GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental, permite el establecimiento de normas y toma de decisiones que facilitan la gestión en las compañías. La administración de documentos es la actividad que permite encaminar a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una empresa, se registren adecuadamente.

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

La administración documental tiene como fin último servir la información de manera precisa ágil y oportuna a aquellos que le requieren, se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir en su totalidad el objetivo.

Las funciones de la administración documental se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema del almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales. En general las funciones son: control que consta del recibo de documentos, despacho de documentos, elaboración (normalización – normalización), tramite, préstamo, equipos. Mantenimiento que debe hacerse a la información, a los equipos y documentos y al acervo en general. También esta entra sus funcione el almacenamiento de documentos en distintas herramientas como lo son los dispositivos de archivo, unidades de conservación e instalación, organización documental y transferencias. El descarte de documentos que tiene un comité y se divide en: selección que tiene a su vez un tiempo de conservación y un destino final, y expurgo que son actas. Y por ultimo en sus funciones esta la recuperación de documentos, que se realiza en agrupaciones documentales, en las cuales se realiza registros, guías, inventarios, catálogos e índices, para el fina tener una síntesis.

Los objetivos de la administración documental son conservar la memoria corporativa, d, e esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización. Otro objetivo es contribuir a la toma de decisiones, pues los documentos se convierten en un material de consulta para decisiones futuras, también incrementa la eficiencia organizacional, pues la información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Los beneficios de la administración documental son: Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado, facilidad de búsqueda y acceso a la información, información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente, Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

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