FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES.

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico, es posible elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva”del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, los elementos separados y desagregados se combinan por medio de una labor de síntesis para formar nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuestas adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigación.

Consideraciones previas.

Antes de determinar las recomendaciones, deben tenerse presentes los criterios siguientes:

• No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue alas conclusiones y recomendaciones finales.

• Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas cuando éstas difícilmente puedan ser modificadas.

• La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

• Se deben explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

• Es necesario considerar todos los elementos que puedan incidir en la implementación de estrategias acordes con un cambio organizacional.

• Poner en duda soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad administrativa y cuyo logro sea problemático.

• Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiendo por tales las que sean más factibles de aplicar dentro de las condiciones que prevalecen en la organización.

• Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de especialistas,la opinión de competidores, organizaciones de otros campos de trabajo o líderes en sus respectivas áreas laborales, así como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores, grupos de filiación, corporativos o sectoriales e instituciones normativas.

Preparación de recomendaciones.

El paso siguiente es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el equipo de trabajo, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y habilidad creativa.

Luego se deben seleccionar las propuestas más viables, previa cuidadosa evaluación de las ventajas y limitaciones de cada una de ellas.

No es necesario presentar todas las recomendaciones posibles cuando éstas sean muy numerosas,pues basta jerarquizarlas con base en su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe acompañarse de una estimación de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para su instrumentación.

Tipos de recomendaciones.

De mantenimiento.

Conservar sin modificaciones el ambiente de trabajo o, en su caso, que los cambios sean elementales,es decir, que preserven, en términos generales, la misma estructura orgánica, procesos, funciones,sistemas, procedimientos y personal.

De eliminación.

Suprimir sistemas de trabajo, registros e informes; reemplazar procesos; eliminar procedimientos o pasos de un procedimiento; excluir formas; dar de baja personal; eliminar áreas o unidades administrativas,etcétera.

De adición.

Introducir un nuevo proceso o sistema; incrementar el número de operaciones en un procedimiento o incluir uno nuevo; incorporar nuevas unidades administrativas; aumentar personal, programas,formas, etcétera.

De combinación.

Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo; alternar el orden de las fases de un proceso,las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas; compaginar la utilización deformas de uso generalizado con nuevas formas, etcétera.

De fusión.

Redistribuir funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades administrativas; agrupar a personas de diferentes áreas bajo un mismo mando; unificar formas, registros e informes, etcétera.

De modificación.

Cambiar y/o modificar procesos, procedimientos u operaciones; reubicar físicamente personal, equipo o instalaciones; redistribuir cargas de trabajo; modificar formas, registros, programas e informes,etcétera.

Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales.

De simplificación.

Reducir las fases de un proceso y los pasos de un procedimiento; introducir mejoras en los métodos de trabajo; agilizar sistemas de trabajo; disminuir formas, reportes, registros, programas, etcétera.

De intercambio.

Permutar sistemas de apoyo e información; propiciar la interacción de procesos, el redireccionamiento de funciones, la racionalización de recursos, la optimización de personal, la reestructuración de procedimientos, flujo del trabajo, etc., entre áreas o con otras organizaciones.

Elaboración del informe.

Para entregar los resultados

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