Fundamentos De La Planeacion

Proceso de planeación:

Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Se da mediante tres niveles que son:

Institucional: Es donde se establece la misión, visión, y estrategias.

Intermedio: Es la transformación de estrategias y programas de acción.

Operacional: Incluye la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.

Independientemente a lo anterior el proceso consta de seis pasos que son:

1) Establecimiento de los objetivos de la empresa.

2) Formulación de los objetivos, políticas y planes de la empresa.

3) Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.

4) Agrupación de esas actividades.

5) Delegación al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.

6) Enlace horizontal y verificar de los grupos entre sí por medio de las relaciones de autoridad y flujo de información

Elementos de un organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización.

-La división de funciones.

-Los niveles jerárquicos.

-Las líneas de autoridad y responsabilidad.

-Los canales formales de comunicación. .

-Los jefes de cada grupo de empleados.

-Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada --departamento o sección.

La jerarquía

Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de subordinación entre personas en una empresa.

La autoridad

Es la facultad que una persona determinada tiene dentro de una organización para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Tipos de autoridad

1) Formal: Cuando es conferida por la organización e decir la que emana de un superior para ser ejercida por otras personas

2) Técnica: Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.

3) Personal: Se origina en la personalidad del individuo.

Tipos de organigrama

• Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

• Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

• Mixtos: estos son una combinación de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

• Circulares: En este tipo la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

• Escalares: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

El manual de procedimientos

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Objetivos de los manuales

• Permiten conocer el funcionamiento interno, la descripción de tareas, ubicación física, requerimientos de su ejecución.

• Auxilian en la inducción de los puestos detallando actividades de cada uno de ellos.

• Sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Describe tareas y simplificación del trabajo como análisis del tiempo.

• Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas y errores.

• Facilita los labores de auditoria, evaluación del control interno y su valoración.+

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer

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