Gestión Documental Retos Y Realidades

Gestión Documental Retos y Realidades

Cuando se presentan siniestros con la información, como lo ocurrido en el Bogotazo, la nación se enfrenta a la pérdida de documentos con valor histórico o patrimonial, que puede generar vacíos en la historia, expedientes incompletos, pérdida total o parcial de titulación de bienes inmuebles, escrituras entre otros documentos importantes.

Al momento de enfrentarse a procesos jurídicos, las organizaciones, ya sea de carácter público o privado, presentan inconvenientes al momento de recopilar documentos probatorios y en algunas ocasiones los juzgados fallan injustamente por la falta de estos.

Es por esto que la Gestión Documental cobra importancia durante el siglo XX y específicamente en Colombia durante la las últimas décadas.

Hoy por hoy el país cuenta con una amplia legislación en cuanto a la conservación de los documentos físicos y electrónicos, la organización de los archivos, y disposición de documentos. El reto para las empresas del sector público y privado, es lograr consolidar el proceso de gestión documental, dándole la importancia que merece, ya que la columna vertebral de cualquier sistema integrado de gestión, es la parte documental, la organización documental.

Así las cosas, cobra importancia relevante que día a día, se capacite el personal de las empresas en cuanto a la legislación documental en particular y a la gestión documental en general, para que abanderen el proceso de cambio de paradigmas organizacionales y propendan por el mejoramiento continuo de la empresa, siendo garantes de la organización, conservación, custodia y disposición final de los documentos, haciendo parte del sistema integrado de gestión de las organizaciones y por supuesto contando con el presupuesto necesario para sus actividades.

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