Función Asistencial

LA FUNCIÓN ASISTENCIAL DEL SECRETARIADO

• HABILIDADES DE COMUNICACIÓN:

a. INICIAR Y TERMINAR UNA COMUNICACIÓN: Es tan importante como la adecuada recepción de visitantes, por teléfono o personalmente. Para lograrlo es necesario estar enterado del acontecer nacional e internacional y documentarse de todo lo relacionado con la misión y objetivos de la empresa y del sector a que pertenece.

b. ESCUCHAR ACTIVAMENTE: escuchar atentamente facilita sin duda ofrecer respuestas más acertadas. Por tanto es necesario esperar q que la otra persona termine de dar la información o concretar su idea. Si el mensaje no es claro es preferible pedir respetuosamente aclaración o ampliación.

c. DAR Y SEGUIR INSTRUCCIONES: Es importante que quien coordine el trabajo de otros o da instrucciones para realizar una labor sea preciso, si va tomar decisiones en grupo es conveniente:

 Dar la oportunidad a todos los integrantes de expresar sus ideas y sugerencias

 No presumir del cargo ni pretender lucirse con sus conocimientos

 Utilizar un lenguaje positivo

 Dejar de lado la ironía y el sarcasmo

 Respetar las ideas de los demás así no se esté de acuerdo

d. EXPRESAR AGRADECIMIENTOS Y FELICITACIONES: Cuando una labor se ha encomendado o se ha trabajado en equipo debe expresarse agradecimiento a las personas que colaboraron o realizaron el trabajo, en caso de una sugerencia debe hacerse constructivamente ej. la próxima vez será excelente, nos luciremos etc. Pero si las cosas salieron bien debe felicitarse a los participantes.

e. PRESENTAR EXCUSAS: Si por lo contrario algo no salió como se planeó debe asumirse la responsabilidad y no transferir la culpa a otra persona.

f. SENTIDO DE PERTENENECIA: Es sentir el orgullo de estar vinculado a una institución, es sentirse comprometido con su progreso, es sentirse parte de la empresa.

• MANEJO DEL TIEMPO: Hacer mas en menos tiempo requiere básicamente dos factores: Organización y Autoestima. Es necesario aprender a hacer que cada minuto de la vida a despojarse de los malos hábitos que quitan tiempo, para ello es necesario:

 Planear el trabajo

 Auto motivarse

 Fijarse plazos, establecer límites de tiempo

 Concentrase en lo esencial

 Evitar interrupciones

 Establecer prioridades

 No confiar en la memoria

 Entender el mensaje antes de actuar

 Evitar la rutina, limita la iniciativa y la creatividad

 Hacerlo ahora…. Pero ya……

 Usar todo el valioso tiempo

 Cultivar el respeto por el tiempo propio y el de los demás

 Elaborar cronogramas de actividades

 Identificar el tiempo que se pierde en la oficina

• FUNCIÓN ASISTENCIAL DEL OFICINISTA:

a. TOMA DE DECISIONES: La función asistencial del oficinista tendrá éxito si la persona encargada realiza su labor eficiente y acertadamente. Que las decisiones que se tomen sin la presencia del jefe sean adecuadas y beneficiosas para la empresa, la dependencia en fin para todos. Por lo tanto es importante demostrar seguridad y no arrogancia, conocimiento pero no prepotencia, convencer con argumentos y no divagar, ser amable y simpático, demostrar profesionalismo sobre todo cuando se trate de personas malgeniadas o intransigentes. O sea necesario tomar decisiones bajo presión

b. RESOLUCION DE PROBLEMAS: Es una de las funciones más comunes y permanentes del quehacer de la oficina, sortear y resolver problemas y dificultades. Si escucha atentamente es más fácil ofrecerle respuestas concretas y adecuadas. Debe preocuparse por buscar la mejor solución para el cliente que este quede satisfecho.

c. ADMINISTRACION DE RECURSOS PERSONALES: El buen trato que se dé a las personas es la LLAVE MAGICA QUE ABRE PUERTAS DE COLABORACIÓN DESISNTERESADA. La amabilidad no resta responsabilidad y compromiso con las tareas que deben desempeñarse. La administración de recursos hace referencia a:

 Distribución correcta de materiales de trabajo entre los demás empleados.

 Aviso oportuno para el arreglo y mantenimiento de maquinas y equipos de oficina

 Manejo de dinero asignado para caja menor

 Organización de los espacios de trabajo de la empresa

 Coordinación de actividades

d. MERCADEO Y VENTAS: Todos los programas de mercadeo solo resultaran exitosos si todas las personas de la empresa son responsables de su aporte, para mejorar el servicio es indispensable el uso de la tecnología y es importante:

 Cumplir con los requerimientos de los clientes y que el producto satisfaga ss necesidades

 Tener habilidad en el manejo de la base de datos, para saber con quienes se debe tener relaciones comerciales

También existen las líneas de servicio al cliente o líneas de ayuda 018000 o 9800

ACTIVIDAD I

Marque el número correspondiente a la definición correcta en las palabras comerciales:

a. Calidad total

1. La mejor calidad

2. Supervisión de calidad

3. Cero defectos, cero errores

b. Capitalizar

1, agregar intereses a capital inicial

2. reunir capital

3. invertir capital

c. cartera

1. Documentos extraviados

2. valores en cheque, letras

3. Valor de propiedades

d. Catastro

1.

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