GLOSARIO.

GLOSARIO

EXPEDIENTE: Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.

De los expedientes:

Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.

Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.

Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite.

Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para cada organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.

Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación.

EXPURGO DOCUMENTAL: Es una operación técnica de evaluación crítica de la colección, que puede llevar a la retirada de la biblioteca de documentos que cumplen una serie de condiciones establecidas por la misma, con objeto de ofrecer al usuario una colección organizada, cohesionada y coherente con sus necesidades.

Dentro del Procedimiento de expurgo pueden aparecer términos como:

• SELECCIÓN NEGATIVA Y DESELECCIÓN: se consideran sinónimos de expurgo, en el sentido de referirse a un proceso cuya finalidad es seleccionar unas obras para ser desechadas.

• RETIRADA DE LA COLECCIÓN: cuando los documentos salen definitivamente y son dados de baja de la Biblioteca Complutense.

• ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: cuando los documentos retirados de la colección finalmente se destruyen.

• REUBICACIÓN DE FONDOS: es una modificación en la localización, es decir, un traslado de una colección a otra en la misma biblioteca.

• TRANSFERENCIA DE FONDOS: cuando los documentos salen de una biblioteca de la BUC para ir a otra biblioteca distinta pero dentro de la propia BUC. Se produce un traslado de una biblioteca a otra, pero en la misma institución.

• CONSERVACIÓN COMPARTIDA: en nuestro caso se refiere al hecho de cumplir las obligaciones derivadas de la conservación del fondo entre todas las bibliotecas que forman la BUC, pudiendo trasladar fondos expurgados de una biblioteca a otra, donde se considere más adecuada.

FACSIMIL: Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.1 El término proviene del latín fac simile, que significa ‘haz parecido’. Para conseguir realizar este tipo de reproducciones de alta calidad lo más habitual es utilizar técnicas fotográficas y de serigrafía que permiten imitar fielmente los colores, tamaño, defectos y matices del documento original. Esta técnica no se suele aplicar a objetos tridimensionales o pinturas que tengan relieve, como por ejemplo pinturas al óleo.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FECHA(S) DE ACUMULACIÓN: Fecha en que un documento de archivo es incorporado en un fondo, grupo de fondos, serie o colección por uno o varios agentes en calidad de productor o coleccionista(s) (denominada fecha de acumulación de un documento de archivo); Fecha o rango de fechas en que se forma una agrupación documental por uno o varios agentes en calidad de productor(es) o coleccionista(s) (denominada fecha(s) de acumulación de una agrupación documental).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

COLECCIÓN DE ARCHIVO: Se define el fondo y la colección en los términos siguientes:

• Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

• Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con el fondo.

La procedencia es un concepto fundamental en la definición del fondo, ya que el conjunto documental ha sido producido, reunido o utilizado en torno a las actividades y funciones de su productor. La colección puede haber sido reunida por una persona o por un grupo, pero esta procedencia no es definitoria; la colección reúne piezas que comparten características comunes, ya sea una materia, ya sea un tipo documental concreto, como una colección de carteles, de postales, de programas de teatro o de gozos, o ya sea la combinación de una materia y un tipo o soporte documental

COMITÉ ASESOR: Asesora el manejo, la organización documental.

COMITÉ DE ARCHIVO: El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: El Comité evaluador de Documentos es el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales trazas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Designa los integrantes del Comité Evaluador de documentos, así:

• Jefe de Archivo Central o quien haga sus veces.

• Jefe Secretaria de Gobierno.

• El Presidente del Concejo Municipal, quien lo presidirá.

• El Asesor Jurídico Externo.

• El Jefe de Personal de la Alcaldía Municipal.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: En cada oficina o sección de una compañía se guardan documentos clave, que pasado el tiempo de su uso se vuelven inútiles y requieren ser destruidos. En todo el mundo, diversas empresas o particulares ofrecen el servicio de destrucción de documentos y explican el porqué de la importancia de este servicio.

DESTRUIR DOCUMENTOS: Algunos empresarios prefieren comprar una máquina de destrucción de documentos y realizar esta tarea en su propia empresa.

Esto, si bien presenta la ventaja de no tener que pagar por el servicio, tiene también el punto en contra de tener que destinar horas de trabajo de sus propios empleados para la tarea.

Y si bien puede resultar inseguro para quien entrega sus documentos a otro para que se tome el trabajo de destruirlos, cada una de estas empresas ofrece y certifica el transporte seguro de los documentos y permite que sea presenciado el momento en que se destruyen.

DIPLOMÁTICA: El acuerdo 060 de 2001, establece que la numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y que las oficinas encargadas de esta labor llevarán los controles y atenderán las consultas y reportes necesarios.

En esta forma, debes radicar los documentos que ingresan a la empresa, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Es importante que no se presenten tachones ni enmendaduras y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

También se establecerán en sus manuales de procedimientos indicaciones sobre la manera de elaborar los diferentes documentos administrativos, como cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta la Norma Icontec, acerca de la cual se realizó el pasado curso virtual.

1.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

2.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO: En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

3.

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose

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