiento del ambulatorio, a fin de establecer los correctivos necesarios

CONTENIDO

• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
• OBJETIVO
• FUNCIONES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DIRECCIÓN

OBJETIVO:

• Dirigir, coordinar y controlar las actividades médicas, técnicas y administrativas del ambulatorio para una mejor prestación de los servicios médicos a la población asegurada y beneficiaria.

FUNCIONES:

• Evaluar el funcionamiento del ambulatorio, a fin de establecer los correctivos necesarios.
• Velar por el cumplimiento de Leyes, Reglamentos, Resoluciones y Normas establecidas en Contratos y Convenios y demás disposiciones legales que se relacionan con las actividades médico-asistenciales y administrativas que realiza el ambulatorio.
• Supervisar que la atención médica se realice de manera eficiente.
• Mantener comunicación con la Coordinación de Centros y Hospitales de la Dirección General de Salud, en todo lo relacionado con el área de su competencia.
• Controlar la administración de los Fondos de Necesidades Emergentes y de Caja Chica asignada al ambulatorio.
• Elaborar conjuntamente con la Administración, el Anteproyecto de Presupuesto Anual de Gastos del Ambulatorio.
• Presentar para su aprobación el Anteproyecto de Presupuesto Anual de Gastos del Ambulatorio a las autoridades competentes, así como vigilar y controlar su ejecución.
• Tramitar ante la Coordinación de Centros y Hospitales del área adscrita a la Dirección General de Salud, aquellos asuntos que no pueden ser resueltos por la Dirección.
• Gestionar ante la Dirección General de Recursos Humanos y Administración de Personal y la Coordinación de Centros y Hospitales, los asuntos relacionados con la administración de los recursos humanos.
• Elaborar y presentar a la Coordinación de Centros y Hospitales del área, la Memoria y Cuenta de la gestión cumplida en cada ejercicio fiscal.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Coordinación de Centros y Hospitales del área.

SUPERVISION DE ENFERMERIA

OBJETIVO:

• Planificar, coordinar y supervisar las actividades de enfermería de los servicios médicos que integran el ambulatorio.

FUNCIONES:

• Visitar periódicamente los distintos servicios ambulatorios, a fin de verificar si el personal de enfermería cumple con las normas establecidas.
• Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos que rigen las actividades de enfermería.
• Mantener estrecha relación con la Supervisión Nacional de Enfermería de la Dirección General de Salud, en todo lo relacionado con el área de su competencia.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

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UNIDAD DE ESTADISTICAS

OBJETIVO:

• Recopilar, tabular y analizar los datos estadísticos del movimiento médico-asistencial y económico, a fin de dar a conocer la incidencia de éstos sobre el funcionamiento del ambulatorio.

FUNCIONES:

• Mantener comunicación con la División de Estadística de la Dirección General de Planificación, Programación y Presupuesto, en todo lo relacionado con su área de competencia.
• Recopilar y tabular diariamente los datos estadísticos de los diferentes servicios médico- asistenciales que integran el ambulatorio.
• Recopilar y tabular los datos relacionados con el movimiento económico del ambulatorio.
• Analizar la información obtenida y comunicar a la Dirección del ambulatorio, la incidencia de ésta sobre su funcionamiento.
• Coordinar con la Administración, la elaboración del Informe Mensual sobre el movimiento económico del ambulatorio.
• Suministrar cualquier tipo de información estadística que sea solicitada.
• Elaborar mensualmente el informe estadístico del movimiento médico-asistencial y económico, a fin de presentarlo a la  División de Estadística de la Dirección General de Planificación, Programación y Presupuesto.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

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UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL

OBJETIVO:

• Realizar estudios socio-económicos de los asegurados referidos al servicio, a fin de elaborar el informe social de la situación encontrada para determinar la acción a tomar en cada caso.

FUNCIONES:

• Atender y orientar a los asegurados sobre la utilización de los servicios que brinda el Instituto, así como en los problemas socio-económicos que les afecten.
• Efectuar el diagnóstico de casos mediante la interpretación de datos obtenidos de la investigación.
• Efectuar visitas domiciliarias a los pacientes en reposo médico, a fin de constatar su padecimiento.
• Programar y presentar informes sociales.
• Gestionar con la empresa el cambio de actividad del paciente, de acuerdo con el diagnóstico indicado por el médico tratante.
• Revisar y verificar los datos de aquellos pacientes que requieran de hospitalización y elaborar el informe correspondiente.
• Llevar el registro de datos estadísticos de todos los casos atendidos, así como de las investigaciones realizadas, a fin de presentarlo a la Unidad de Estadísticas del ambulatorio.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

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UNIDAD DE HISTORIAS MÉDICAS

OBJETIVO:

• Realizar las actividades relacionadas con la elaboración, resguardo y custodia de las historias médicas de los pacientes, así como el otorgamiento de las citas médicas y el control de las mismas.

FUNCIONES:

• Identificar a los pacientes referidos por primera vez al ambulatorio.
• Indicar al paciente el día y la hora de la consulta médica.
• Elaborar la historia médica del paciente.
• Dar citas a los pacientes y llevar el control de las mismas por especialidad.
• Extraer de los archivos con anterioridad al día de la consulta, las historias médicas, a fin de distribuirlas a los diferentes consultorios.
• Anexar los resultados de exámenes complementarios a las historias médicas.
• Orientar al asegurado que acuda al ambulatorio en solicitud de información.
• Establecer y mantener el sistema de archivo para las historias médicas.
• Elaborar y presentar a la Dirección del ambulatorio, las órdenes de trabajo para las distintas clínicas afiliadas al Instituto, a fin de que practiquen los exámenes especiales al paciente, cuando sea determinada su necesidad por el médico tratante.
• Archivar las historias médicas movilizadas en el día.
• Llevar diariamente el registro de los datos estadísticos de la morbilidad y elaborar el informe sobre el movimiento de los pacientes referidos a los hospitales del Instituto.
• Mantener relación con la Supervisión Nacional de Historias Médicas, en los asuntos de su competencia.
• Elaborar las solicitudes de admisión de los pacientes referidos a los hospitales del IVSS.
• Elaborar y presentar cuenta de actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

UNIDAD DE PRESTACIONES

OBJETIVO:

• Tramitar todo lo relacionado con el pago por concepto de indemnizaciones diarias de los asegurados, generado a consecuencia de incapacidad temporal, así como llevar el control de los mismos.

FUNCIONES:

• Recibir y revisar los documentos para el pago de indemnizaciones diarias.
• Informar a los asegurados en todo lo relacionado con la documentación necesaria para la tramitación del pago de indemnizaciones diarias.
• Elaborar la relación de períodos y pago de indemnizaciones diarias, de acuerdo a los certificados de incapacidad con sus respectivos anexos y presentarla a la Dirección del ambulatorio para su correspondiente tramitación.
• Resguardar y custodiar los cheques emitidos por concepto de indemnizaciones diarias.
• Archivar toda la documentación que sustenta el pago de indemnizaciones diarias.
• Registrar y controlar los certificados de incapacidad, así como los cheques recibidos y entregados.
• Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el control de reposos médicos e indemnizaciones diarias.
• Mantener comunicación con la Oficina Administrativa de la zona, a fin de gestionar los pagos por indemnizaciones diarias.
• Entregar los cheques a los asegurados, previa presentación de la documentación exigida.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.      

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ADMINISTRACION

OBJETIVO:

• Desarrollar y controlar las actividades relacionadas con la gestión administrativa necesaria para el buen funcionamiento del ambulatorio.

FUNCIONES:

• Coordinar y controlar las actividades administrativas del ambulatorio.
• Mantener comunicación con la Dirección General de Administración y Servicios en todo lo relacionado con el área de su competencia.
• Revisar, conformar y tramitar los pagos de las deudas contraídas para su oportuna cancelación.
• Supervisar el registro de los bienes y materiales del ambulatorio.
• Tramitar ante la Dirección del ambulatorio, las solicitudes para la adquisición de materiales de los diferentes servicios.
• Administrar los fondos de necesidades emergentes y caja chica.
• Presentar a la Dirección del ambulatorio la relación de gastos para la reposición de los fondos de necesidades emergentes y de caja chica, anexándole los respectivos comprobantes de pagos.
• Supervisar la elaboración de los registros contables y conciliaciones bancarias.
• Supervisar el cumplimiento de los contratos de servicios de las empresas de limpieza, mantenimiento y vigilancia.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

ADMINISTRACION

CONTABILIDAD

OBJETIVO:

• Llevar el registro contable de los ingresos, egresos, bienes y materiales del ambulatorio.

FUNCIONES:

• Clasificar, revisar y codificar todos los comprobantes de pago a efectuarse, según la cuenta correspondiente.
• Elaborar la relación de egresos para la reposición de los fondos de necesidades emergentes y caja chica.
• Elaborar relación de cheques emitidos y conciliaciones bancarias de las cuentas del ambulatorio.
• Llevar el registro contable de los bienes muebles y materiales propiedad del ambulatorio.
• Elaborar, controlar e investigar las tarjetas del registro de los activos fijos del ambulatorio.
• Realizar la depreciación de los activos fijos, a fin de determinar su valor real.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administración del ambulatorio.

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ADMINISTRACION

SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO:

• Desarrollar las actividades relacionadas con la conservación, mantenimiento, custodia y seguridad de la estructura física del ambulatorio.

FUNCIONES:

• Dirigir, coordinar y controlar las actividades de mantenimiento, vigilancia y limpieza del ambulatorio.
• Coordinar las rutinas de limpieza y mantenimiento básico en las instalaciones del ambulatorio.
• Controlar el consumo y existencia del material de limpieza mediante suministros racionales.
• Brindar protección y seguridad a los trabajadores, asegurados, bienes muebles e inmuebles, equipos y patrimonio en general del ambulatorio.
• Velar por el mantenimiento de las áreas de escape y su accesibilidad para casos de emergencia, así como la existencia, ubicación y buen funcionamiento de equipos de prevención y extinción de incendios.
• Canalizar las solicitudes y reclamos de reparaciones e instalaciones mínimas de los servicios.
• Velar por el cumplimiento de las normas establecidas relacionadas con la conservación, mantenimiento, custodia y seguridad de la edificación donde funciona el ambulatorio.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administración del ambulatorio.

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ADMINISTRACION

ALMACEN

OBJETIVO:

• Realizar las actividades inherentes al suministro, control, custodia y manejo de los materiales en el almacén requeridos para el funcionamiento del ambulatorio.

FUNCIONES:

• Organizar la ubicación del material depositado en el almacén, a fin de facilitar su localización e inventario.
• Recibir y chequear contra requisición, los materiales que entran al almacén y verificar sus perfectas condiciones.
• Despachar contra requisiciones, los materiales solicitados y efectuar las anotaciones en kárdex para llevar el control de inventarios.
• Controlar el mantenimiento de los niveles mínimos de existencia de materiales en el almacén.
• Revisar los niveles mínimos de materiales, de acuerdo con su uso y desincorporar el material de escaso movimiento.
• Registrar el saldo de materiales que quedan en existencia.
• Elaborar la requisición de material para mantener las existencias adecuadas.
• Llevar y mantener actualizado los registros de entrada y salida de materiales, consumo promedios, máximos y mínimos.
• Realizar y coordinar los inventarios periódicos en el almacén.
• Velar por el cumplimiento de las normas y políticas establecidas relacionadas con la conservación, mantenimiento, resguardo, custodia y manejo de materiales en el almacén.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administración del ambulatorio.

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UNIDAD DE PERSONAL

OBJETIVO:

• Realizar todas las actividades necesarias para la administración de los recursos humanos.

FUNCIONES:

• Cumplir con las políticas y normas, así como la correcta aplicación de las disposiciones establecidas en materia de personal por las Leyes, Reglamentos, Contratos y Convenios de Trabajo.
• Elaborar y procesar todas aquellas solicitudes relacionadas con tramitación de nombramientos, destituciones, ascensos, sanciones y otros movimientos de personal que se produzcan en el ambulatorio.
• Revisar y procesar aquellos pagos que correspondan a los trabajadores y profesionales.
• Elaborar la Nómina de Personal Suplente.
• Recibir, registrar y archivar la documentación que sustentan los expedientes del personal.
• Llevar registro de todo lo relacionado con la asistencia, vacaciones, permisos y reposos del personal.
• Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Dirección del ambulatorio.

SERVICIOS MEDICOS (CONSULTA EXTERNA)

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