GESTION DE RIESGOS

GESTION DE RIESGOS DEL PROYECTO

1.- Principios básicos de la gestión de riesgos

El riesgo procede de las incertidumbres que están presentes en el proyecto, que

pueden ser: conocidos (si han sido identificados, evaluados, y cuantificados y

para los que hemos elaborado un plan de actuación) o desconocidos (si no han

sido identificados o son imposibles de predecir).

Los riesgos forman parte integral de las actividades de todo proyecto y están

influenciados por numerosos aspectos específicos, tales como: la necesidad de

sobrepasar unos niveles exigentes de productividad, alcanzar unos productos que

sobrepasen las características estándar, la novedad de un diseño a desarrollar,

condiciones externas excepcionales, incluir elementos de elevados coste, etc.

Las reglas aplicables para la gestión de riesgos en el proyecto proceden de las

lecciones aprendidas en los proyectos precedentes, de los que deriva una

experiencia relativa a los problemas presentados, los efectos originados por

tales problemas y las diferentes estrategias que se emplearon para eliminar los

efectos indeseados.

El objetivo de la gestión de riesgos es mantener todos ellos dentro de los

límites definidos y aceptados en el desarrollo del proyecto.

La gestión de riesgos es parte integral de la gestión de proyectos y debe

constituirse en parte central del entendimiento del proyecto por el Gerente de

Proyecto. La gestión de riesgos es una parte importante en la toma de

decisiones.

2.- Procesos relacionados con la gestión de riesgos

Se precisa aplicar seis procesos para la gestión de riesgos en el proyecto.

Estos procesos se presentan someramente en la figura 10.1, y son los siguientes:

2.A Planificación de Riesgos. Definición del tratamiento y procesado de los

riesgos que se va a realizar en el proyecto.

2.B Identificación de Riesgos. Identificación de los que podrían afectar al

proyecto y documentación de las características de los mismos.

2.C Evaluación de Riesgos. Se realiza un análisis cualitativo con objeto de

establecer el grado de prioridad de cada uno de ellos. Un posible retardo en la

terminación del proyecto añade gravedad al riesgo. Esta herramienta permite

realizar modificaciones en la planificación con objeto de reducir o eliminar

algunos de los riesgos encontrados.

2.D Cuantificación de Riesgos. Evaluación cuantificada de cada uno de los

riesgos y las posibles interacciones entre ellos, para determinar los posibles

sucesos postulables.

2.E Definición de Respuestas ante Riesgos. Definición de las respuestas posibles

a las oportunidades y a las amenazas identificadas.

2.F Vigilancia y Control de Respuestas ante Riesgos. Gestión de todos los

cambios en los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Aunque estos procesos se presentan en esta guía

como elementos discretos con interfases bien definidas, en la práctica pueden

solaparse e interactuar con otros procesos tal como se índica en el módulo 1.

En determinados proyectos, especialmente en los de pequeño tamaño, algunos de

estos procesos están tan íntimamente ligados que pueden considerarse uno solo.

Se presentan en este manual como procesos independientes, debido a que las

técnicas y herramientas para cada uno de ellos son diferentes.

3.- Plan de gestión de riesgos

Es importante que los procesos de gestión del riesgo sean proporcionales tanto

al riesgo como a la importancia del proyecto para la organización.

El Plan de Gestión de Riesgos puede ser formal e informal, muy detallado o

simplemente esbozado, según las necesidades de cada proyecto. En todo caso, se

debe integrar dentro del Plan del Proyecto del que formará parte.

3.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la preparación del Plan de gestión de riesgos son los

siguientes:

Plan del proyecto

En este documento están definidos los objetivos, participantes, tamaño, alcance

y complejidad del proyecto; recursos requeridos, duración prevista del proyecto,

restricciones, suposiciones e hipótesis de partida que condicionan los riesgos

del proyecto.

Experiencia y práctica en ges-tión de riesgos de la organización

Esto incluye las prácticas de decisión habituales de la organización y la

experiencia de proyectos anteriores. En algunos casos se puede disponer de

procedimientos de evaluación, cuantificación y procesado de riesgos.

Definición de funciones y responsabilidades

Reglas predefinidas que regulan las funciones, responsabilidades y niveles de

autoridad de toma de decisiones incluidas en el plan.

Niveles admisibles de tolerancias al Riesgo

Diferentes organizaciones e individuos tienen posturas diversas en lo relativo a

la aceptación de los riesgos del proyecto. Por ello se debe adoptar una política

de aceptación de riesgos definida.

Disponibilidad de datos y sistemas de procesado

Pueden extenderse los procesos de identificación, evaluación, cuantificación y

desarrollo de respuestas si se dispone de datos y sistemas de procesado.

Plantillas para el plan de gestión de riesgos

Es un formato normalizado que se adapta a cada proyecto y que se va mejorando en

base a la experiencia obtenida.

3.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas a utilizar en este proceso son las siguientes:

Reuniones de planificación

Su propósito es adaptar el Plan de Gestión de Riesgos al proyecto considerado.

Deberán asistir el director de proyecto, los jefes de proyecto y aquellas

personas del equipo de proyecto que vayan a estar involucradas en el seguimiento

del riesgo y otras actividades de ejecución.

3.3.- Productos

El producto generado en este proceso es el Plan de Gestión de Riesgos, un

documento que incluye cómo se tienen que llevar a cabo los siguientes procesos:

a) Identificación de riesgos.

b) Evaluación de riesgos.

c) Cuantificación de riesgos.

d) Desarrollo de respuestas ante riesgos.

e) Vigilancia y control de riesgos.

El índice de este plan podría ser el siguiente:

Metodología

Los métodos, herramientas y datos a utilizar. Esta información puede cambiar a

lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Funciones y responsabilidades

Define las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad para la toma de

decisiones de los participantes en el proyecto.

Planificación en el tiempo

Programación de las revisiones a realizar en el plan y fechas de realización a

lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Mediciones e interpretación de los resultados de la aplicación del plan

Los métodos de medición e interpretación de los resultados deben ser

proporcionales con el proyecto a ejecutar y establecidos con la antelación

suficiente.

Criterio para la consideración de los riesgos

La consideración de los síntomas que establecen la existencia cierta de un

riesgo y la necesidad de actuar, definiendo quién y en qué manera.

Formatos de informe de riesgo

Describe el formato y contenido del plan de respuestas ante los riesgos. Indica

cómo los resultados de la gestión de riesgos deben ser documentados, analizados

y comunicados al equipo de proyecto, así como partes interesadas propias y

ajenas.

Seguimiento de riesgos

Documentos en los que se recogen todas las circunstancias de los acontecimientos

de riesgo, recomendaciones futuras y lecciones aprendidas.

4.- Identificación de riesgos

Esta identificación es una actividad continua a lo largo del ciclo de vida del

proyecto, y comprende tanto los riesgos de origen interno como externo. Los

riesgos internos son normalmente influenciables y controlables por el equipo de

proyecto, mientras que no suele ser así con los riesgos externos, tales como

decisiones gubernamentales, modificaciones en el cambio de divisas, inflación,

etc.

Se debe ampliar suficientemente el grupo de participantes y no limitarse

solamente al equipo de proyecto. Incluso puede ser recomendable la participación

de consultores externos. Para la revisión final es conveniente usar los

servicios de una persona ajena al proyecto y que no esté influenciada por él.

Aunque estrictamente los riesgos a controlar son aquellos que podrían provocar

daños o pérdidas, dentro del contexto de la gestión de riesgos deben

considerarse también

...