FORMATO INFORME DE ACTIVIDADES

INFORME N°001 - 2019-

A                      :  

                            Jefe del Departamento de Administración

DE                   :  

                            Asistente Administrativo

ASUNTO         :   Labores Realizadas por Mesa de Partes

FECHA            :   Lima, 14 de enero de 2019

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Por medio de la presente, tengo bien a dirigirme a usted a fin de exponer mediante el presente documento las labores que vengo realizando en el Área de Mesa de Partes de la Gerencia de Planificación y otras actividades que me fueran encomendadas, las mismas que detallo a continuación:

1. Encargado de la recepción, digitalización y distribución del acervo documentario de la Gerencia de Planificación.
2. Llevar el registro de ingreso de los documentos derivados a la Gerencia de Planificación (GP). Una vez ingresado el documento se procede a registrar en el cuadro Excel, al cual todas las subgerencias de la GP tienen acceso, mediante la carpeta compartida.
3. Distribuir oportunamente los documentos, tanto interna como externamente, se procede a emitir la numeración del proveído el cual ira destinado a las subgerencias de la GP y otras áreas de las Gerencias de la Municipalidad de Lima según el asunto e indicaciones del Gerente de Planificación, recabando el cargo correspondiente.
4. Verificar el flujo y situación de los documentos dentro de la Gerencia de Planificación, a fin de lograr su pronta ubicación y seguridad.
5. Escaneo y digitalización de los documentos ingresados y derivados, los cuales se encuentran en la carpeta compartida GP- Proveídos. Los mismos que para una correcta clasificación y rápida ubicación están distribuidos mediante carpetas por meses del año.
6. Escanear y  archivar los expedientes que corresponden, previa clasificación y visto bueno del Gerente de Planificación.
7. Coordinar con las diferentes Subgerencias dependientes de la GP, gerencias de la Municipalidad de Lima, entidades públicas o privadas el orden, foliado, ubicación,  derivación, y recepción de la documentación.

1. Absolver consultas de los administrados sobre la ubicación de sus documentos y expedientes principalmente los derivados a la Gerencia de Planificación, así como también en las diferentes áreas de la Municipalidad. (Ubicación mediante GESDOC)
2. Proponer acciones para integrar y mejorar el sistema único de trámite documentario
3. Otras funciones que fueran asignadas por la Gerencia.

Al cierre del lunes 14 de enero, fueron digitalizados, derivados y entregados a las distintas subgerencias de la GP un total de noventa (90) documentos para su conocimiento y/o trámite correspondiente, previo visto bueno del Gerente de Planificación.

Es todo cuanto informo a usted, para fines correspondientes.

Atentamente,

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nombre

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