Funcíón Combinar Correspondencia

1. Combinación de correspondencia en word

• Crear carta en formato word

• Crear base de datos en word insertando una tabla en el documento donde van los datos a combinar de las personas a quienes envio la correspondencia.

• Quitar los espacios a combinar en la carta

• Vamos a la pestaña correspondencia de la carta a enviar

• Luego seleccionar destinatarios y usamos la opcion lista existente donde buscamos el documento de word que contiene la base de datos de las personas a quien dirigimos la carta.

• En la pestaña correspondencia buscamos la opcion insertar campo combinado.

• Escoger la ubicación del campo que desea combinar en el word de la carta a enviar y se le da insertar enel lugar que corresponda a cada dato (nombre, cargo, etc).

• Luego se ubica la opcion vista previa resultados para observar como quedaran las cartas (opcional).

• Seleccionar la opcion finalizar y combiar que nos arroja un documento word con las cartas tal como quedan.

• Guardar el archiivo de las cartas a imprimir.

2. Como enviar los registros de una Combinación de correspondencia a un Correo Electrónico

• Digitar documento en word

De

Para dirección

Teléfono

Contenido del documento

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Combinación de correspondencia

Iniciar combinación: click mensaje correo electrónico y sale en formato como correo electrónico.

• Luego seleccionar destinatarios: el listado de los correos se puede extraer de outlook, seleccionar lista nueva, archivo existente o de contactos de outlook.

• Luego se abre la ventana seleccionar contactos, click en seleccionar.

• Se abre una ventana de destinatarios de combinar correspondencia y se selecciona a quien se desea enviar el correo y se pueden editar y cuando este list ose da click en aceptar.

• En la carta se ubica en los campos donde se van a insertar los campos a combinar, seleccionamos insertar campo combinado y seleccionar el campo que se desea combinar.

• Se observa la vista previa.

• Click en finalizar y combinar, seleccionar la opción enviar mensaje de correo electrónico.

• Se despliega la ventana combinar en correo electrónico y se selecciona la opción dirección de correo electrónico, se diligencia el asunto, y se selecciona si lo envía a todos lso correos o el actual o desde…. Hasta.

• Clik en aceptar y el envía los correos automáticamente

3. Filtrar datos de una base de datos en Excel, para realizar combinación de correspondencia

• Se crea la carta y la base de datos en excel y se guardan

• En la pestaña correspondencia buscamos la opción seleccionar destinatarios y click en utilizar lista existente + aceptar.

• Seleccionar en correspondencia la opción editar lista destinatarios.

• Se abre una tabla que dice destinatarios de combinar correspondencia y entre sus opciones está restringir lista destinatarios y click en opción filtrar.

• Se despliega una ventana donde sale las opciones campo: aquí seleccionamos el dato que queremos filtar, ejemplo cargo, luego en la opción comparacion selecionamos entre las opciones contiene (que incluye el usuario que contenga la palabra con la cual fliltramos) o la opción no contiene que excluiría los usuarios con la plabra que estamos filtrando, ejemplo: campos: profesión, comparación contiene mvz, esto nos filtraría los usuarios cuya profesión sea mvz y lo contrario con no contiene que excluiría a los mvz, luego click en aceptar, se combina la correspondencia y se generan las cartas que deseamos.

• Otras opciones de filtrado serian es distinto vs es igual; contiene vs no contiene.

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