GLOSARIO.

GLOSARIO

EXPEDIENTE: Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.

De los expedientes:

Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.

Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.

Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite.

Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para cada organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.

Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación.

EXPURGO DOCUMENTAL: Es una operación técnica de evaluación crítica de la colección, que puede llevar a la retirada de la biblioteca de documentos que cumplen una serie de condiciones establecidas por la misma, con objeto de ofrecer al usuario una colección organizada, cohesionada y coherente con sus necesidades.

Dentro del Procedimiento de expurgo pueden aparecer términos como:

• SELECCIÓN NEGATIVA Y DESELECCIÓN: se consideran sinónimos de expurgo, en el sentido de referirse a un proceso cuya finalidad es seleccionar unas obras para ser desechadas.

• RETIRADA DE LA COLECCIÓN: cuando los documentos salen definitivamente y son dados de baja de la Biblioteca Complutense.

• ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: cuando los documentos retirados de la colección finalmente se destruyen.

• REUBICACIÓN DE FONDOS: es una modificación en la localización, es decir, un traslado de una colección a otra en la misma biblioteca.

• TRANSFERENCIA DE FONDOS: cuando los documentos salen de una biblioteca de la BUC para ir a otra biblioteca distinta pero dentro de la propia BUC. Se produce un traslado de una biblioteca a otra, pero en la misma institución.

• CONSERVACIÓN COMPARTIDA: en nuestro caso se refiere al hecho de cumplir las obligaciones derivadas de la conservación del fondo entre todas las bibliotecas que forman la BUC, pudiendo trasladar fondos expurgados de una biblioteca a otra, donde se considere más adecuada.

FACSIMIL: Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.1 El término proviene del latín fac simile, que significa ‘haz parecido’. Para conseguir realizar este tipo de reproducciones de alta calidad lo más habitual es utilizar técnicas fotográficas y de serigrafía que permiten imitar fielmente los colores, tamaño, defectos y matices del documento original. Esta técnica no se suele aplicar a objetos tridimensionales o pinturas que tengan relieve, como por ejemplo pinturas al óleo.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FECHA(S) DE ACUMULACIÓN: Fecha en que un documento de archivo es incorporado en un fondo, grupo de fondos, serie o colección por uno o varios agentes en calidad de productor o coleccionista(s) (denominada fecha de acumulación de un documento de archivo); Fecha o rango de fechas en que se forma una agrupación documental por uno o varios agentes en calidad de productor(es) o coleccionista(s) (denominada fecha(s) de acumulación de una agrupación documental).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

COLECCIÓN DE ARCHIVO: Se define el fondo y la colección en los términos siguientes:

• Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

• Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con el fondo.

La procedencia es un concepto fundamental en la definición del fondo, ya que el conjunto documental ha sido producido, reunido o utilizado en torno a las actividades y funciones de su productor. La colección puede haber sido reunida por una persona o por un grupo, pero esta procedencia no es definitoria; la colección reúne piezas que comparten características comunes, ya sea una materia, ya sea un tipo documental concreto, como una colección de carteles, de postales, de programas de teatro o de gozos, o ya sea la combinación de una materia y un tipo o soporte documental

COMITÉ ASESOR: Asesora el manejo, la organización documental.

COMITÉ DE ARCHIVO: El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: El Comité evaluador de Documentos es el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales trazas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Designa los integrantes del Comité Evaluador de documentos, así:

• Jefe de Archivo Central o quien haga sus veces.

• Jefe Secretaria de Gobierno.

• El Presidente del Concejo Municipal, quien lo presidirá.

• El Asesor Jurídico Externo.

• El Jefe de Personal de la Alcaldía Municipal.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: En cada oficina o sección de una compañía se guardan documentos clave, que pasado el tiempo de su uso se vuelven inútiles y requieren ser destruidos. En todo el mundo, diversas empresas o particulares ofrecen el servicio de destrucción de documentos y explican el porqué de la importancia de este servicio.

DESTRUIR DOCUMENTOS: Algunos empresarios prefieren comprar una máquina de destrucción de documentos y realizar esta tarea en su propia empresa.

Esto, si bien presenta la ventaja de no tener que pagar por el servicio, tiene también el punto en contra de tener que destinar horas de trabajo de sus propios empleados para la tarea.

Y si bien puede resultar inseguro para quien entrega sus documentos a otro para que se tome el trabajo de destruirlos, cada una de estas empresas ofrece y certifica el transporte seguro de los documentos y permite que sea presenciado el momento en que se destruyen.

DIPLOMÁTICA: El acuerdo 060 de 2001, establece que la numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y que las oficinas encargadas de esta labor llevarán los controles y atenderán las consultas y reportes necesarios.

En esta forma, debes radicar los documentos que ingresan a la empresa, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Es importante que no se presenten tachones ni enmendaduras y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

También se establecerán en sus manuales de procedimientos indicaciones sobre la manera de elaborar los diferentes documentos administrativos, como cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta la Norma Icontec, acerca de la cual se realizó el pasado curso virtual.

1.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

2.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO: En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

3.

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

4.

Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

5.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

6.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

7.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador

DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural lo convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

CARACTE5RISTICAS:

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• Al soporte material usado para consignar la información.

• A las características informacionales que conlleva.

DOCUMENTO PRIVADO: Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

El documento privado, según el artículo 251 del código civil, es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un documento público, es decir, que no ha sido elaborado por o con la participación un funcionario público competente.

Un documento privado, es pues un documento en el que sólo han participados personas o empresas particulares, en las que en ninguna parte de proceso de elaboración ha intervenido un funcionario público.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: la información de los ejercicios corrientes, la que usas todos los días. Conocido como un Archivo de Concentración, donde la documentación esta en proceso de resolución de su vida útil, de los mismos valores, administrativo, legal y fiscal.

DUPLICADO: Copia fiel de un documento o escrito original, de idénticas características que este tanto en su forma como en su contenido y con la misma validez, que se expide por si se pierde el original o cuando se necesita más de una copia

ELIMINACION: Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

FOLIO: folio es la numeración individual de cada documento Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.

FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no está numerada sino en la primera.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades.

FUNCION ARCHIVISTICA: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CÓDIGO: Signos convencionales a los que se les asigna una determinada materia o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación y localización de documentos. Se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica

COLECCIÓN DE ARCHIVO: Reunión artificial de documentos formada por un individuo, familia o institución.

COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Es el órgano superior consultivo de la Administración General del Estado en la toma de decisiones sobre la conservación y utilización de sus documentos.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y en la sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en la que se sustenta la estructura de un folio

ÍNDICE CRONOLÓGICO: Permite hacer la lista ordenada de los capítulos o apartados de un archivo o de los nombres contenidos en ella, con indicación de la página en que comienza cada apartado o se encuentra cada nombre, basándose en la fecha de recibido.

ÍNDICE ONOMÁSTICO: En un índice onomástico, se listan en orden alfabético los nombres de los autores citados en el texto. Este índice se utiliza comúnmente en libros muy extensos. Inmediatamente después del nombre, se presentan los números de página; de la siguiente manera: Primer apellido, nombre: secuencia de páginas en orden numérico.

ÍNDICE TEMÁTICO O TERMINOLÓGICO: Lista en orden alfabético de los temas y subtemas presentados en el texto. Comúnmente se utiliza en textos de divulgación científica. Inmediatamente después del nombre, se presentan los correspondientes números de página. También se le designa Índice Analítico o de Materias, aunque estas denominaciones en muchos casos se reservan para lo que se llama Sumario o Tabla de materias o Índice de contenido.

ASISTENCIA TÉCNICA: Se trata de un término utilizado, al menos, en empresas de informática y consultoría y en contratación pública. Se dice que una persona está realizando una asistencia técnica cuando está cedida a un cliente y hace labores que en principio no tienen fin (a diferencia de un proyecto de precio cerrado).

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS: El notario puede dar testimonio escrito que la firma puesta en un documento, corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.

LA AUTOMATIZACIÓN: Autenticación sólo es procedente respecto de documentos de los cuales no emanen directamente obligaciones, tiene el valor de un testimonio fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tiene. La autenticación no equivale a un reconocimiento.

Un sistema automatizado consta de dos partes principales:

--Parte de Mando

--Parte Operativa

La Parte Operativa es la parte que actúa directamente sobre la máquina. Son los elementos que hacen que la máquina se mueva y realice la operación deseada..La Parte de Mando suele ser un autómata programable (tecnología programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban relés electromagnéticos, tarjetas electrónicas o módulos lógicos neumáticos (tecnología cableada).

ARCHIVERO: Profesionalmente, un archivero puede depender de una administración pública o de una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo.

AUTORIZACIÓN DE CONSULTA: Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a documentos excluidos de la consulta según la legislación vigente.

ACCESIBILIDAD: La accesibilidad es el grado en el que todas las personas pueden utilizar un objeto, visitar un lugar o acceder a un servicio, independientemente de sus capacidades técnicas, cognitivas o físicas. Es indispensable e imprescindible, ya que se trata de una condición necesaria para la participación de todas las personas independientemente de las posibles limitaciones funcionales que puedan tener.

ACCESO DOCUMENTAL: En favor de los ciudadanos, el derecho de acceso a los registros y archivos administrativos, fijando como límites tres materias diferentes, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas, encomendando expresamente al legislador su regulación. Se trata de un artículo pragmático y de configuración legal que necesita de una norma jurídica posterior que lo desarrolle.

ACONDICIONAMIENTO: Es un sustantivo que deriva del verbo acondicionar. Esta acción consiste en lograr cierta condición o estado a partir de una determinada disposición de las cosas. Esto quiere decir que pueden acondicionarse desde objetos hasta entornos o ambientes. El proceso consiste en calentar o enfriar el aire para regular la temperatura.

ACTA DE ELIMINACIÓN: Es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.

ACTA DE EXPURGO: La decisión de abordar una operación de expurgo de los documentos depositados en al ADPB

Corresponde al Jefe del Servicio de Archivo de la Institución, y estará únicamente justificada por la necesidad de disponer de espacio físico en el que depositar documentos que, a juicio de la Comisión Calificadora de Documentos

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: La actividad administrativa es toda actividad desarrollada por los órganos competentes de la Administración Pública o con autorización de la misma

ANAQUEL: Tabla o lámina horizontal que se coloca en una pared, dentro de un armario o en una estantería y sirve para colocar objetos sobre ella. Balda, estante.

DOCUMENTO ESENCIAL: Documentos esenciales consisten de información o documentos esenciales para poder tener acceso a los servicios y beneficios financiados federalmente, o a los documentos requeridos por la ley. Se consideran esenciales los documentos que requieren una firma.

DOCUMENTO HISTORICO: Un documento histórico es aquel documento que tiene trascendencia, que es importante y que define algún evento en particular, como alguna declaración política (ejemplo, la declaración de independencia)

Un evento histórico es algo similar, un evento que marca el inicio, fin o cambio de una era, algo que desencadena otros eventos, por ejemplo, el asesinato del archiduque Francisco Fernando de Austria en 1914 en Sarajevo es un evento histórico, porque desencadeno la primera guerra mundial

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

DOCUMENTO OFICIAL: Un documento oficial es el que expide cualquier funcionario de los tres niveles de gobierno; éstos son: gobierno municipal, estatal y federal. Algunos ejemplos de estos documentos son: actas de nacimiento, casamiento, defunción, adopción, concesiones para taxis, para negocios de todos tipos, credenciales de elector, pasaporte, cédula profesional, concesiones de radio, televisión, de cine, concesiones para taxis federales, permisos para transitar de autotransporte municipal, estatal y federal, etc.

ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL: Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otr0s se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de B0yacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Un claro ejemplo de un archivo público, son el conjunto de leyes y decretos que pueden ser objeto de consulta e interés de cualquier ciudadano.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVISTA: La archivística o archivología, en algunos países archivología (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

BALDUQUE: La palabra balduque hace referencia a la cinta roja con la que se envuelven en España los expedientes administrativos. Cinta estrecha, por lo común encarnada, usada en las oficinas para atar legajos.

BAJA: También la palabra está asociada a aquel documento que un profesional médico le extenderá a una persona para documentar, justificar y dejar constancia que se encuentra sometido a tratamiento médico y que por esa razón no puede concurrir a trabajar como acostumbra.

CAJA:

Cuenta que sirve para asentar las entradas y salidas de dinero. Libro de Caja en el que se anota detalladamente el movimiento de fondos. Existencias en efectivo en una oficina o dependencia encargada de efectuar los cobros, los pagos y en general el manejo de fondos.

CARPETA: Objeto que se emplea para agrupar y proteger documentos sueltos de una organización o apuntes de clase, en el caso de un estudiante.

CATALOGO: En tanto, popularmente, por catálogo se conoce a aquella publicación empresarial cuyo fin primero es el de la promoción de aquellos productos o servicios que una empresa ofrece y sobre la cual en definitiva versará el catálogo.

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el cotejo de un documento, por medio del cual el Notario hace constar que una Copia es exacta a su original o en su caso, a otra Copia Certificada.

Requisitos:

• El original o la copia certificada del documento que se va a cotejar.

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