FUNCIONES DEL ALMACEN

FUNCIONES DEL ALMACEN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes

Recepción de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacén.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacén.

Despacho de materiales.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE Inventarios Inventario Físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.

Funciones y Tipos de Almacén

Concepto

El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas.

El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones

Las funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son:

 Recepción: Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricación, el mantenimiento y la oficina.

 Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.

 Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias.

 Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera que los materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar, para facilitar su localización y recuento.

 Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques, requeridos para su venta.

Principios básicos de almacén

Los principios básicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacén:

a) Debe existir un solo acceso para la recepción de materiales o productos y toda operación de entrada al almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona.

c) El responsable del almacén, hasta donde sea posible, debe asignar funciones específicas de recepción, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su mando.

d) La disposición del almacén deberá facilitar el control de materiales o productos y su rápida localización cuando sean requeridos.

e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las existencias.

f) Es necesario informar periódicamente a contabilidad sobre las entradas y salidas del almacén de materiales o productos, así como a producción y ventas de las existencias de materiales y productos terminados, respectivamente.

g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre común, debiendo ser conocido y utilizado por compras, producción y ventas. Dicha identificación será codificada siempre que sea posible.

h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando se haya de buscar.

i) La identificación y ubicación de cada material o producto debe de anotarse en la tarjeta de registro y control de existencias correspondiente.

j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda operación de salida del almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

Tipos de almacén

Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén de una empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los siguientes:

 Materias primas

 Materiales auxiliares

 Productos en proceso

 Productos terminados  Refacciones

 Herramientas

 Materiales obsoletos

 Materiales de desperdicio

Almacén de materias primas:

La función principal de este almacén es el abastecimiento oportuno de materias primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa de gran tamaño puede existir un almacén central y uno o varios sub-almacenes, según la distribución de la planta y las necesidades de los distintos departamentos productivos.

Almacén de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que no pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartón, etc.

La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a los departamentos productivos, a la sección de empaque, así como de informar a departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los materiales que maneja. Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas, cuando las necesidades de la organización no requieran de una instalación especial.

Almacén de productos en proceso:

Si los productos están en proceso de elaboración, son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la organización, se dice que están en un almacén de productos en proceso. En una empresa de gran tamaño, puede existir uno o varios almacenes de este tipo, según las necesidades de fabricación.

Almacén de productos terminados:

La función del almacén de productos terminados es dar servicio al departamento de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento de despachar los pedidos a los clientes.

Almacén se refacciones y herramientas:

Cuando el departamento de mantenimiento mecánico o eléctrico se encuentra fuera del área de fábrica, se considera conveniente que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y con un control tan estricto como el de los demás almacenes, especialmente sobre esas herramientas o útiles que se prestan a distintos operarios de producción o de mantenimiento.

Almacén de materiales obsoletos: Los materiales o productos obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y ubicarse en un lugar específico. Este almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en caso contrario, podrá ocupar una sección determinada del almacén de materias primas.

Las áreas del almacén

Generalmente una empresa industrial, comercial o de servicios, debe tener tres áreas en el almacén de que se trate: recepción, almacenamiento y despacho. El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones de cada empresa. Dichas áreas pueden estar completamente separadas unas de otras, o bien, dentro de un solo local cerrado, en donde bastará con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.

Área de recepción:

En esta área se realizan las maniobras de descarga de materiales o productos del vehículo del proveedor, por lo que requiere del espacio optimo para la revisión de mercancías y el cotejo de la remisión del proveedor contra la orden de compra, para verificar que se reciben los productos

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