Gestion Documental

la importancia del ciclo vital del documento

Ley 594del 2000

Ley 594 del 2000 ley que nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre otros.

Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio, departamento, e incluso de un país. Además esta ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. También comprende la función archivística las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

También este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental son los documentos conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de los más importantes que pueda contener dicha ley.

De igual forma la gestión documental hace parte de los parámetros fundamentales de las actividades administrativas, pues son estas las técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o información que requiramos en su momento y así mismo a la protección de escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas.

Para concluir podemos decir que esta ley es la rige y vigila la parte documental y la parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean bien elaborados y bien presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso y sobretodo es la que le da legalidad a todos los títulos u documentos.

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