Ficha Analítica "Tipología. Series Documentales. Cuadros De Clasificación."

FICHA ANALÍTICA

Descripción Bibliográfica:

GARCÍA RUIPÉREZ, M.: “Tipología. Series Documentales. Cuadros de clasificación.

Cuestiones metodológicas y prácticas”, Las Palmas de Gran Canaria: Anroart Ediciones, 2007, p.92.

Palabras Claves:

Documento

Tipo o tipología documental

Serie

Documento simple o pieza documental o unidad documental simple

Documentos compuestos o unidad documental compuesta o expediente

Cuadro de clasificación

Normalización

Tesis o Hipótesis Centrales del Texto:

La organización de la documentación, y con ella su descripción, está en la base de todo el quehacer archivístico.

Se aborda el concepto de documento con distintos significados, dependiendo del punto de vista de los diferentes autores (historiador, un documentalista, un diplomatista, un administrativo o un archivero).

Se muestra la evolución del concepto de documento de archivo en la legislación española, comenzando por el ambiguo, citado en la Ley de Archivos de 1984 de la comunidad de Andalucía (el cual fue seguido por muchas leyes); siguiendo por el de la Ley 7/1990 de regulación del Patrimonio Cultural Vasco, el cual destaca porque se presupone la utilización de un soporte perdurable; posteriormente tenemos al de la Ley 4/1993 del Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid; a continuación el muy atinado concepto citado en la Ley 8/1995 del Patrimonio Cultural de Galicia. Sin embargo a la vista de todas las definiciones existentes aún es necesario avanzar en la normalización archivística.

Los tipos documentales pueden ser infinitos, como lo son las actividades humanas. Tienen determinados sus caracteres externos e internos por la propia norma administrativa que establece la clase, el formato, el autor, el trámite, la data y el contenido.

El tipo documental vinculado a un productor y a una función concreta, formaría la serie, susceptible de ser identificada, clasificada, valorada y descrita.

Entre los años 1995 y 2000 se pasó del rechazo a la aprobación sin argumentaciones de conceptos como "subfondo" o "subserie". En la norma ISAD(G), el término no está incluido dentro del glosario.

La identificación de series es fundamental para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación.

Se muestran diversos modelos de análisis de tipología o de series documentales.

Se explican los conceptos de documento simple, documento compuesto (expediente) y registro. El expediente como unidad archivística fue ganando terreno frente al documento como pieza aislada.

Es necesario conocer a fondo la estructura orgánica y funcional, así como la legislación que afecta y ha afectado a la institución productora, incluso documentación fundacional e historia institucional para poder identificar las series documentales, y así estar preparados para construir un cuadro de clasificación, en el cual los documentos puedan ser clasificados, ordenados y descritos de manera efectiva.

Se hace mención de que existen tres sistemas distintos de clasificación: la orgánica, la funcional y la de materias, aunque caben también soluciones mixtas, generalmente orgánico-funcionales. En la construcción de cuadros de clasificación funcionales se requiere de una estrecha colaboración de todos los responsables de la producción documental.

Se ejemplifican los tipos de cuadros de clasificación utilizados por los archivos: de la administración central, de la administración autonómica, de las diputaciones provinciales, de los ayuntamientos privados, de familias y personas, de asociaciones y fundaciones, de empresas y eclesiásticos.

Conclusiones del texto:

El problema de la ambigüedad terminológica no ha sido resuelto. Las definiciones genéricas o específicas analizadas no son precisas y necesitan que los autores que las aportan las complementen con párrafos en los que se detienen en las notas que distinguen a los documentos de archivo, o en las características de estos documentos.

El concepto de "tipología documental" ha sido pobremente definido por los archiveros españoles, incluso por la norma ISAD(G).

La denominación de las series "como regla general coincide con el nombre del tipo documental, y éste con el de la actividad que se realiza.

Se aborda el término subserie, entendido como agrupaciones documentales artificiales realizadas por el productor arbitrariamente, por cuestiones prácticas o de otra índole.

Un expediente está básicamente conformado por diversos tipos documentales, relacionados a un asunto.

La normalización terminológica, así como la de los instrumentos de descripción (cuadro de clasificación) y de todos los procesos archivísticos, es básica para que se dé una evolución en la profesión archivística y así existan normas ampliamente aceptadas.

El cuadro de clasificación es un instrumento básico en la organización y descripción de cualquier fondo documental.

Sencillo y flexible son las cualidades mínimas que debe tener un cuadro de clasificación para las instituciones activas.

La normalización del cuadro de clasificación de un fondo documental común descansa en la formación de grupos de trabajo constituidos por archiveros especializados, con un conocimiento profundo del organismo productor del fondo (funciones, organización, normativa, etc.), y de la documentación generada (series documentales), así como de los principios teóricos que regulan la clasificación archivística.

Por lo general los cuadros elaborados por archiveros adolecen las más de las veces de incoherencias con mezclas en el mismo nivel de órganos, funciones, materias y series documentales.

Cualquier fondo documental puede ser clasificado según la estructura orgánica de su productor y según las funciones desarrolladas, y sólo en casos muy especiales por materias.

Existe mayor estabilidad en el tiempo de los cuadros de clasificación funcionales, sin embargo los cuadros orgánicos soy útiles en aquellas instituciones que hayan sufrido pocos cambios en su estructura orgánica.

El cuadro de clasificación de un archivo con fondo único es utilizado por los archivos de gestión y centrales; con fondos múltiples para archivos históricos.

En cualquier organización, hay dos categorías de documentos: los de gestión de actividades administrativas comunes a toda organización; y los de gestión de actividades específicas que se corresponden con las funciones precisas de cada una. Cada categoría se divide, en palabras de M. Roberge, en clases (funciones) y éstas a su vez en subclases (subfunciones). Las subclases están compuestas de divisiones (actividades). Y estas a su vez de "series documentales.

Comentarios sobre la lectura:

Me gusto mucho la reflexión de Lefebvre “No existe historia sin documentos”.

Concuerdo con las siguientes palabras de J. Le Goff “Todo documento es mentira” es el resultado del esfuerzo realizado por las sociedades para imponer al futuro una imagen de sí mismas.

Desde mi punto de vista, la definición más exagerada del concepto documento es la del autor F. Fuster Ruiz.

Es increíble que normas tan importantes como la ISO 15489 o la ISAD(G), existan ambigüedades en la inclusión o utilización de términos como serie y subserie. Hace falta la normalización de los conceptos más básicos.

Es confuso que los modelos se análisis de series documentales hablen de una tipología documental o serie indistintamente.

No me fue posible entender el concepto de registro.

Con referencia a los Cuadros de Clasificación, me parece totalmente errada una característica que P. Fernández Gil considera deben cumplir y esta es la siguiente “debe incluir los documentos de apoyo a la gestión que generalmente en forma de fotocopias se reciben de otras oficinas de la propia institución”.

Tal como lo menciona la norma ISO 15489 coincido con que la clasificación funcional concede un papel esencial dentro de un sistema documental, como herramienta de apoyo al resto de los procesos de gestión.

Bibliografía citada en el libro, artículo o investigación:

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ALBERCH, R. [etc.]: "La definició i la implantació dun sistema de gestió integral de documents i arxius a l'Ajuntament de Barcelona", Lligall. Revista

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